Openstaande posten en betalingen afletteren

Als je een betaling vastlegt, kun je normaal gesproken de openstaande posten direct afletteren. Gebruik deze functionaliteit alleen als je de post niet automatisch afboekt (via een elektronisch bankafschrift) of handmatig via een bank- of kasboek.

Dit onderwerp heeft betrekking op de rest van de openstaande posten: bijvoorbeeld niet herkende openstaande posten of vooruitbetaalde facturen. Je hebt dan een openstaande betaling en een openstaande factuur bij de debiteur of crediteur. In dat geval moet je de openstaande post van een (vooruit)betaling tegen een factuur 'achteraf' afletteren via een memoriaalboeking.

Je kunt ook afletteren in een weergave met openstaande posten, waarmee je een selectie van openstaande posten automatisch laat afletteren door Profit. Profit genereert dan een memoriaalboeking. Profit beschikt over een uitgebreide set regels om openstaande posten automatisch te herkennen en af te letteren. Op deze manier hoef je niet zelf een memoriaalboeking te maken om de openstaande posten af te letteren.

Deze functionaliteit is vooral handig als je veel facturen en betalingen tegen elkaar wilt afletteren.

Bijvoorbeeld als je grote aantallen financiële mutaties importeert vanuit een ander softwarepakket of als je een webshop hebt met ideal-betalingen en openstaande posten op debiteur wilt afletteren. Je kunt dit ook gebruiken als er betaald wordt voordat de factuur bekend is (vooruitbetaling).

Je kunt het proces openstaande posten afletteren starten vanuit alle weergaven waar openstaande posten zijn te raadplegen. Je kunt openstaande posten afletteren over meerdere facturen en betalingen per debiteur/crediteur en over meerdere debiteuren/crediteuren tegelijkertijd.

Deze functionaliteit geldt voor zowel debiteuren als crediteuren.

Beschrijving

Met de functionaliteit 'afletteren' via de weergaven openstaande posten kun je een selectie van openstaande posten automatisch afletteren. Profit zal de geselecteerde regels afletteren volgens een afletter-algoritme. Vervolgens maakt Profit automatisch voor die regels een ‘extra’ memoriaalboeking. Profit koppelt een credit-post (betaling van debiteur) aan een debet-post (openstaande factuur van debiteur) door middel van een memoriaalboeking. Hiermee hoef je deze memoriaalboeking niet meer handmatig te maken.

Journaalpost van een factuur:

Journaalpost van een ontvangst van een debiteur:

Journaalpost van memoriaalboeking (aflettering):

Betalingsverschillen

Bij een openstaande post kan een betalingsverschil ontstaan. Profit zal deze automatisch afboeken, als het betalingsverschil is toegestaan op basis van de financiële administratie-instellingen. De posten die binnen toegestaan "maximaal percentage verschil" en de posten die volgens "maximaal bedrag verschil" vallen worden meegenomen bij automatisch afletteren. De werking van deze controle is gelijk aan het handmatig afletteren. In de instellingen selecteer je de rekeningen waarop Profit deze boekt.

Factuur blokkeren voor afletteren

Als een factuur niet mag worden afgeletterd, dan kun je deze blokkeren voor afletteren.

Voorbereiding

• Afletteren inrichten

Werkwijze

• Openstaande posten afletteren via overzicht openstaande posten
• Openstaande posten per debiteur afletteren

Zie ook

• Factuur blokkeren voor afletteren
• Grootboekrekeningen afletteren