Checklist betaalopdracht en terugbetalingsopdracht via SEPA/ factuur komt niet mee

Als facturen van een crediteur niet meekomen bij het toevoegen van een betaalopdracht, dan kun je onderstaande checklist nalopen.

Let op:

Met deze checklist vind je altijd de oorzaak/oplossing om de factuur toch mee te krijgen in de betaalopdracht. Neem alleen contact op met Customer Support indien je de volledige checklist hebt doorlopen.

Je gebruikt deze checklist óók als creditfacturen niet meekomen bij het toevoegen van een terugbetalingsopdracht (Financieel / Debiteur / Terugbetaling). Klik hier voor meer informatie over het (automatisch) betalen van creditnota’s aan debiteuren.

Controle 1: Controleer de instellingen van de betaalopdracht

Controleer de Peildatum van de betaalopdracht bij de instellingen van de betaalopdracht en ga na of de vervaldatum van de openstaande factuur voor de peildatum ligt. Check ook het veld Betaalwijze.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Betaalopdracht.
2. Open de betaalopdracht.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer de peildatum bij het veld Peildatum.

   Tip: Om snel te controleren of het aan de peildatum ligt, maak je een nieuwe betaalopdracht aan en zet je de peildatum ver in de toekomst. Komt de factuur nu wel mee, dan is dit je controle punt.

5. Controleer de instelling bij het veld Betaalwijze.

   Deze instelling moet hetzelfde zijn als de instelling van de betaalwijze bij de eigenschappen van de crediteur (zie stap 2). Voor SEPA-betalingen selecteer je Betalingen in basisvaluta. Voor betalingen per vreemde valuta (bijvoorbeeld dollars) selecteer je Betalingen per vreemde valuta als betaalwijze.

Controle 2: Controleer de status van de betaalopdracht

Controleer of de factuur in een eerdere nog niet afgehandelde betaalopdracht is meegenomen.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Betaalopdracht.
2. Kijk in het veld Status wat de status van de betaalopdracht is. Als de status Niet verwerkt of Factuur in bankopdracht is, dan gaan de posten die in deze betaalopdracht zijn opgenomen niet mee in een nieuwe betaalopdracht.

Controle 3: Controleer de eigenschappen van de crediteur

Controleer bij de eigenschappen van de crediteur of de valuta, de bankgegevens en betalingsgegevens goed zijn ingesteld.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Open de eigenschappen van de crediteur.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen en controleer of Euro is ingesteld in het veld Valuta.

4. Ga naar het tabblad: Bankrekening.
5. Open de eigenschappen van de bankrekening.
   • Controleer of het veld BIC-code is gevuld.
   • Controleer of het land van de bank juist is. Dit moet een land zijn dat meedoet met de SEPA-betalingen.

     Klik hier voor meer informatie als je een land hebt dat niet meedoet met de SEPA-betalingen.

     Gaat het om een land dat niet meedoet met de SEPA-betalingen? Kijk dan voor meer informatie naar:

     • Automatisch betalen buitenland inrichten
     • Automatische betaling buitenland verrichten

6. Ga naar het tabblad Betaling.
   • Controleer of er een bankrekeningnummer gekoppeld is. Dit moet een IBAN-nummer zijn met een BIC-code.
   • Controleer of het veld Automatisch betalen is aangevinkt.
   • Controleer bij het veld Betaalwijze of Betalingen in basisvaluta is ingevuld.
     De betaalwijze van de crediteur moet hetzelfde zijn als de Betaalwijze in de eigenschappen van de betaalopdracht (zie stap 1).

7. Ga naar: Financieel / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten.
8. Zoek de betreffende openstaande factuur en controleer in de kolom Status bankrekening wat de status van de bankrekening is.

   Je kunt nieuwe bankrekeningen laten beoordelen via de workflow. Een nieuwe bankrekening die nog niet is goedgekeurd, krijgt de status Ter beoordeling. Een openstaande post met een te beoordelen bankrekening zal niet meegaan bij het aanmaken van een betaalopdracht of terugbetaalopdracht. Beoordeel de nieuwe bankrekening eerst via InSite.

Controle 4: Controleer de eigenschappen van de factuur

Controleer bij de eigenschappen van de crediteur het saldo en of de bankgegevens en betalingsgegevens goed zijn ingesteld.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Open de eigenschappen van de crediteur.
3. Ga naar het tabblad: Openstaande posten.
4. Controleer of de factuur een positief (betaalbaar) saldo heeft.

   Creditfacturen hebben per definitie een negatief saldo. Je kunt creditfacturen verrekenen met te betalen bedragen door de betreffende facturen te verdichten. Het totaal van de verdichte bedragen moet uiteraard positief zijn om betaalbaar gesteld te kunnen worden.

5. Open (dubbelklik) de eigenschappen van de factuur.
6. Ga naar het tabblad Algemeen.
   • Controleer of het IBAN-nummer bij de eigenschappen van de factuur hetzelfde is als het IBAN-nummer van de crediteur (zie stap 2).
   • Controleer of Automatisch betalen is aangevinkt.
   • Controleer bij Geblokkeerd voor betaling of de factuur geblokkeerd is. Dit veld moet uitgevinkt zijn.
     Inkoopfacturen zijn automatisch geblokkeerd als je dit in de administratie-instellingen hebt ingesteld. Handmatig blokkeren is ook mogelijk. Als je de betaling van de factuur wilt meenemen in een betaalbestand, moet je de factuur eerst deblokkeren. Je kunt het veld Geblokkeerd voor betaling uitvinken of in het overzicht openstaande posten kiezen voor de actie Deblokkeren factuur als je hiervoor bent geautoriseerd.
   • Controleer of de Vervaldatum van de factuur vóór de peildatum ligt van de betaalopdracht (zie stap 1).

Controle 5: Controleer de factuurstatus van de factuur

Controleer de status van de factuur via het overzicht Openstaande posten crediteuren.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Overzicht / Openstaande posten.
2. Zoek de betreffende openstaande factuur en controleer in de kolom Factuurstatus wat de status van de factuur is. Als de status van de factuur Som verdichting negatief is, dan hoef je niet te betalen.
3. Wil je niet verdichten en de factuur toch betalen, open dan de eigenschappen van de crediteur en zet het tabblad Betaling het vinkje Verdichten uit. De factuur komt dan direct beschikbaar voor betaling.

Controle 6: Extra checks

Controleer geblokkeerde gegevens en check de weergave van de nieuwe betaalopdracht.

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Blokkeringen / Gegevens (gebruiker) of Gegevens (beheerder).
2. Controleer of de factuur geblokkeerd is bij geblokkeerde gegevens.

3. Controleer of de factuur zichtbaar is in de standaard meegeleverde weergave van Profit.

   Maak hiervoor een nieuwe betaalopdracht aan. Als je een eigen weergaven gebruikt en gefilterd hebt, kan de factuur niet zichtbaar zijn.

4. Controleer of je een standaard meegeleverde weergave gebruikt of een eigen weergave. Een standaard weergave van Profit kan je niet aanpassen.
   • Klik op de naam van de huidige weergave en klik dan op Beheer weergaven.

     Je kunt een eerder door jou zelf toegevoegde weergave wijzigen (standaardweergaven kun je niet wijzigen).

   • Kun je de weergave aanpassen / onderhouden dan gebruik je een eigen weergave. Kun je de weergave niet aanpassen / onderhouden dan gebruik je de standaard meegeleverde weergave.

Factuurnummers van crediteur komen niet mee in het betaalbestand

Als factuurnummers van een crediteur niet bij de opdrachtinformatie meekomen in het betaalbestand en daarmee ook niet op de bankafschrift van de crediteur, doorloop dan onderstaande checklist:

Controleer de eigenschappen van de crediteur

1. Ga naar het tabblad: Betaling.
2. Controleer of het veld Verdichten uitgevinkt is.

Controleer de administratie-instellingen

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
2. Ga naar het tabblad: Betaling/Incasso.
3. Controleer of het veld Omschrijving boeking overnemen uitgevinkt is bij Automatische betaling crediteuren. Let op! Dit moet je dus per administratie controleren.

Controleer de boekingsregel van de inkoopboeking

1. Controleer of je bij het boeken van de inkoopfactuur het veld Boekstuknummer hebt ingevuld.

   Als je bij de betaling het factuurnummer van de crediteur wilt meesturen, dan moet je daarvoor niet het veld Betalingskenmerk in de boekingsregel van de inkoopboeking invullen, maar het veld Boekstuknummer. Als het veld Boekstuknummer niet bij jou in de boekingslay-out staat dan kun je de boekingslay-out aanpassen en dit veld toevoegen op het tabblad Regel.

Controleer de opdrachtinformatie in de betaalopdracht

1. Open het betaalbestand.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Controleer het veld Opdrachtinformatie.

   Als je een nieuwe betaalopdracht aanmaakt moet je bij het veld Opdrachtinformatie de waarde 0 Alleen factuurnummer(s) vermelding of de waarde 2 Vaste omschrijving en factuurnummer(s) vermelden selecteren.

XML Bestand

Na het verwerken van de betaalopdracht wordt er een XML gegenereerd, welke je importeert bij de bank. In de XML staat in de regel <Ustrd> het factuurnummer en/of de vaste omschrijving. Dit hoort de bank vervolgens ook over te nemen op het bankafschrift. Als dit niet het geval is, neem je contact op met je bank. Vanuit Profit staan alle instellingen correct.