Verlof België inrichten

In België bouwt een medewerker verlof op over de gewerkte uren in het afgelopen jaar.

Beschrijving

Anders dan bij de Nederlandse inrichting, koppel je in de Belgische omgeving urensoorten aan verlof én verzuim. Dit richt je in per sociaal secretariaat in cao's. In de template is dit al ingericht.

• Urensoorten voor verlof en verzuim toevoegen (in de template al ingericht)

  Er zijn urensoort toegevoegd voor verlof en verzuim per sociaal secretariaat. Bijvoorbeeld urensoort Wettelijke vakantie (Acerta), Betaalde feestdag (Acerta), Ziek (SD-Worx). Per urensoort is ingesteld of verlof wordt opgebouwd of niet.

  

  De urensoorten zijn gekoppeld aan het rooster.

• Typen verlof toevoegen (in de template al ingericht)

  Er zijn algemene typen verlof toegevoegd. Bijvoorbeeld de enkelvoudige verlof typen Jaarlijkse vakantie, ADV, Inhaalrust overwerk, Vervangende feestdag en het samengestelde verlof type Verlof (bestaande uit Jaarlijkse vakantie en ADV).

  

• Cao's activeren

  Voor de sociaal secretariaten Acerta, Group S en SD Worx zijn cao's ingericht. Activeer de cao die voor jou relevant is.

• Arbeidsvoorwaarden inrichten
  • Sociaal secretariaat en rooster in arbeidsvoorwaarde koppelen (in de template al ingericht)

    In de arbeidsvoorwaarden is de koppeling met het sociaal secretariaat vastgelegd in het tabblad België. Daar is ook de koppeling met het rooster ingericht.

    

  • Jaarlijks verlofsoorten per arbeidsvoorwaarde toevoegen

    Er zijn in de cao's per arbeidsvoorwaarde verlofsoorten toegevoegd, op basis van de typen verlof, met een periode waarin ze geldig zijn. Jaarlijks voeg je hier verlofsoorten aan toe voor het komende jaar.

    

    In het tabblad Instellingen staat ingesteld hoe het recht wordt opgebouwd:

    

    In de verlofsoorten verwijs je bij Code sociaal secretariaat (tabblad Algemeen) naar de urensoort. Bijvoorbeeld in Jaarlijkse vakantie (WV):

    

• Urensoort verzuim in arbeidsvoorwaarde

  Ook de urensoort van verzuim is in de arbeidsvoorwaarden in de cao gekoppeld (tabblad Type verzuim). Hierop is ook de instelling in tabblad België van toepassing.

  

  Meer informatie hierover vind je hier.

Verlofrecht België

Voor de verlofrecht berekening in België is de methode Verlof (opbouw) voor bedienden o.b.v. vorig jaar beschikbaar.

De methode zorgt ervoor dat het verlofrecht van de medewerker wordt berekend op basis van het voorgaande jaar. Hierbij worden gegevens vanuit het rooster, verzuim en verlof gebruikt. Het resultaat van de berekening van het verlofrecht is een aantal verlofdagen die de medewerker kan opnemen via het HRM gedeelte van Profit.

Verlofrecht bedienden

De wetgeving schrijft voor dat de berekening van het verlofrecht voor bedienden wordt gedaan op basis van gewerkte of gelijkgestelde maanden. Een medewerker heeft per jaar een maximaal recht van 20 verlofdagen (bij een vijfdagenstelsel). De medewerker krijgt per volledige maanden dagen toegekend. De onderstaande tabel wordt gebruikt voor het berekenen van het verlofrecht: hierin is te zien dat een aantal maanden prestaties en/of gelijkgestelde maanden resulteren in een bepaald aantal verlofdagen.

Verlofsaldo

Via de methode Verlof (opbouw) voor bedienden o.b.v. vorig jaar gaat de berekening op basis van gewerkte uren en gelijkgestelde uren. De formule voor het berekenen van het verlofsaldo is als volgt:

Verlofrecht in uren= Basis verlofrecht * (Werkbare uren / Werkbare uren cao) - niet gelijkgestelde uren

In deze formule geldt het volgende:

• Basis verlofrecht:

  Het basis verlofrecht leg je in uren vast in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde. Het basis verlofrecht is het aantal uren waarop een fulltime medewerker recht heeft tussen de begin- en einddatum van de verlofsoort. Normaal gesproken vul je 160 uur in voor de jaarlijkse vakantie.

• Werkbare uren:

  De werkbare uren worden bepaald op basis van het type rooster van de medewerker en het parttimepercentage. In België worden deze werkbare uren vaak gebaseerd op basis van het werkrooster van de medewerker (afhankelijk van de instelling Verlofrecht bepalen op basis van werkrooster). De berekening van de werkbare uren is apart beschreven.

• Werkbare uren cao:

  De werkbare uren in de cao zijn de uren die de medewerker zou moeten werken volgens zijn rooster. De werkbare uren worden berekend op basis van de onderstaande berekening:

  (uren per werkweek / dagen per werkweek) * Werkdagen per verlofperiode = Werkbare uren

  In deze formule geldt het volgende:

  • Uren per werkweek:

    Dit is het aantal uren dat de medewerker per week werkt.

  • Dagen per werkweek:

    Dit is het aantal dagen dat de medewerker per week werkt.

  • Werkdagen per verlofperiode:

    Dit is het aantal dagen binnen de verlofperiode (bijvoorbeeld voor 2014 261 dagen).

• Niet gelijkgestelde uren:

  Het verlof wordt alleen opgebouwd over prestaties (werkbare uren) en gelijkgestelde uren. Dit betekent dat verlof niet wordt opgebouwd over niet gelijkgestelde uren.

Voorbeelden

Voorbeeld: 

In dit voorbeeld werkt de medewerker 40 uur per week. De medewerker heeft binnen het vakantiedienstjaar (voorgaand jaar) geen verlof opgenomen of verzuim gehad. Het basis perioderecht is 160 uur.

Deze berekening is het uitgangspunt voor verlof voor Belgische medewerkers.

52 (weken in jaar) * 40 (uur per week) = 2080

160 * (2080 / 2080) = 160 uur recht op wettelijke vakantie

Voorbeeld: 

In dit voorbeeld werkt de medewerker 40 uur per week. De medewerker heeft binnen het vakantiedienstjaar zowel verlof opgenomen als verzuimmeldingen staan. Van deze verlofboekingen en verzuimmeldingen is 75 uur niet gelijkgesteld aan prestaties. Het basis perioderecht is 160 uur.

De berekening voor het verlofrecht ziet er als volgt uit:

52 * 40 = 2080 uur

(40*52) – 75 = 2005 uur

160 * (2005 / 2080) = 154,23 uur recht op wettelijke vakantie

Verlofsoort inrichten België

Standaard leveren we een aantal verlofsoorten mee:

• Verlof (samengesteld)
• Wettelijk verlof
• Vervangende feestdag
• Klein verlet
• Recuperatieverlof

Het kan voorkomen dat je hier zelf nog verlofsoorten aan wilt toevoegen. Denk daarbij aan: bovenwettelijk verlof, ADV, sollicitatieverlof, Europese vakantie, jeugdverlof en seniorenverlof. Hoe je deze verlofsoorten toevoegt en inricht, wordt hier uitgelegd.

Type verlof toevoegen en prioritering vastleggen

Voor het vastleggen van samengesteld verlof richt je de prioritering van verlof in. Na het inrichten van de prioritering kun je de medewerker laten boeken op het samengesteld verlof. De prioritering bepaalt hoe Profit met het verlof overweg moet gaan. Dankzij samengesteld verlof kan je Profit automatisch laten bepalen van welk verlof er eerst saldo afgehouden moet worden.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft verlof overgedragen van vorig jaar. Daarbij heeft de medewerker nieuw saldo gekregen voor het huidige jaar. Als je geen prioritering inricht dan moet de medewerker zelf kiezen welk verlof hij wilt inzetten. Het overgedragen saldo moet echter eerst opgenomen worden, vervolgens het wettelijk verlof en daarna het bovenwettelijk verlof. Om te voorkomen dat eerst het bovenwettelijk verlof wordt opgenomen, richt je de prioritering in van Type verlof. Je geeft het overgedragen verlof een hogere prioriteit dan wettelijk verlof. Als de medewerker vakantie vastlegt, trekt Profit door de prioritering de uren van het overgedragen verlof af van de vakantie. Je kunt de prioritering als volgt inrichten:

1. Verlof (samengesteld)

2. Overgedragen verlof vorig jaar

3. Wettelijk verlof

4. Europese vakantie

5. Klein verlet

6. Vervangende feestdag

7. ADV

8. Extralegaal verlof

9. Opleidingsverlof

10. Recuperatie overuren

11. Jeugdverlof

Type verlof toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de code en omschrijving in.
4. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
5. Klik op: Volgende.
6. Wijzig eventueel de prioriteit.
7. Klik op: Voltooien.

Urensoort toevoegen:

In de volgende stap ga je het zojuist aangemaakte verloftype toevoegen aan de arbeidsvoorwaarde. Hier zal ook een urensoort aan gekoppeld worden. De urensoort bepaalt met welke code het verlof doorgestuurd wordt naar het Sociaal secretariaat.

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.

   HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort, als je niet beschikt over Profit projecten.

   Je ziet de beschikbare urensoorten.

2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de velden in.
4. Vul de code van het sociaal secretariaat in bij Urensoort.

   Dit is de code die je zal koppelen in het rooster, het verlof en het verzuim en doorgestuurd zal worden naar het sociaal secretariaat.

5. Selecteer Verlof bij Uurtype.

   Let op:

   De urensoort Ouderschapsverlof wordt niet aangemaakt als verlof, maar met uurtype Tijdskrediet (België) en wordt gekoppeld in het rooster van de medewerker. Op deze manier heeft ouderschapsverlof voorrang op de feestdagen en zal de werkgever niet uitbetalen.

6. Klik op: Volgende.
7. Klik op: Voltooien.

Verlofsoort toevoegen:

Na het toevoegen van het type verlof en de urensoort, ga je per arbeidsvoorwaarde bepalen wanneer de verlofsoort geldig is. Hier kan je eventueel ook een basis verlofsaldo toevoegen waar alle medewerkers pro rata recht op hebben. Ook bepaalt je of het saldo negatief mag zijn en koppel je de urensoort zodat de juiste code doorgestuurd wordt naar he sociaal secretariaat.

De wettelijk vakantie in België is verlof voor alle bedienden en arbeiders werkzaam in België. Wettelijke vakantie wordt opgebouwd op basis van de gewerkte tijd in het voorgaande jaar en wordt opgenomen in het huidige jaar. Dit is ingericht op basis van urensoorten en gekoppeld in de arbeidsvoorwaarden in de cao van het sociaal secretariaat. Jaarlijks voeg je nieuwe verlofsoorten met een bepaalde geldigheid toe in de arbeidsvoorwaarden.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: Verlof.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de begindatum in.
8. Selecteer het type verlof.
9. Selecteer het basisverloftype.

   Het basistype verlof is gekoppeld aan de dienstverbanden.

   Voorbeeld:

   In het dienstverband Fulltimer heb je het veld Vakantie aangevinkt. Vervolgens voeg je een verlofsoort toe met de waarde Verlof of Wettelijk bij Basisverloftype. Deze verlofsoort zal gebruikt worden bij alle medewerkers met een fulltime dienstbetrekking.

10. Vul het basis perioderecht in uren in.

    Je legt het basisverlofrecht vast voor de duur van een verlofperiode. Dit kan een jaar zijn, maar bijvoorbeeld ook een kwartaal of een maand. Profit toont ter informatie het basisverlofrecht in dagen, je kunt dit niet wijzigen.

11. Vink Verlofsaldo bijhouden aan, tenzij je geen verlofsaldo wilt bijhouden.
12. Bepaal de methode om het verlofrecht te bepalen, tenzij je het verlofsaldo niet bijhoudt.
13. Bepaal of een negatief verlofsaldo toegestaan is. Als je Toestaan selecteert, zal Profit niet controleren op een negatief verlof.
14. Klik op: Volgende.

    Je kunt de instellingen voor de integratie invullen.

    Let op:

    Vul hier zeker de code voor het sociaal secretariaat in. Dit is een veld dat verwijst naar de tabel Urensoort. Hier kies je de urensoort die je zojuist hebt aangemaakt. Vul je dit veld niet in, dan wordt er voor deze verlofsoort geen code doorgestuurd en kan het sociaal secretariaat dit niet verwerken.

15. Klik op: Voltooien.

    Je krijgt een melding dat het verlof herberekend moet worden.

16. Klik op: Ja.

Verlof herberekenen:

Nadat je verlof hebt toegevoegd, moet je het saldo van de medewerkers herberekenen. Deze knop staat onder HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof. Bij elke actie die de herberekening van verlof vereist, zul je hier ook een melding van krijgen. Zo zie je dat we bij het toevoegen van een verlofsoort op de arbeidsvoorwaarde een melding kregen, maar bij het toevoegen van een verlofcorrectie niet.

Je bepaalt vanaf welk jaar er herberekend moet worden en vult eventueel een werkgever en cao in.

Let op:

Als het verlofsaldo na het herberekenen niet bij de medewerkers verschijnt, kan het zijn dat de periodetabel nog aangevuld moet worden.

Wat betekent...

Samengesteld verlof?

Als je een samengesteld verloftype aanmaakt, breng je verschillende verloftypes samen. Dat betekent dat als een medewerker geen saldo meer heeft voor één verlofsoort, zijn verlofboeking automatisch afgaat van een gekoppeld verlofsoort. Zo zou je bijvoorbeeld het wettelijk verlof en de vervangende feestdagen kunnen koppelen.

Alleen bruikbaar voor integratie sluitingsperioden?

Dit is voor verlofsoorten die je wilt gebruiken om algemene sluitingsdagen van het bedrijf vast te leggen. Als je dit aan vinkt, kan de verlofsoort enkel vanuit de sluitingsdagentabel geboekt worden.

Prioriteit?

De prioriteit bepaalt welk type verlof er voorrang heeft en dus als eerste wordt afgeboekt. Dat laatste is vooral belangrijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van samengesteld verlof. Op deze manier zorg je ervoor dat medewerkers eerst hun saldo van het ene verloftype opmaken en daarna pas van het andere. Bijvoorbeeld: eerst al hun ADV-dagen, daarna wettelijk verlof.

De prioriteit kan achteraf ook nog gewijzigd worden via actieknop Wijzigen prioriteit.

Perioderecht?

Als je werkt met basisverlofrecht, laat je Profit het juiste verlofsaldo berekenen voor elke medewerker. Je geeft dan een saldo voor de verlofsoorten, waarop de medewerkers recht hebben voor een bepaalde periode. We noemen dit saldo het perioderecht.

In de instellingen van de verlofsoort kun je ingeven hoe dit saldo berekend wordt. Bij een pro rata berekening, zullen medewerkers die parttime werken (of halverwege het jaar in dienst komen) niet het volledige perioderecht toegekend krijgen.

Einddatum?

Een einddatum is belangrijk als je werkt met een perioderecht, als je niet wilt dat het verlof automatisch wordt aangevuld.
Halverwege het jaar worden de periodetabellen aangevuld en ook al de verlofsaldi voor het volgende kalenderjaar klaargezet. De medewerkers kunnen dit dan ook al zien. Voor meer specifieke informatie hierover, kun je terecht op onze help.
Zonet hebben we geen perioderecht toegekend en dus ook geen einddatum ingegeven.

Zie ook

• Seniorenvakantie (extra verlof) inrichten
• Verlof naar nacalculatie inrichten