Groupes de données

Les groupes de données assurent la liaison entre la base de données de Profit et les données présentées dans les sorties, telles que les affichages, les analyses, les rapports et les GetConnectors.

La base de données comprend de nombreuses tables, dont certaines contiennent des données techniques. Pour accéder à ces données et y ajouter des colonnes calculées, utilisez les groupes de données.

Lorsque vous créez ou modifiez un rapport, par exemple, vous ne travaillez pas directement dans la base de données. Vous accédez aux données par le biais d'un groupe de données. Grâce à cette approche, il n'est pas nécessaire d'avoir une connaissance technique de la base pour exploiter ses données dans Profit.

Vous ne pouvez pas ajouter de groupes de données. Si vous ajoutez ou modifiez un rapport, par exemple, vous pouvez bel et bien modifier le groupe de données du rapport, afin qu'il fournisse l'output souhaité. L'adaptation dans le groupe de données vaut alors uniquement pour le rapport dont vous êtes en train de vous occuper, mais pas pour d'autres rapports qui sont basés sur le même groupe de données.

Description

Toutes les données enregistrées dans Profit sont sauvegardées dans une base de données. Celle-ci contient des tables en relation les unes avec les autres. Par exemple, il existe des tables pour les écritures comptables, les clients, les codes TVA, les employeurs - les employés - les avis d'absence, etc. Le rôle du groupe de données est d'extraire les bonnes informations de la base de données et de les regrouper, les filtrer, les compresser, etc. de manière adéquate. Le groupe de données enrichit pour ainsi dire les données de la base de données. Vous pouvez ensuite présenter ces données dans un affichage, un rapport, une analyse ou un fichier.

Exemple :

Le tableau Postes impayés client dans la base de données contient entre autres la date de saisie par poste ouvert. Toutefois, l'âge en jours apparaît aussi dans un affichage avec des postes ouverts, une donnée qui ne figure pas dans la base de données. Profit détermine l'âge chaque fois que cela s'avère nécessaire. L'âge est disponible comme donnée calculée dans le groupe de données.

Pour les employés, la date de naissance est connue pour chaque employé, mais pas l'âge. L'âge est calculé automatiquement et il est disponible dans différents groupes de données.

L'image ci-dessous illustre ce processus de façon schématique.

Préparation

• Contrôle des autorisations

  Pour ajouter et modifier des groupes de données, vous devez disposer des autorisations requises.

Méthode

• Sélection d'un groupe de données

  Déterminez le groupe de données selon vos besoins.

• Choix d'un ensemble de champs

  Dans le groupe de données, sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser.

• Présentation de champs

  Vous pouvez bien sûr modifier les noms des champs, mais aussi la présentation de leurs contenus. Il est en outre possible de bloquer un champ pour qu'il n'apparaisse pas dans l'affichage.

• Calculs sur les champs

  Dans un groupe de données, vous pouvez effectuer des calculs sur les champs contenant une date.

• Agrégation de données

  L'agrégation consiste à fusionner les lignes qui répondent aux mêmes conditions, déterminées préalablement.

• Application d'un filtre

  Vous pouvez appliquer un filtre (par exemple, sur un affichage) pour voir uniquement les données (lignes) pertinentes.

• Contrôle d'un groupe de données

  Vous contrôlez l'export d'un groupe de données. Le résultat de l'export peut être affiché ici à partir des champs que vous avez ajoutés et éventuellement filtrés.