Déterminer un e-mail, document ou fichier comme pièce de dossier (PCC)

Vous pouvez enregistrer les fichiers des programmes Microsoft Office dans Profit par le biais du Profit Communication Center. Vous ajoutez une pièce de dossier dans Profit de façon à inclure le document ou le dossier à enregistrer en tant que pièce jointe.

Déterminer un document Office comme pièce de dossier

Vous pouvez enregistrer les fichiers des programmes Microsoft Office dans Profit par le biais du Profit Communication Center. Vous ajoutez une pièce de dossier dans Profit de façon à inclure le document ou le dossier à enregistrer en tant que pièce jointe.

Pour Outlook, une procédure différente s'applique, qui est également décrite sur cette page.

Envoyer des pièces de dossier via Microsoft Word, Excel ou PowerPoint :

1. Lancer Microsoft Word, Excel ou PowerPoint.
2. Ouvrir ou créer le document.
3. Cliquez sur : Définir.

   

4. Si vous utilisez un environnement en combinaison avec le Profit Communication Center, vous enregistrez une pièce de dossier dans cet environnement. Passez à l'étape suivante.

   Si vous disposez de plusieurs environnements, sélectionnez sur l'environnement souhaité.

   

   InSite ouvre une page pour la définition d'une pièce de dossier (vous êtes automatiquement connecté)

5. Cliquez sur le type de pièce de dossier que vous souhaitez utiliser.

   

6. Si cette liste devient trop longue, vous pouvez définir un filtre qui sera désormais appliqué automatiquement pour afficher par défaut uniquement les types de pièces de dossier dont vous avez besoin.

   Étapes pour définir un filtre

   1. Définissez un filtre rapide et contrôlez le résultat.

      Si par exemple, vous envoyez uniquement des plaintes et des notes, utilisez le filtre suivant :

      

   2. Cliquez sur : / Sauvegarder filtre rapide.

      

   3. Cochez Exécuter à l'ouverture. Le filtre rapide est alors automatiquement appliqué, si vous définissez de nouveau une pièce de dossier via le PCC.

      

   4. Cliquez sur : Sauvegarder.

   Lever le filtre :

   1. Suivez les mêmes étapes pour ouvrir l'aperçu.
   2. Cliquez sur : / Désactiver le filtre.
7. Complétez les champs. Ceux-ci sont différents du type de pièce de dossier. Les champs marqués d'une astérisque sont obligatoires.
8. Cliquez sur : Créer.

Définition d'un e-mail (Outlook) comme pièce de dossier

Vous pouvez enregistrer des e-mails dans Outlook sous la forme de pièces de dossier dans Profit. Vous devez avoir installé le Profit Communication Center.

Envoyer et enregistrer un e-mail dans Profit :

1. Lancez Microsoft Outlook.
2. Créez un nouveau message e-mail ou répondez à un message.
3. Cliquez sur : Définir.

   Ce bouton fonctionne comme un commutateur marche/arrêt, permettant d'indiquer que vous voulez envoyer le message en tant que pièce de dossier après l'envoi. Sélectionnez éventuellement l'environnement désiré.

   

4. Envoyez un message e-mail.
5. InSite s’ouvre pour la définition d'une pièce de dossier.
6. Cliquez sur le type de pièce de dossier que vous souhaitez utiliser.
7. Sélectionnez une pièce jointe si vous souhaitez la définir.

   Le texte du message est défini dans le champ Explication de la pièce de dossier, mais la mise en page est perdue. Le message est également déterminé - y compris le formatage - dans une pièce jointe et d'autres pièces jointes sont également déterminées.

   

8. Sélectionnez la destination :
   • Si l'adresse e-mail du destinataire apparaît pour une seule personne de contact dans Profit, cette personne de contact est automatiquement sélectionnée. Si vous utilisez la fenêtre de recherche, tous les destinataires CC sont également affichés. Vous pouvez aussi sélectionner un autre type comme autre destination.

     

   • Si l'adresse e-mail du destinataire apparaît chez plusieurs personnes de contact dans Profit, sélectionnez la personne de contact. Ou sélectionnez un autre type de destination et une autre destination.
   • Si l'adresse e-mail du destinataire n'apparaît pas pour une personne de contact dans Profit, sélectionnez le type de destination et la destination.
9. Cliquez sur : Définir.
10. Spécifiez la période d’utilisation. Ceux-ci sont différents du type de pièce de dossier. Les champs marqués d'une astérisque sont obligatoires.
11. Cliquez sur : Créer.

Recevoir et enregistrer un e-mail dans Profit :

1. Ouvrez le message e-mail.
2. Cliquez sur : Définir.

   

3. Si vous utilisez un environnement en combinaison avec le Profit Communication Center, vous enregistrez une pièce de dossier dans cet environnement. Passez à l'étape suivante.

   Si vous disposez de plusieurs environnements, sélectionnez sur l'environnement souhaité.

   

   InSite ouvre une page pour la définition d'une pièce de dossier (vous êtes automatiquement connecté).

Définition d'un fichier comme pièce de dossier via Explorateur

Vous pouvez enregistrer des fichiers d’Explorateur Windows dans Profit par le biais du Profit Communication Center. Vous ajoutez une pièce de dossier dans Profit de façon à inclure le document ou le dossier à enregistrer en tant que pièce jointe.

Définition d'une pièce de dossier via l'Explorateur :

1. Lancez l’Explorateur Windows.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez définir dans Profit.
3. Cliquez sur : Définir dans Profit et sélectionnez éventuellement un environnement.

   

4. InSite s’ouvre pour la définition d'une pièce de dossier.
5. Cliquez sur le type de pièce de dossier que vous souhaitez utiliser.
6. Spécifiez la période d’utilisation. Ceux-ci sont différents du type de pièce de dossier. Les champs marqués d'une astérisque sont obligatoires.
7. Cliquez sur : Créer.

Types de fichiers qui ne sont pas autorisés :

Lors de l'envoi des types suivants, un message s'affiche car ils ne sont pas autorisés.