Créer un type de pièce de dossier pour un workflow dans InSite et OutSite

Le type de pièce de dossier constitue la base du paramétrage du workflow. Les pièces de dossier que vous définissez dans les dossiers se classent par type.

Vous pouvez ajouter vous-même des types de pièces de dossier ou recourir aux types standard livrés.

Créer un type de pièce de dossier :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Saisissez le libellé .
4. Sélectionnez la case à cocher Numéroter pièces dossier. Profit attribue de ce fait automatiquement un nouveau numéro à la pièce de dossier.
5. Sélectionnez la case à cocher Responsable afin de pouvoir lier un responsable (utilisateur) à la pièce de dossier.

   Vous pouvez ainsi créer un aperçu de toutes les pièces de dossier d'un responsable sous forme de liste ou d'analyse.

6. Sélectionnez la case à cocher Explication si vous voulez définir un texte d'accompagnement (mémo) lors de l'envoi de la pièce de dossier.
7. Sélectionnez la case à cocher Lier fichier afin de pouvoir lier un fichier tel qu'un document scanné, une illustration ou une photo d'un quelconque format de fichier lors de l'envoi de la pièce de dossier.
8. Sélectionnez la case à cocher Ouvrir automatiquement l'annexe de la pièce de dossier. La pièce jointe correspondante s'ouvre ainsi directement à l'ouverture de la pièce de dossier.
9. Sélectionnez la case à cocher Traité afin de pouvoir indiquer que la pièce de dossier a été traitée.
10. Sélectionnez la case à cocher Date traité afin de préciser la date de traitement.
11. Sélectionnez Traitement en dehors du workflow pas possible au niveau de Modifier afin d'empêcher toute modification de la pièce de dossier après envoi.
12. Cliquez sur : Suivant.
13. Sélectionnez la case à cocher Utiliser des champs libres.

    Vous pouvez utiliser un maximum de 40 types de pièces de dossier avec champs libres.

14. Cliquez sur Oui à l'apparition du message.
15. Ne sélectionnez pas la case à cocher Marquer pièce de dossier comme confidentielle . Si vous la sélectionnez, les pièces de dossier envoyées de ce type n'apparaîtront pas dans les affichages généraux des pièces de dossier. A l'ouverture des pièces de dossier, Profit réalise en outre un contrôle des destinations liées à l'aide du filtre d'autorisation.
16. Cliquez sur : Terminer.
17. Ouvrez les propriétés de la pièce de dossier.
18. Accédez à l'onglet : Paramètres.
19. Sélectionnez la case à cocher Utiliser caractéristiques.

    Les caractéristiques pilotent le workflow. En définissant une combinaison des caractéristiques et un type de pièce de dossier (combinaison de caractéristiques), vous garantissez qu'une pièce de dossier arrive dans le bon workflow. Dans le paragraphe suivant, vous ajoutez des caractéristiques.

20. Ne sélectionnez pas la case à cocher Pièces sans caractéristiques autorisées. L'utilisateur est à présent obligé de sélectionner une caractéristique.

    Si des pièces de dossier sont autorisées sans caractéristique, ne sélectionnez pas cette case à cocher.

Vous pouvez désormais configurer la destination du type de pièce de dossier.