Configuration du traitement In-service au niveau de l'employeur

La Service Profit Licence (SPL) regroupe les accords que vous avez conclus avec le Bureau de service AFAS sur les services que ce dernier peut vous dispenser.

Contenu
Définition des paramètres de l'employeur

Pour chaque employé, vous indiquez les services assurés par Bureau de service AFAS. L'ampleur du choix dépend de la SPL. Pour certains services, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. Pour d'autres, seule une possibilité est disponible.

Définition des paramètres de l'employeur  :

  1. Allez vers : RH / Organisation / Employeur.
  3. Accédez à l'onglet : Choix article de service.

    Si cet onglet n'est pas activé au niveau de l'employeur, la configuration n'est pas terminée.

    1. Allez vers  : Généralités / Gestion / Management tool.
    2. Ouvrez Employeur (Profit).
    3. Ouvrez l’onglet Onglets.
    4. Cliquez sur  : Créer.
    5. Faites glisser les onglets de gauche à droite puis autorisez-les.
  4. Sélectionnez le traitement par rubrique.
  5. Accédez à l'onglet : Adresse différente pour service bureau.
  6. Sélectionnez l'adresse souhaitée dans le champ Adresse.

    Vous pouvez indiquer une adresse différente, si le service de tri postal ne se trouve pas à la même adresse que l'entreprise. Si vous indiquez dans les paramètres, par exemple, qu'Bureau de service AFAS doit renvoyer les fiches de paie imprimées à la salle du courrier, cela ne pose aucun problème, même si celle-ci se trouve à une autre adresse.

    Attention:

    Si vous voulez qu'Bureau de service AFAS envoie directement les fiches de paie aux employés (et pas à vous, l'employeur), vous pouvez téléphoner au département Ventes AFAS  : tél 033-4343883 ou envoyer un e-mail à sales@afas.nl.

    Une fois votre licence modifiée, vous pouvez lire un nouveau fichier SPL. Vous disposez ensuite de l'option Versturen aan medewerker.

    Le Choix article de service vous permet également de demander à Bureau de service AFAS d'envoyer les fiches de paie dans des enveloppes affranchies. Si vous ne disposez pas de ce choix, demandez une nouvelle licence.

  7. Saisissez les données du contact.
  8. Cliquez sur : OK.
Aperçu des services
  • Rémunération des employés (=impression des fiches de paie)
    • Nombre d'employés
  • Envelopper
    • Fiches de paie enveloppées, fermées
    • Fiches de paie enveloppées, ouvertes
    • Fiches de paie NON enveloppées
  • Envoi de fiches de paie
    • Fiches de paie envoyées à l'employé
    • Fiches de paie envoyées à l'employeur
    • Fiches de paie envoyées à l'employeur (affranchies)
  • Paiements
    • Paiements envoyés à Equens

      En fonction des accords conclus entre votre banque et Equens, le paiement est effectué directement ou après l'envoi de la lettre de paiement. Le débit des montants par Equens sur le compte bancaire doit être autorisé. Vous pouvez demander à votre banque comment celle-ci procède aux paiements via Equens.

    Attention:

    Avec ce choix, il est possible que les paiements réalisés via Equens soient directement effectués après l'approbation de la période.

    • Traitement seul des paiements
  • Méthode d'envoi
    • Colis envoyé via TNT Post
    • Colis envoyé par courrier
  • Mise sous enveloppe des relevés annuels
    • Relevés annuels enveloppés
    • Relevés annuels NON enveloppés
Paramètres Fiches de paie et relevés annuels

Vous pouvez utiliser vos propres mises en page (personnalisées) pour les fiches de paie et les relevés annuels. Si vous envoyez les fiches de paie et relevés annuels au Bureau de service, Profit joindra les fichiers de mise en page de la fiche de paie et du relevé annuel. Vous trouverez ci-dessous une brève explication de la manière dont vous pouvez personnaliser vos mises en page. Votre consultant peut naturellement vous assister si besoin.

Les fiches de paie et/ou relevés annuels peuvent être envoyée par e-mail via le Bureau de service. Cela vaut également pour le traitement In-service. Dans ce cas, vous devez définir des paramètres supplémentaires par employeur et employé.

Attention:

Bureau de service AFAS imprime toujours les fiches de salaire en noir et blanc. Par exemple, si vous souhaitez intégrer un logo dans la mise en page, il est conseillé d'utiliser une illustration en noir et blanc/niveaux de gris.

Sélection de la mise en page pour les fiches de paie :

  1. Allez vers : RH / Export / Rapport Payroll.
  2. Sélectionnez le rapport de la fiche de paie ou du relevé annuel.
  3. Cliquez sur l'action : Copier.
  4. Saisissez le libellé .
  5. Cliquez sur : Terminer.
  6. Apportez les modifications souhaitées et enregistrez le rapport. Testez la nouvelle mise en page avant de l'utiliser.

    Points prioritaires à prendre en compte lors de la modification de la mise en page:

    • Les adresses doivent rester au même endroit (comme dans les rapports susmentionnés). AFAS utilise des enveloppes à fenêtre pour l'envoi.
    • Les fiches de paie sont triées par défaut par code d'employé. Dans le rapport, cela est obtenu par le groupement Employé, Id plan.

      Si vous souhaitez procéder à un autre tri, vous pouvez élargir ce groupement. Il n'est pas permis d'ajouter des groupements supplémentaires.

Lier la fiche de paie à l'employé :

  1. Allez vers : RH / Organisation / Employeur.
  3. Accédez à l'onglet : Fiche de salaire/déclaration annuelle.
  4. Sélectionnez la fiche de paie ou le relevé annuel dans Fiche de paie ou Relevé annuel employé.
Plan de traitement des salaires

La procédure de création d'un plan de traitement par employé est essentiellement la même que dans une situation sans traitement In-service. Vous disposez d'un champ supplémentaire pour planifier la date de traitement par le bureau de service. Bureau de service AFAS ne traite par la ligne de traitement directement après réception, mais seulement à la date indiquée.

Définition de la date de traitement par le bureau de service :

  1. Allez vers : RH / Organisation / Employeur.
  3. Accédez à l'onglet : Plan traitement salaires
  4. Ouvrez les propriétés de la ligne de période.
  5. Saisissez la date du traitement dans le champ Date de traitement SB.

    Si vous ne saisissez pas cette date, Bureau de service AFAS traite cette ligne le plus rapidement possible après réception.

  6. Cliquez sur : OK.

Après le traitement par Bureau de service AFAS, Profit reçoit un accusé de réception. Vous pouvez consulter cet accusé de réception dans l'onglet Traitement service.

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Voir aussi :

Aller directement à

  1. Configuration du traitement In-service
  2. Configuration de l’environnement de communication
  3. Test de la liaison In-service
  4. Paramétrage du serveur proxy (le cas échéant)
  5. Lecture de la clé Payroll In-service
  6. Importation du fichier Service Profit Licence
  7. Configuration de l'employeur