Invitation des relations d'achat avec demande d'offre

Vous pouvez envoyer une offre d'achat à un certain nombre de relations d'achat afin de réaliser des achats aux conditions les plus favorables. Deux étapes sont pour cela nécessaires :

1. D'abord, ajoutez les relations d'achat.
2. Ensuite, invitez les relations d'achat sélectionnées à envoyer une offre.

Ajout des relations d'achat dans la demande d'offre

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus achat / Offre d'achat.

   Il vous faut d'abord ajouter et rendre définitive l'offre d'achat sans relation d'achat.

2. Sélectionnez l'offre d'achat sans relation d'achat (dont le champ Nom est vide dans l'affichage)
3. Cliquez sur l'action : Demandes d'offre.

   Profit ouvre les propriétés de la (nouvelle) demande d'offre qui correspond à l'offre d'achat.

   (Si vous souhaitez justement voir le lay-out de saisie de l'offre d'achat ou, par exemple, la date de livraison souhaitée ou quelque chose de similaire, double-cliquez sur la ligne d'offre d'achat).

4. Accédez à l'onglet : Demandes d'offre.
5. Cliquez sur : Nouveau..
6. Sélectionnez éventuellement un autre affichage.

   Vous pouvez choisir entre l'affichage avec toutes les relations d'achat et celui qui montre seulement les relations d'achat qui ont un propre code item pour l'un des articles (et qui ont donc déjà livré cet article auparavant).

7. Sélectionnez la ou les relations d'achat.
8. Cliquez sur : Terminer..

Vous voyez à présent les relations d'achat et que le statut de la demande d'offre est En cours dans chaque ligne.

Invitation des relations d'achat à envoyer une offre (envoyer une demande d'offre)

Vous envoyez à présent aux relations d'achat les invitations à faire une offre. Les relations d'achat doivent être configurées correctement. Vous devez également avoir préparé le modèle de message du type Offre d'achat invitation. De plus, l'offre d'achat doit être définitive.

1. Sélectionnez les relations d'achat.
2. Cliquez sur l'action : Inviter. Par le biais de cette action, la relation d'achat reçoit la demande d'offre par e-mail et via OutSite et le workflow est démarré (si cela est configuré).

   Vous n'utilisez l'action Envoyer par e-mail que si vous souhaitez, par exemple, envoyer encore une fois de façon ad hoc la demande d'offre par e-mail. La relation d'achat ne reçoit le message que par e-mail et aucun workflow n'est lié à cette action. Vous configurez le modèle de message de cette action comme bon vous semble.

3. Sélectionnez le modèle de message.

   Si l'envoi se déroule par le biais de l'action Inviter, le modèle de message est du type Invitation à demander une offre.

4. Sélectionnez éventuellement le rapport si vous souhaitez également envoyer la demande d'offre en pièce jointe.
5. Saisissez éventuellement un texte sous Explication.

   Si vous avez intégré Explication sous forme de balise dans le modèle de message, le texte apparaît comme supplément ad hoc dans le message standard.

   Exemple :

   Pour cette demande d'offre, vous pouvez également voir la vidéo sur le site web www.afas.nl pour avoir une meilleure impression de ce que nous recherchons.

6. Cliquez sur : Suivant.

   Vous voyez les lignes qui vont être envoyées.

7. Cliquez sur : Exemple si vous souhaitez visualiser un aperçu du rapport de demande d'offre ajouté.

   

   Le résultat se présente, par exemple, comme suit.

8. Cliquez sur : Exemple e-mail si vous souhaitez visualiser un aperçu de l'e-mail ajouté.

   

9. Cliquez sur : Terminer. 

   Les invitations sont à présent envoyées par e-mail et placées sur le portail fournisseur dans OutSite (si vous l'avez configuré).

10. Cliquez sur : OK.

Dans l'affichage des offres d'achat, l'offre d'achat a le statut Demande en cours.

Les relations d'achat peuvent ensuite :

1. Evaluer la demande d'offre / poser une question / remercier / envoyer une offre d'achat (si vous travaillez avec OutSite et le workflow). Cette manière vous offre un aperçu, vous permet de maîtriser la communication et est rapide.
2. Consulter l'invitation dans l'e-mail et envoyer une offre par e-mail (si vous ne travaillez qu'avec l'e-mail). Cette manière de travailler requiert des opérations manuelles, est confuse et lente.