Exemple : rapprocher une réception

Dans Profit Gestion des commandes, vous pouvez rapprocher des réceptions et des factures d'achat depuis Profit Comptabilité. Voici un exemple détaillé.

Attention: 

Dans cet exemple, nous partons du principe que vous avez déjà configuré le rapprochement.

Ajouter une réception

Vous avez reçu les boîtiers de PC.

Ajouter une réception :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus achat / Réception. Ceci est également possible via InSite.
2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Sélectionnez un lay-out de saisie si un écran de choix apparaît.

   Incorporez les données suivantes :

   

4. Cliquez sur : Terminer.
5. Fermez le lay-out de saisie.
6. Recherchez la réception dans l'affichage.

La réception concernée a désormais le statut Actif.

Saisir une facture d’achat

La facture d’achat figure aussi dans les marchandises reçues. Vous allez saisir et rapprocher cette facture dans Profit Comptabilité.

Saisir une facture d’achat et rapprocher une réception :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Sélectionnez le journal des achats.
3. Cliquez sur : Terminer. 
4. Reprenez les données ci-dessous.

   (Vous ne complétez pas vous-même le Numéro de facture.)

   

5. Terminez la ligne.
6. Dans le message vous demandant si vous voulez effectuer un rapprochement, cliquez sur Oui. Cette question apparaît uniquement si vous l’avez configuré dans le lay-out de saisie Saisies financières (journal des achats). Il est aussi possible que vous voyiez directement un écran avec les réceptions que vous pouvez rapprocher.

   

   Vous voyez désormais les réceptions que vous pouvez rapprocher.

7. Cochez la ligne avec la date du jour.
8. Cliquez sur l'action : Réception pour consulter la réception correspondante.
9. Cliquez sur l'action : Lignes. Vous voyez désormais les lignes de la réception.
10. Modifiez éventuellement le nombre ou le prix dans la ligne.
    • Cliquez sur l'action : Prix/remise si la modification de prix est structurelle et que vous souhaitez modifier le prix de transfert, le prix d'achat ou le prix de revient de l'article. Pour ce faire, vous devez y être autorisé.
11. Cliquez sur : Terminer. Procédez de la sorte jusqu’à ce que vous reveniez à l’écran ‘Effectuer des saisies’, avec le numéro de facture, entre autres.
12. Complétez la première ligne en appuyant sur Enter.

    Il est possible qu’on vous demande désormais si vous souhaitez effectuer une saisie de projet. Il s'agit d’un paramètre dans le compte de grand livre.

    Vous voyez que Profit ajoute des lignes.

    

    Ensuite, vous voyez que Profit ajoute aussi la ligne TVA.

13. Cliquez sur : Terminer. 

    Vous voyez désormais une invite qui vous demande si la mise à jour des saisies a été approuvée.

14. Cliquez sur : Oui. 

Rapprocher réception <-> facture d’achat

Vous pouvez aussi rapprocher une réception et la facture d’achat dans Profit Gescom. Vous devez alors avoir déjà ajouté la facture d’achat dans Profit Comptabilité et avoir ensuite Non répondu à l’invite qui vous demande si vous souhaitez effectuer un rapprochement (paramètre lay-out de saisie).

Rapprocher une réception dans Profit Gestion des commandes :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus achat / Rapprochement.
2. Choisissez la relation d'achat.
3. Sélectionnez le numéro de la facture que vous venez de saisir (le numéro peut être différent de l’illustration présentée).
4. Cliquez sur l'action : F5. Sélectionner.

   

5. Cochez la réception correspondante que vous souhaitez rapprocher avec la facture d’achat.

   Dans le cadre du haut, vous voyez la différence de rapprochement.

6. Cliquez sur : Terminer. 

   Vous êtes maintenant informé qu'il y a une différence de rapprochement de 20 € et on vous demande si vous voulez effectuer un rapprochement complet.

   Attention: 

   Si vous avez indiqué dans les paramètres de gestion des commandes qu'il ne peut pas y avoir de différence de rapprochement ou si la différence de rapprochement est supérieure à l'écart maximum défini, aucune écriture comptable ne sera effectuée pour la différence de rapprochement. Dans ce cas, Profit ne procède pas à un rapprochement et marque immédiatement la facture comme ‘pas totalement rapprochée’.

   Le pourcentage d'écart maximal n'est pas destiné au traitement des différences de prix. Vous devez changer cela dans les lignes elles-mêmes en modifiant le prix par unité.

7. Cliquez sur : Oui.
8. Cliquez sur : Annuler.  Vous quittez ainsi l’écran de rapprochement.

Journaliser

Vous allez désormais ajouter les écritures comptables :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Gestion / Journaliser.
2. Sélectionnez les types d'intégration que vous souhaitez journaliser (dans tous les cas Stock).
3. Cliquez sur : Suivant. 
4. Sélectionnez éventuellement des factures de vente et/ou d’achat.
5. Cliquez sur : Suivant. 
6. Définissez la date de saisie.
7. Cliquez sur : Terminer. 

Saisies financières

Pour obtenir des informations sur les écritures comptables créées, allez à :

Écriture comptable pour la différence de prix :

1. Allez vers : Comptabilité / Grand livre / Compte grand livre.
2. Ouvrez les propriétés du compte de grand livre. Achat (5000).
3. Accédez à l'onglet : Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).
4. Ouvrez les propriétés de l’écriture comptable créée. Vous voyez qu’il y a une différence de prix saisie de 30 € :

   

Écriture comptable pour la différence de rapprochement :

1. Ouvrez les propriétés du compte de grand livre. Différences de rapprochement (5100).
2. Accédez à l'onglet : Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).
3. Ouvrez les propriétés de l’écriture comptable créée. Vous voyez qu’il y a une saisie pour une différence de rapprochement de 50 € :