Rapprocher une réception dans Comptabilité

Vous confrontez les réceptions directement lorsque vous saisissez une facture d'achat dans le journal des achats dans Profit Comptabilité. Vous rapprochez le tout ou une partie. Vous le faites après avoir saisi la réception.

Si vous n’utilisez pas l’activation Stock dans plusieurs administrations, toutes les réceptions sont toujours proposées, peu importe l’administration. Après tout, il n'y a qu'une seule administration de stock. Si vous utilisez l'activation, toutes les réceptions seront toujours affichées, car l'administration n'est déterminée qu'au niveau de la ligne de réception (en fonction de l'entrepôt).

Vous devez d'abord procéder à la configuration.

Attention :

La différence de rapprochement maximale n'est pas prise en compte à ce moment-là. Cela se produit uniquement si vous effectuez un rapprochement via la gestion des commandes.

Saisir et rapprocher intégralement une facture d’achat dans Comptabilité

Vous saisissez une facture d’achat et rapprochez l’ensemble de la réception.

Saisir une facture d’achat et rapprocher directement la réception dans Comptabilité :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Sélectionnez le journal d’achat qui convient.
4. Cliquez sur : Terminer.
5. Sélectionnez le fournisseur dans Compte.
6. Saisissez le numéro de facture d’achat original dans Numéro facture fournisseur.

   Profit propose automatiquement le numéro de facture interne dans N° facture.

7. Saisissez le montant complet de la facture dans Montant crédit.
8. Appuyez sur : Enter ou Tab.

   Profit vous demande si vous souhaitez effectuer un rapprochement avec la réception si :

   • le fournisseur a une réception
   • le statut de la réception du fournisseur n’est pas Totalement rapproché ou Ne pas rapprocher
   • cette réception n’est pas bloquée
   • Rapprocher dans le groupe d’articles est coché. Ce paramètre permet de ne rapprocher que les articles au sein de ce groupe !
9. Cliquez sur : Oui.

   La fenêtre de saisie pour le rapprochement apparaît. L’écran affiche automatiquement les réceptions du fournisseur.

   Attention :

   Si vous cliquez sur Non à la question de savoir s'il faut rapprocher une réception, Profit donne le statut Ne pas rapprocher à la facture d’achat. Cette facture peut ensuite être rapprochée depuis Gestion des commandes par la suite.

10. 1. Cochez Sélectionner pour la réception que vous souhaitez rapprocher avec la facture d’achat.

       Si vous recevez une facture pour plusieurs réceptions de ce fournisseur, vous cochez alors le champ Sélectionner dans les lignes concernées des réceptions.

    2. Cliquez sur l'action : Réception si vous souhaitez vérifier les lignes (de coût) sous-jacentes qui figurent sur la réception.

       Les lignes à rapprocher ne sont que des articles en stock. Vous pouvez vérifier tous les coûts qui ont été traités dans le total de la facture via cette action. Vous pouvez uniquement afficher la réception ici, pas la modifier.

    3. Cliquez sur : Terminer.
11. Appuyez sur : Enter ou Tab.
12. Profit ajoute une ligne de saisie sur la contrepartie.

    Profit génère cette ligne à l’aide du (des) groupe(s) d’articles. Le groupe d'articles contient le compte de grand livre pour la journalisation du compte d'achat, voir intégration du compte d'achat dans le groupe d'articles.

    Profit peut générer plusieurs lignes s’il est question de plusieurs articles avec différents groupes d’articles.

13. Appuyez sur : Enter ou Tab.
14. Terminez la saisie.

    Si le montant total des lignes d'achat et des lignes de rapprochement ne correspond pas au montant de la facture, le montant restant (par exemple les coûts) apparaîtra sur la ligne de saisie suivante. Vous saisissez manuellement le compte de grand livre pour cette ligne.

    Pour plus d’informations, voir la description pour Saisir une facture d’achat avec plusieurs types de coûts et taux de TVA.

15. Profit ajoute une ligne de saisie pour le montant de la TVA.

    

16. Contrôler les données.

    Attention: 

    Vous ne pouvez pas modifier le montant, le compte de grand livre et le numéro de fournisseur dans la ligne de fournisseur, car une écriture comptable est créée en fonction des montants du rapprochement lors de la journalisation. Sinon, si une de ces données est modifiée, le rapprochement ne correspondra plus à l’écriture comptable. Vous pouvez terminer cette saisie avec Annuler et faire annuler les saisies, les rapprochements correspondants seront alors supprimés.

17. Cliquez sur : Terminer.

Lorsque la facture d'achat a été intégralement rapprochée, Profit libère immédiatement le poste en attente pour paiement. Ceci malgré le fait que vous ayez peut-être configuré cela (activation du blocage automatique pour le paiement/encaissement vers et dans les projets/gestion des commandes Blocage des factures à rapprocher pour paiement). Dans ce cas, la facture d’achat n’arrive pas non plus dans le workflow.

Facture d’achat avec plusieurs lignes d’achat

Profit génère plusieurs lignes de saisies pendant la saisie de la facture d’achat s'il est question de plusieurs articles avec différents groupes d’articles. Le groupe d'articles contient le compte de grand livre pour la journalisation du compte d'achat, voir intégration du compte d'achat dans le groupe d'articles.

Pour plusieurs groupes d'articles qui ont des comptes d'achat d'intégration différents, l’écriture comptable de la facture d'achat est répartie sur plusieurs comptes d'achat.

Exemple :

Le groupe d’articles Thé a un compte d’achat d’intégration différent du groupe d’articles Café, deux lignes d’écriture comptable sont alors créées lors de l’ajout de la facture :

Profit génère les deux lignes d'achat et la ligne de TVA. Profit calcule la ligne de TVA en calculant les prix d'achat avec les pourcentages de TVA de la réception. Il en résulte une ligne de TVA par type de TVA (élevée, faible).

Saisir une facture d’achat et la répartir sur plusieurs comptes d’achat :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Sélectionnez le journal d’achat qui convient.
4. Cliquez sur : Terminer.
5. Sélectionnez le fournisseur dans Compte.
6. Saisissez le numéro de facture d’achat original dans Numéro facture fournisseur.

   Profit propose automatiquement le numéro de facture interne dans N° facture.

7. Saisissez le montant complet de la facture dans Montant crédit.
8. Appuyez sur : Enter ou Tab.

   Profit vous demande si vous souhaitez effectuer un rapprochement avec la réception si :

   • le fournisseur a une réception
   • le statut de la réception du fournisseur n’est pas Totalement rapproché ou Ne pas rapprocher
   • cette réception n’est pas bloquée
   • Rapprocher dans le groupe d’articles est coché. Ce paramètre permet de ne rapprocher que les articles au sein de ce groupe !
9. Cliquez sur : Oui.

   La fenêtre de saisie pour le rapprochement apparaît. L’écran affiche automatiquement les réceptions du fournisseur.

   Attention :

   Si vous cliquez sur Non à la question de savoir s'il faut rapprocher une réception, Profit donne le statut Ne pas rapprocher à la facture d’achat. Cette facture peut ensuite être rapprochée depuis Gestion des commandes par la suite.

10. 1. Cochez Sélectionner pour les réceptions que vous souhaitez rapprocher avec la facture d’achat.
    2. Cliquez sur : Terminer.
11. Appuyez sur : Enter ou Tab.

    Profit génère la première ligne de saisie sur le compte d'achat défini pour le groupe d'articles, par exemple Achat (Thé).

12. Appuyez sur : Enter ou Tab.

    Profit génère la deuxième ligne de saisie sur le compte d'achat défini pour l’autre groupe d'articles, par exemple Achat (Café).

13. Appuyez sur : Enter ou Tab.

    Profit génère la ligne de saisie pour le montant de la TVA.

14. Cliquez sur : Terminer.

Saisir et rapprocher partiellement une facture d’achat dans Comptabilité

Lors de la saisie, vous pouvez aussi rapprocher partiellement la réception.

Saisir et rapprocher partiellement une facture d’achat dans Comptabilité :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Sélectionnez le journal d’achat qui convient.
4. Cliquez sur : Terminer.

5. Sélectionnez le fournisseur dans Compte.
6. Saisissez le numéro de facture d’achat original dans Numéro facture fournisseur.

   Profit propose automatiquement le numéro de facture interne dans N° facture.

7. Saisissez le montant complet de la facture dans Montant crédit.
8. Appuyez sur : Enter ou Tab.

   Profit vous demande si vous souhaitez effectuer un rapprochement avec la réception si :

   • le fournisseur a une réception
   • le statut de la réception du fournisseur n’est pas Totalement rapproché ou Ne pas rapprocher
   • cette réception n’est pas bloquée
   • Rapprocher dans le groupe d’articles est coché. Ce paramètre permet de ne rapprocher que les articles au sein de ce groupe !
9. Cliquez sur : Oui.

   La fenêtre de saisie pour le rapprochement apparaît. L’écran affiche automatiquement les réceptions du fournisseur.

   Attention :

   Si vous cliquez sur Non à la question de savoir s'il faut rapprocher une réception, Profit donne le statut Ne pas rapprocher à la facture d’achat. Cette facture peut ensuite être rapprochée depuis Gestion des commandes par la suite.

11. Sélectionner la ligne de rapprochement correspondante.
12. Cliquez sur l'action : Lignes.

    Vous ouvrez la fenêtre avec les lignes de détail sous-jacentes (coûts) qui se trouvent sur la réception.

    1. Sélectionnez la (les) ligne(s) de détails que vous souhaitez rapprocher. Le champ Rapproché (total), dans l’en-tête de la fenêtre, indique le totale des lignes de détails cochées. Lorsque vous avez atteint le montant total des marchandises, vous complétez la saisie.
    2. Modifiez la quantité d'articles dans la colonne Quantité rapprochée, si la quantité diffère.
    3. Cliquez sur : Terminer.
13. Terminez la saisie.
14. Contrôler les données.
15. Cliquez sur : Terminer.