Déterminer le rapport pour l'impression de la facture d'abonnement
Vous voulez configurer en une fois le numéro d'ordre ou la référence de la relation de vente d'un abonnement et le voir directement dans les factures ? Configurez ensuite cela dans le lay-out de saisie pour les abonnements et dans le rapport pour les factures d'abonnement.
Si Rassembler sur facture est sélectionné dans le profil de la relation de vente pour les factures (d'abonnement), Profit affichera le numéro de référence des différents abonnements par ligne sur la facture, mais pas dans l'en-tête.
Configuration du numéro d'ordre / référence
- Ajoutez le champ Numéro d'ordre/référence à l'en-tête du (nouveau) layout de saisie pour les abonnements.
Plus d'informations : 
Modification du lay-out saisie
L'en-tête et le pied d'une saisie contiennent des données générales. Lors de la saisie, vous complétez d'abord l'en-tête, ensuite les lignes de saisie et finalement le pied.
L'en-tête dans un lay-out de saisie n'est pas obligatoire et certains lay-out de saisie ne possèdent même pas d'en-tête. Vous effectuez l'entretien de l'entêté et du pied de page d'un lay-out de saisie de la même manière. L'en-tête et le pied de page d'un lay-out de saisie peuvent contenir plusieurs onglets. Vous pouvez placer sur un onglet aussi bien des champs que des illustrations.
Ajouter un onglet :
- Allez vers : Généralités / Gestion / Lay-out de saisie.
- Ouvrez le lay-out de saisie.
- Accédez à l'onglet : En-tête.
- Cliquez sur :
.
- Saisissez le libellé .
- Cliquez sur : OK.
- Vous disposez maintenant des possibilités suivantes :
Modifier l'onglet : 
Supprimer onglet : 
- Ajoutez un onglet à un champ.
- Faites glisser le champ hors la liste des champs et placez-le dans l'onglet.
- Double-cliquez sur le champ dans la liste des champs.
Modifier les propriétés de champ :
- Accédez à l'onglet :.
- Sélectionnez un champ.
- Le cas échéant, saisissez une description de champ divergente. Celle-ci est utilisée dans le lay-out de saisie à la place de la description par défaut.
- Le cas échéant, saisissez un tooltip divergent.
Vous saisissez un tooltip qui est applicable à l'organisation. L'utilisateur peut le consulter au cours de la saisie à l'aide de la touche F12 (pas dans AFAS Online).
Supprimer les champs dans l'en-tête et le pied de page :
- Sélectionnez dans l'onglet dans l'onglet.
- Appuyez sur : Supprimer.
Déplacer les champs dans l'onglet au niveau de l'en-tête et du pied de page :
- Sélectionnez dans l'onglet dans l'onglet.
- Faites glisser le champ avec la souris vers le bon emplacement.
- Ajoutez le champ Numéro d'ordre/référence à votre rapport pour les factures d'abonnement. Pour ce faire, vous devez d'abord l'ajouter aux champs disponibles.
- Cliquez sur :Adapter.
- Ajoutez le champ.
Voir aussi : Ajouter un champ dans le rapport
Ajouter un numéro d'ordre / référence à l'abonnement :
- Ajoutez un abonnement.
- Sélectionnez le nouveau lay-out de saisie.
- Saisissez une valeur dans Numéro d'ordre/référence dans l'en-tête.
- Terminez l'abonnement.
Génère la facture d'abonnement :
Plus d'informations : Facturation automatique d'abonnement
Vous pouvez facturer automatiquement les abonnements entrant en ligne de compte pour une facturation.
Profit détermine les abonnements facturables sur la base de plusieurs critères, comme la date de référence que vous définissez dans l'écran de sélection. Profit examine également les champs Facturer vente directement et Ne pas facturer inclus dans les propriétés de l'abonnement.
Si un abonnement contient des lignes facturables et d'autres qui ne le sont pas, il apparaît néanmoins dans l'assistant de facturation. Profit imprime alors uniquement les lignes à facturer sur la facture.
Attention:
L’assujettissement à la TVA sur les Ventes à distance est incompatible avec la facturation automatique. Cela s'applique à toutes les formes de facturation automatique : dans Concepts, Projets, Cours et Abonnements.
Facturation automatique des abonnements :
- Allez vers :
- Abonnements / Facturation / Factures
- Heures/Déclarations / Déclaration / Factures abonnement (Comptabilité)
- Cliquez sur l'action : Facturer automatiquement.
- Sélectionnez éventuellement une autre Administration.
- Si nécessaire, saisissez une autre Date référence.
- Définissez la date d'aujourd'hui comme Date référence.
- Si nécessaire, saisissez une autre Date facture.
- Conservez la date d'aujourd'hui comme Date facture.
Profit calcule le nombre de jours définis dans les conditions de paiement (14 jours, par exemple) à partir de la date de facturation pour déterminer la date d'échéance (date à laquelle la relation de vente doit avoir payé).
- Sélectionnez la case à cocher Démarrer l'assistant de sortie une fois l'opération terminée. si vous voulez directement imprimer les factures ou les envoyer par e-mail.
Attention:
Si vous choisissez la facturation automatique, vous générez les factures directement, même si vous décidez de ne pas imprimer ou envoyer les factures par e-mail avec l'assistant d'Output. Toutefois, comme il est défini sous les relations/participants que des factures sont établies, ces lignes ne sont ensuite plus visibles dans la fonction Facturer automatiquement. Vous ne pouvez alors plus imprimer/envoyer par e-mail les factures qu’avec l’affichage Facturation.
- Cliquez sur : OK.
Vous voyez maintenant toutes les lignes que vous devez encore facturer.
- Sélectionnez les lignes pour lesquelles vous voulez générer une facture. Avec le raccourci Ctrl+A, vous pouvez sélectionner toutes les lignes affichées à la fois. Vous pouvez annuler cela avec le raccourci Ctrl+D.
- Cliquez sur : Terminer.
Si vous n'envoyez pas les factures, vous pouvez le faire ultérieurement avec l'action Output dans l'affichage Factures.
Si vous avez sélectionné la case à cocher indiquant que vous voulez imprimer ou envoyer les factures par e-mail à l'aide de l'assistant d'Output, ce dernier démarre alors. Dans l'assistant d'Output que vous démarrez avec la facturation automatique, vous ne pouvez sélectionner aucune facture.
Envoyer par e-mail / imprimer :
- Sélectionnez la case à cocher Fournir une alternative si vous voulez imprimer ou envoyer par e-mail toutes les lignes de la même manière et donc, ne pas tenir compte du Mode d’envoi préférentiel défini pour les relations d’achat et de vente.
- Sélectionnez le mode d’envoi différent qui doit être le même pour toutes les lignes sélectionnées, à savoir : Imprimer, Impression + e-mail PDF ou E-mail PDF. Pour les factures, vous disposez aussi de l'option E-mail e-facture + PDF.
- Sélectionnez un rapport différent (autre que celui défini dans le profil de relation d’achat ou de vente).
- Sélectionnez un modèle de message si vous avez sélectionné l'une des options d'e-mail comme mode d'envoi différent.
- Si vous voulez sauvegarder les rapports envoyés dans le dossier de la ou des relation, sélectionnez la case à cocher Sauvegarder dans dossier.
- Sous Tri, sélectionnez le mode de tri pour l’impression.
- Sélectionnez la case à cocher Décroissant pour trier les rapports de haut en bas.
- Cliquez sur : Suivant.Cette étape n'existe pas si vous utilisez la file d'attente et vous n'avez pas la possibilité d'afficher un aperçu avant impression.
Vous voyez maintenant un aperçu des lignes envoyées et de leur mode d'envoi.
- Sélectionnez une ligne avec Imprimer comme mode d’envoi et cliquez sur l’action Exemple pour vérifier le rapport.
- Sélectionnez une ligne avec Envoyer par e-mail comme mode de distribution et cliquez sur l'action Exemple e-mail.
- Fermez l’exemple.
- Cliquez sur : Terminer.
- Cliquez sur : OK dans le message indiquant que le traitement est prêt.
Les champs Imprimé, Dossier, Envoyé par courrier électronique, Entièrement intégr. et Fourni via eVerbinding sont sélectionnés si vous avez effectué l'envoi correspondant. Ces champs ne sont visibles que si vous les avez ajoutés à l'affichage.
Consulter la facture d'abonnement :
Plus d'informations : Consultation de la facture d'abonnement
Vous pouvez consulter la facture d'abonnement générée.
Consultation de la facture d'abonnement :
- Allez à Abonnements / Facturation / Factures.
- Ouvrez les propriétés de la facture.
- Indiquez éventuellement une valeur pour Numéro d'ordre/référence si vous avez ajouté ce champ.
- Cliquez sur l'action :Exemple.
Vous visualisez le rapport Facture abonnement (Profit). Vous pouvez même ajouter un rapport basé sur ce rapport fourni. Liez-le au profil de relation de vente.
Voir aussi :
