Licentie en telling van licentie-aantallen

Je hebt voor Profit altijd een licentie nodig, deze bepaalt welke functionaliteit je in Profit kunt gebruiken. Ook bepaalt de licentie de aantallen gebruikers, medewerkers, etc. Je leest in dit artikel hoe je te werk kunt gaan als je de maximumaantallen hebt bereikt.

Inhoud

Licentie en gebruikersaantal raadplegen via de omgevingsinstellingen

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Licentie informatie.

    Je ziet de aantallen omgevingen, gebruikers, e.d. waar je volgens de licentie recht op hebt.

Aantallen raadplegen via gegevensverzameling:

De gegevensverzameling Licentiedata (rapport) biedt inzicht in maximumaantallen, het gebruikte aantal en het aantal nog beschikbaar. Je kunt deze gegevensverzameling gebruiken voor voor signalen, GetConnectoren en analyses.

Op basis van deze gegevensverzameling is ook een signaal, namelijk Beschikbare aantal Profit-gebruikers van de licentie is bijna op (Profit). Het signaal 'gaat af' als er minder dan vijf gebruikers aangemaakt kunnen worden. Kopieer het signaal en pas dit naar eigen inzicht aan.

Licentie en gebruikersaantal raadplegen via de Autorisatie tool

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers.
  3. Klik op: Acties / Licentieaantallen.

Licentie en gebruikersaantal naar jezelf mailen

Je kunt een analyse met licentietellingen naar jezelf laten mailen. De analyse is een Excel-bestand waarin je o.a. per gebruiker ziet in welke omgevingen deze is aangemaakt.

Licentieanalyse genereren:

Dit kan in elke omgeving. Elke keer dat je een analyse wilt laten toesturen, voer je de volgende stappen uit.

  1. Open de gewenste omgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad AFAS Online.
  3. Open Licentietelling analyse laten opsturen.
  4. Lees de toelichting.
  5. Vul je e-mailadres in bij waarde. Dit moet het e-mailadres zijn dat is gekoppeld aan je huidige Profit-gebruiker.
  6. Als het adres klopt, ontvang je een e-mail met uitleg en een Excel-bestand.

Gegevens interpreteren:

Bij medewerkers wordt voor de telling een interne code (GUID) gebruikt. Dit veld zit NIET in de standaard weergave's van Profit, wel kun je dit veld zelf toevoegen aan een weergave.

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Maak een nieuwe weergave aan op basis van de weergave Medewerker (in Dienst).
  3. Voeg het veld GUID toe. Je vindt dit veld via Medewerker / Personalia of door te zoeken op GUID.
  4. Rond de wizard af.
  5. Selecteer de nieuwe weergave.

Je kunt helaas niet filteren in dit veld. Als workaround kun je de weergave exporteren naar Excel of een analyse gebruiken.

Licentie-aantallen en tellingen

Er zijn twee verschillende type tellingen, namelijk per licentie en per type omgeving.

Type 1: Aantallen per licentie

Dit geldt voor alle omgevingen samen, ongeacht het type omgeving. Er is dus geen onderscheid tussen Productieomgeving (zoals O12345AA), Testomgeving (zoals T12345AA) of Acceptomgeving (zoals A12345AA). De licentie bepaalt de volgende zaken:

  • Maximumaantal omgevingen.

    In Profit Small Business kun je maximaal 10 omgevingen gebruiken. In andere uitvoeringen van Profit is het maximum aantal afhankelijk van de licentie. Alle omgevingen tellen mee, dus Productie-, Test- en Accept-omgevingen.

  • Maximumaantal medewerkers.
  • Maximumaantal aangiften.

Elk type omgeving heeft een aparte tegel op de AFAS Online Portal:

Type 2: Aantallen per type omgeving

Alle andere onderdelen gelden per type omgeving. De licentie bepaalt de volgende zaken:

  • InSite-gebruikers
  • Profit-gebruikers
  • OutSite-gebruikers

    Voorbeeld:

    Je hebt 3 productieomgevingen en 2 testomgevingen.

    Het maximumaantal InSite-gebruikers geldt voor de 3 productieomgevingen samen. Daarnaast geldt het maximumaantal InSite-gebruikers voor de 2 testomgevingen samen.

Maximumaantal bereikt

Bij het bereiken van het maximumaantal kan het nodig zijn om de licentie uit te breiden, maar controleer eerst de bestaande gebruikers. Blokkeer of verwijder gebruikers die niet meer nodig zijn in ALLE omgevingen (ook in Test- of Demo-omgevingen). Kijk of er gebruikers zijn die niet meer nodig zijn, zoals uitzendkrachten die niet meer voor je werken, stagiaires, testgebruikers, etc.

Uitzendkrachten zijn niet van toepassing als de functionaliteit Flex is geactiveerd. Kandidaten leg je vast als personeelslid en niet als uitzendkracht.

  • InSite-gebruikers worden apart geteld. Als je een gebruiker blokkeert, telt de gebruiker niet meer mee als InSite-gebruiker. Hetzelfde geldt voor OutSite-gebruikers.
  • Controleer of de geplande taak voor het vernieuwen van actuele gegevens correct is ingepland. Deze taak moet elke dag na middernacht worden uitgevoerd.

Licentie uitbreiden:

Daalt het licentieaantal na bovenstaande stappen niet? Ga dan naar http://afas.nl/mutaties en pas zelf je licentieaantal aan.

Let op:

Alleen een contactpersoon met de rol Beheerder kan de licentie wijzigen.

Je kunt via de AFAS Klantportal de licentieaantallen ook verlagen. Vanaf Profit 20 zal worden gecontroleerd of het nieuwe aantal niet lager zal zijn dan het aantal in gebruik. Als dit het geval is, verschijnt de melding: Het gewenste aantal komt onder het werkelijke aantal in gebruik. Zie het artikel 'Licentie en telling van licentie-aantallen' op help.afas.nl.

Melding over afwijkende aantallen:

Bij het verhogen of verlagen van aantal kan de portal melden dat er een afwijking bestaat tussen de aantallen in de portal en de aantallen waar je feitelijk recht op hebt. De aantallen in de Klantportal worden dagelijks bijgewerkt en zijn doorgaans correct, maar in uitzonderingssituaties kan er een verschil zijn. AFAS is bezig met het verder stroomlijnen van dit proces, zodat deze melding tot het verleden zal gaan behoren.

Bekijk de aantallen waarop je volgens je licentie recht hebt en wijzig (verlaag) deze eventueel. Daarna voer je de gewenste wijziging door. Het kan nodig zijn om hiermee een nacht te wachten, zodat de aantallen op de Klantportal weer actueel zijn. Loop je hierdoor vast, stuur dan een licentieaanvraag in.

Maximaal aantal gebruikers, medewerkers, cliënten en InSite en OutSite

Afhankelijk van de licentie heb je recht op een bepaald aantal UNIEKE gebruikers, medewerkers, etc.

Maximum aantal gebruikers

Maximum aantal gebruikers InSite en OutSite

Maximum aantal medewerkers

Maximum aantal cliënten

Zie ook

Direct naar

  1. Applicatiebeheer
  2. Platformondersteuning en productondersteuning
  3. Conversiewerkzaamheden bij een nieuwe Profit-versie
  4. Autorisatie
  5. Licentie
  6. Communicatieservice inrichten
  7. Aangifte doen vanuit extern pakket
  8. Signalen inrichten
  9. Veldinstellingen beheerder
  10. Boekingslay-out
  11. Geplande taken
  12. AFAS Remote
  13. Vrije inrichting
  14. Gegevens importeren in Profit
  15. Blokkeringen
  16. Selectie
  17. Agenda in InSite inrichten