thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Contract financieel toevoegen in InSite

Je kunt een contract toevoegen in InSite. Vanuit InSite leidt een nieuw contract of contractregel en elke wijziging op een contract of contractregel tot een workflow. Hiervoor zijn profielen beschikbaar.

Dit moet eerst ingericht zijn.

Contract financieel toevoegen in InSite:

  1. Open de site.
  2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
  3. Klik op: OK.
  4. Ga naar: Inkoop / Contractbeheer.
  5. Maak een nieuw contract aan.
  6. Selecteer het profiel dat je wilt gebruiken voor het toevoegen van het contract.
  7. Vul de omschrijving in.
  8. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Verantwoordelijke.

    Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.

  9. Selecteer de verantwoordelijke medewerker bij Contracteigenaar en Contractbeheerder als je meerdere verantwoordelijken binnen jouw organisatie hebt. De contracteigenaar is vaak een manager of budgethouder. De contractbeheerder is vaak een administrateur of sercetaresse. Deze extra contractrollen kun je voor de workflow Contract gebruiken, zodat je het contract door de juiste verantwoordelijke kan laten beoordelen.
  10. Selecteer de Inkooprelatie en eventueel de contactpersoon.
  11. Selecteer eventueel de Locatie.
  12. Vul een waarde in bij Opzegtermijn.
  13. Selecteer de Looptijd verlenging.

    Je kunt kiezen uit een verlengingsperiode van 1 jaar, 2 jaar, 3 jaar 4 jaar of 5 jaar.

  14. Vink Overschrijding contractwaarde niet toegestaan aan als je wilt dat bij het aanmaken van verplichtingen Profit hierop controleert. Je krijgt een melding bij het aanmaken van een verplichting als het saldo van de verplichtingen op het contract groter is dan de contractwaarde.
  15. Vul onder Contractregel een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.
  16. Vul de Contractwaarde in en selecteer op welke termijn deze waarde van toepassing is: Jaar, Kwartaal, Maand, Periode (4 weken) of Totale looptijd contractregel.
  17. Vink Stilzwijgende verlenging aan als het contract stilzwijgend verlengd wordt. Voor een eenmalig contract vink je dit veld niet aan.
  18. Je kunt alleen een bedrag bij Verzekerd bedrag invullen, als je Verzekering hebt geselecteerd bij Soort contract.
  19. Selecteer bij Genereren verplichting een methode voor het genereren van de verplichting. Je kunt kiezen uit:
    • 0: Geen verplichting genereren
    • 1: Per jaar, vanaf periode begindatum
    • 2: Per jaar, pro rata verdelen
    • 3: Per maand, evenredig verdelen
    • 4: Per maand, pro rata verdelen

    Klik hier voor een voorbeeld van de gevolgen voor het genereren van een verplichting.

    Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de periodetabel van het boekjaar.

  20. Selecteer eventueel de Bijlage bij het contract.
  21. Selecteer bij Reservering de reservering als je die voor het contract hebt gemaakt.
  22. Selecteer de Grootboekrekening.
  23. Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
  24. Selecteer Project, Projectfase en Kosten als de inkoopfactuur doorgeboekt moet worden op een project.

    Fin_Contract financieel raaplegen Insite (20)

  25. Klik op: Aanmaken.

Direct naar

  1. Contractbeheer in Financieel
  2. Contractbeheer in Financieel inrichten
  3. Contract toevoegen in Profit
  4. Contract financieel toevoegen in InSite
  5. Contract raadplegen en wijzigen
  6. Activa koppelen aan een contract
  7. Contract per inkooprelatie/crediteur onderhouden
  8. Inkooporder toevoegen op een contract
  9. Contract beëindigen
  10. Contractverlenging toevoegen
  11. Workflow Contractverlenging signaal Financieel
  12. Contractdossier
  13. Reservering toevoegen
  14. Verplichting toevoegen
  15. Aanpassen contractregel bij realisatie op een gekoppelde verplichting
  16. Inkoopfactuur afboeken van reservering of verplichting

Process

Contractbeheer

Work area

Financieel