thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Vervanger inrichten en autoriseren

Blijven taken en acties van medewerkers die verlof hebben of ziek zijn bij jullie openstaan? Dit is niet nodig als je vervangers instelt bij alle medewerkers.

Het inrichten en autoriseren van vervangers is een eenmalige actie. Daarna werkt het altijd!

Bekijk ook het artikel Onbezorgd op vakantie

Aandachtspunten:

  • De onderstaande uitleg werkt alleen als je Automatisch bepalen leidinggevende hebt ingesteld.
  • Als je dit niet hebt ingesteld, werkt het opgeven van een vervanger in de ziekmelding/verlofmelding niet. Profit kijkt dan naar de vervanger die is ingegeven in de eigenschappen van de Organisatorische eenheid. (handmatig)
  • Onderstaand voorbeeld werkt niet voor de vervanger van de vervanger.

Bestemming in de workflow

Als je de juiste bestemmingen inricht in de betreffende workflows, dan krijgt de vervanger de taken van de afwezige medewerker. Er zijn verschillende bestemmingen die de taak sturen naar de huidige vervanger. Meer informatie hierover lees je in dit help-item. Daarnaast zijn er bestemmingen ‘Leidinggevenden en vervangers’, waarbij de taak bij afwezigheid ook altijd naar de vervanger gaat.

Autorisatiefilters op medewerkers instellen

Als een vervanger bijvoorbeeld een workflow over een medewerker moet goedkeuren, dan geef je de vervanger autorisatierechten op die medewerker. In de Autorisatie tool richt je dit in de gegevensfilters op HRM-medewerkers in. In elk filter voeg je een extra regel voor de vervanger van de leidinggevende toe:

Hrm_Vervanger inrichten en autoriseren (10)

Op deze manier krijgt de vervanger automatisch de rechten op de juiste medewerkers.

Automatisch gebruikersgroep overnemen

Als je de gebruikersgroepen in de Autorisatie tool automatisch vult op basis van selecties, dan kun je in je selecties aangeven dat vervangers automatisch worden omgezet. Zo komen de vervangers in dezelfde gebruikersgroep als de te vervangen medewerker. De inrichting hiervan staat uitgelegd in dit help-item.

Maak je gebruik van de autorisatierollen op basis van de template? Dan maak je de bestaande selecties na en voeg je in de weergave een extra veld toe vanuit de categorie 'Actuele gegevens via huidige vervanger'. Klik vervolgens op 'Huidige vervanger / Persoon / Koppelingen / Gebruiker / Vrije velden'.

Voeg de velden Rol 01 t/m Rol 10 toe door deze naar rechts te plaatsen. Wijzig de kolomtitel naar bijvoorbeeld Rol 01 (uit vervanger). Dit voorbeeld geldt voor templates die t/m Profit 10 zijn uitgeleverd.

In het filter voeg je alle rollen vanuit de gebruiker en alle rollen vanuit de vervanger toe. Je richt het precies zo in als de al bestaande selectie. Bij de rollen uit de vervanger voeg je dezelfde filters toe:

Hrm_Vervanger inrichten en autoriseren (20)

Op het moment dat een medewerker verlof heeft of ziek is en er staat een vervanger ingesteld, dan wordt bij het uitvoeren van Actuele gegevens vernieuwen en Automatisch vullen groepen de rol/gebruikersgroep bijgewerkt.

Tips:

  • Vraag je goed af of je wilt dat de vervanger ook de InSite rollen moet krijgen van de leidinggevende. Misschien wil je niet dat de gebruiker allerlei acties in InSite kan doen, maar de gebruiker moet natuurlijk wel rechten hebben op eventuele "Beoordeel" en "Aanpassen" pagina's, die niet altijd onder de ESS rol zitten. Misschien moet je hier een nieuwe vervangers rol voor aanmaken.
  • Misschien moet de vervanger ook dingen 'doen' en niet alleen taken / actie beoordelen/goed en afkeuren.
  • Bedenk goed wanneer en hoe vaak proces wordt aangepast. Je wilt direct resultaat, maar hiervoor moet je de 'actuele gegevens vernieuwen' en 'automatisch vullen groepen' uitvoeren.
  • Denk er één keer goed over na zodat je er daarna een hoop plezier van hebt.
  • Richt de workflows en signalen goed in, zodat er rekening wordt gehouden met vervangers.
  • Als een medewerker zijn of haar eigen leidinggevende vervangt, vergeet dan niet de gegevensfilters aan te passen voor de rechten op de medewerkers. Vergeet hierbij ook niet de gegevensfilters weer terug te zetten bij het beëindigen van de vervanging.

Direct naar

  1. Medewerker procesinrichting
  2. Salaris tonen op standaard weergaven
  3. Vervanger inrichten en autoriseren
  4. Opleidingen en cursussen
  5. Eerstedagsmelding

Process

Medewerker

Work area

HRM