E-factuur via Peppol inrichten

Peppol is een zakelijk netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals e-facturen. Je verstuurt en ontvangt e-facturen hiermee veiliger, sneller en eenvoudiger dan op papier of als PDF.

AFAS biedt volledige integratie met het Peppol-netwerk als Peppol Service Provider (Certified Peppol Access Point). Door aan te sluiten op het Peppol-netwerk kun je e-facturen direct versturen en ontvangen naar andere deelnemers in het netwerk. Je ziet ook de status van je facturen. In Profit gebruik je Peppol direct, zonder dat je extra software nodig hebt.

Voordat je dit kunt gebruiken, moet je eerst een aantal zaken voor deze koppeling inrichten.

In dit artikel lees je welke stappen je in Profit doorloopt om dit in te richten.

Dit helpartikel geldt ook voor België.

Let op:

• Voor Belgische klanten van AFAS is Peppol beschikbaar vanaf 17-11-2025 in Profit 7. Voor Nederlandse klanten zitten we momenteel in een pilotfase waarin er getest wordt door een beperkte groep klanten. De uitrol zal hierna gefaseerd plaatsvinden in 2026. Voor Nederlandse klanten is het communicatieprofiel Peppol daarom nog niet zichtbaar en kun je dit nog niet activeren. Wij houden je op de hoogte wanneer deze voor jou ter beschikking komt.
• Het is in Profit al mogelijk om e-facturen te versturen en ontvangen over het Peppol-netwerk via het platform eConnect (voorheen eVerbinding). Klanten die eConnect gebruiken, kunnen overstappen naar de Peppol-integratie van AFAS. Je kunt uiteraard ook gebruik blijven maken van eConnect, maar niet beide tegelijkertijd gebruiken. Je kiest of je eConnect of Peppol gebruikt.

Beschrijving

Vanuit Profit is het eenvoudig om je te registreren op het Peppol-netwerk. Voor de registratie leg je in je administratie je KVK-nummer (NL) / OIN-nummer (NL), Ondernemingsnummer (BE) en btw-identificatienummer vast. Bij de verkooprelatie(s) stel je in dat de facturen verstrekt worden via Peppol. Controleer ook of je verkoop- en inkooprelaties zijn ingeschreven in het Peppol-netwerk.

Als je via Peppol werkt dan kun je jouw facturen digitaal versturen naar jouw klanten en digitaal ontvangen van jouw leveranciers. Dit gaat via het communicatieprofiel Communicatie met Peppol.

• Verkoopfacturen versturen via Peppol

  Versturen van facturen via Peppol gaat op basis van de voorkeur van de verkooprelatie.

  AFAS ondersteunt twee factuurformaten van Peppol: NLCIUS-formaat (Nederlandse standaard) of het Peppol BIS v3-formaat (Europese standaard).

• Inkoopfacturen ontvangen via Peppol

  Je kunt inkoopfacturen ontvangen via Peppol. De verwerking van deze facturen lijkt op die van e-facturen via e-mail. Het communicatieprofiel Peppol zet een bericht met een UBL klaar. Profit Financieel verwerkt dit tot een e-factuur.

• Inkoopfacturen versturen via Peppol

  Soms verstuur je zelf een inkoopfactuur naar je leverancier. Dit doe je bijvoorbeeld bij self-billing, inhuur derden, of als je van een ontvangst een factuur maakt. Ook deze inkoopfacturen kun je via Peppol versturen en ontvangen.

Dit ga je inrichten

Je richt e-facturatie via Peppol in door eerst de toegang in Profit te regelen. Daarna activeer je het communicatieprofiel die je gebruikt voor Peppol. Vervolgens zorg je dat je administratie op Peppol bekend is, of dat je bestaande registratie overgaat naar Profit. Daarna controleer je per debiteur of de verkooprelatie actief is op Peppol. Bij een positieve controle vult Profit automatisch Peppol-gegevens in bij de debiteur en zet de voorkeur verstrekkingswijze op Peppol. In sommige situaties controleer je ook crediteuren (bijvoorbeeld bij self-billing of bij inhuur derden), zodat je inkoopfacturen via Peppol kunt versturen. Als extra stap kun je een verkooprelatieprofiel inrichten. Tot slot automatiseer je dit met een geplande taak.

Stap 1: Peppol autoriseren

Je autoriseert de toegang van gebruikers en/of gebruikersgroepen tot de functionaliteit voor Peppol. Als je de standaard gebruikersgroepen gebruikt, zijn deze onderdelen geautoriseerd voor Profit.

De standaard gebruikersgroep Debiteuren heeft rechten tot het tabblad Peppol en de actie Peppol-controle bij verkooprelaties/debiteuren. De gebruikersgroep Crediteuren heeft deze rechten bij inkooprelaties/crediteuren. Daarnaast kunnen zij de aflossing ook journaliseren. De inrichting van Peppol wordt gedaan door Functioneel applicatiebeheer. De autorisatierollen Journaalposten boeken heeft raadpleegrechten.

Gebruik je een andere groep, volg dan de stappen hieronder.

Peppol autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Alle menu-items / Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
   • Alle menu-items / Financieel / Debiteur / Debiteur.
   • Alle menu-items / Financieel / Crediteur / Crediteur.
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Ga naar: Algemeen / Administratie / Instellingen administratie / Peppol.
8. Autoriseer het tabblad voor Peppol.
9. Ga naar: Financieel / Debiteur / Verkooprelatie/debiteur.
10. Autoriseer het tabblad Peppol en de actie Peppol-controle.
11. Ga naar: Financieel / Crediteur / Inkooprelatie/crediteur.
12. Autoriseer het tabblad Peppol.
13. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Stap 2: Communicatieprofiel voor Peppol activeren

Voordat je gebruik kunt maken van Peppol moet je het communicatieprofiel in de omgeving activeren.

Let op:

• Peppol is beschikbaar vanaf november 2025 in Profit 7 voor Belgische klanten. Voor Nederlandse klanten zitten we momenteel in een pilotfase waarin er getest wordt door een beperkte groep klanten. De uitrol zal hierna gefaseerd plaatsvinden in 2026. Voor Nederlandse klanten is het communicatieprofiel Peppol daarom nog niet zichtbaar en kun je dit nog niet activeren. Wij houden je op de hoogte wanneer deze voor jou ter beschikking komt. .
• Als je het communicatieprofiel Peppol activeert, koppel je daar een gebruiker aan. Wordt deze gebruiker geblokkeerd, bijvoorbeeld omdat hij uit dienst is, dan werkt de Peppol-activering niet meer. Je moet in dat geval de Peppol-activering (token) in Profit overzetten naar een andere gebruiker. Lees hier hoe je dit doet.

  Bij het activeren van het communicatieprofiel Peppol, koppel je daar een gebruiker aan. Wordt deze gebruiker geblokkeerd, bijvoorbeeld omdat hij uit dienst is, dan werkt de Peppol-activering niet meer goed. Je moet in dat geval de Peppol-activering (token) in Profit overzetten naar een andere gebruiker.

  Per administratie is een uniek token aangemaakt, gekoppeld aan de gebruiker die de activering heeft uitgevoerd. Zodra deze gebruiker wordt geblokkeerd, moet de token dus opnieuw worden geactiveerd door een andere (actieve) gebruiker.

  Let op:

  Als de token zelf geblokkeerd is, kan de Peppol-service geen facturen meer aanleveren via de updateconnector in de omgeving. Het is daarom belangrijk om bij het blokkeren van een gebruiker tijdig een nieuwe token te laten aanmaken door een andere gebruiker.

  Peppol koppeling herstellen en omzetten naar een niet geblokkeerde gebruiker:

  1. Open de communicatie-omgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  3. Open de eigenschappen van het profiel Peppol.
  4. Klik op: Acties / Koppeling herstellen.
  5. Zet de Gebruiker om naar een niet geblokkeerde gebruiker.

     

     Je krijgt de melding: Peppol koppeling hersteld.

  6. Klik op: OK.
  7. Klik op de actie Peppol deelnemer controleren om te controleren of de Peppol koppeling nu werkt.

     

  8. Je krijgt de melding: Peppol koppeling heeft geen problemen.
  9. Klik op: OK.

Extra stap ontkoppelen eConnect:

Maak je gebruik van de koppeling met eConnect en wil je overstappen naar de Peppol-integratie met AFAS? Dan moet je eerst de activering Communicatie eVerbinding deactiveren. Als je overstapt van eConnect naar de Peppol-integratie in Profit dan moet je je Peppol-account daar eerst afmelden.

Communicatieprofiel in de communicatie-omgeving activeren:

Je bepaalt eerst welke omgeving je gebruikt als communicatieomgeving (je hoofdomgeving). Dit kan de centrale communicatieomgeving zijn, de huidige omgeving of een andere omgeving. Als je één omgeving hebt, is dit automatisch de communicatieomgeving. (Dit kun je opzoeken in de eigenschappen van je omgeving, op het tabblad Algemeen, in het veld Communicatieomgeving)

1. Open de communicatie-omgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van het profiel Peppol.
4. Klik op: Acties / Activeren.

   Profit opent het scherm Activeren Peppol-deelnemer.

5. Selecteer een gebruiker bij Gebruiker.
6. Klik op: Voltooien.

Het communicatieprofiel en de AppConnector zijn gedeblokkeerd en gereed voor gebruik.

Stap 3 (optie 1): Administratie op Peppol registreren (je hebt nog geen Peppol-id)

Je registreert de administratie direct vanuit Profit op het Peppol-netwerk. Als je meerdere administraties hebt die je wilt registreren, doe je dit per administratie. Je registreert in Nederland op basis van KVK-, OIN-nummer of btw-identificatienummer. Voor België registreer je de administratie op het ondernemingsnummer (KBO) of btw-identificatienummer.

Voor Nederland moet je de administratie in elk geval registreren op KVK-nummer en voor België in elk geval op het KBO-nummer.

Het btw-identificatienummer is in principe optioneel. Wij adviseren wel om je administratie ook op het btw-identificatienummer te registreren. Dan kun je inkomende facturen van crediteuren via Peppol op beide nummers ontvangen. Zo voorkom je mogelijke problemen met de ontvangst van facturen.

In stap 1 van het registratieproces in Profit kies je op welk nummer je registreert. Kies bijvoorbeeld het KVK-/ondernemingsnummer, of het btw-identificatienummer.Wil je op beide nummers registreren? Doorloop dan het registratieproces in Profit twee keer.

Heeft je administratie al een Peppol-id? Volg dan deze stappen om je administratie te migreren.

Administratie op Peppol registreren (je hebt nog geen Peppol-id):

1. Open de administratie.
2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer de gegevens van de organisatie die je hebt gekoppeld aan de administratie bij Organisatie/persoon.

   Zorg dat je in dit veld de organisatie hebt geselecteerd die je hebt vastgelegd in CRM. Profit neemt dan automatisch de gegevens over van de organisatie, zoals KVK-nummer, contactpersoon en telefoonnummer.

   De adresgegevens worden gebruikt in bepaalde standaardrapporten, zoals factuurrapporten.

   Voor meer informatie over de velden, zie beschrijving bij algemene administratie-instellingen vastleggen.

5. Ga naar het tabblad: Verstrekking.
6. Heb je een OIN Nummer controleer dan of deze juist is ingevuld. (Profit 7)

   Profit gebruikt dit veld voor de registratie op het Peppol-netwerk en om op de facturen te tonen. Dit veld is alleen van toepassing voor overheidsorganisaties in Nederland.

7. Controleer of E-mailadres afzender en Naam afzender is ingevuld voor de e-mailberichten die je vanuit Profit verstuurt. Als je de naam van de afzender niet invult, gebruikt Profit de naam van de administratie als afzender van de e-mailberichten.
8. Selecteer het bankrekeningnummer bij Bankrek. verkoopfactuur. Dit is het bankrekeningnummer waaraan de verkooprelatie de e-factuur moet betalen en geldt alleen voor deze administratie. Je kunt de bankrekening ook vastleggen bij het verkooprelatieprofiel als je meestal factureert vanuit één administratie.
9. Ga naar het tabblad: Peppol.
10. Controleer of KvK-nummer, OIN Nummer en Btw-identificatienummer zijn ingevuld. Deze velden worden automatisch opgehaald uit Profit:
    • OIN Nummer haalt Profit van het tabblad Verstrekking in de eigenschappen van de administratie (alleen bij overheidsorganisaties in NL).
    • KvK-nummer (NL) of Ondernemingsnummer (BE) haalt Profit van het tabblad Algemeen in de eigenschappen van de organisatie.
    • Btw-identificatienummer haalt Profit van het tabblad Btw in de financiële administratie-instellingen (Financieel / Beheer / Instellingen administratie).

    Wil je deze gegevens wijzigen? Pas ze dan aan op de genoemde locaties waar Profit ze haalt.

    

11. Klik bij het onderdeel Peppol-registraties op: Nieuw.
12. Doorloop de wizard om de administratie te registreren op het Peppol-netwerk:
    • Stap 1: selecteer het gegeven waarop AFAS gaat controleren en de registratie bij Peppol doet.
    • Stap 2: vink aan of je voor de administratie ook inkomende facturen wilt ontvangen. Vink dit veld ook aan als je administratie al een Peppol-id heeft en wilt migreren.
    • Stap 3: ga akkoord met de voorwaarden.
    • Klik op Voltooien.

    AFAS gaat een zogenaamde KYC-controle uitvoeren (Know Your Customer). AFAS is verplicht als Service Provider om de organisatie te controleren om het Peppol-netwerk veilig te houden. De status van de regel wordt nu Registratie aangevraagd.

13. Deze communicatie verloopt via een communicatiebericht en ontvang je automatisch als je de geplande taak hiervoor hebt ingericht of handmatig als je klikt op Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
    1. Als de validatie niet lukt op de KYC-controle, wijzigt de status naar Validatie onvolledig - zie opmerking. Klik dan op: Aanvullende informatie aanleveren om de ontbrekende informatie in te vullen en opnieuw te verzenden. Maak hierbij een keuze op welke manier je dit aanlevert: een bedrag van 1 cent ter verificatie overmaken naar AFAS óf het uittreksel van de organisatie aanleveren.

       Je hebt 2 mogelijkheden om aanvullende informatie aan te leveren voor de KYC-controle: selecteer Bedrag overmaken of Uittreksel Handelsregister aanleveren.

       
       

       1. Vul het bankrekeningnummer in van de administratie, als je Bedrag overmaken hebt geselecteerd.

          Let op: De tenaamstelling van de bankrekening moet gelijk zijn aan de tenaamstelling van het btw-identificatienummer.

          

       2. Selecteer het bestand (bijvoorbeeld een pdf-bestand) van het uittreksel van het Handelsregister, als je Uittreksel Handelsregister aanleveren hebt geselecteerd.

          

    2. Als de KYC-controle succesvol is uitgevoerd, wijzigt de status naar AFAS-deelnemerregistratie OK.

    

14. Klik op Aanvragen Peppol ID als de status AFAS-deelnemerregistratie OK is.
15. Klik op Ja om de registratie uit de voeren.
16. Klik op Opslaan en sluiten. Klik op OK en open de omgeving opnieuw.

Hierna wijzigt de status inschrijving van de administratie op het tabblad Peppol naar Peppol-deelnemerregistratie aangevraagd. Dit kan even duren. Deze communicatie verloopt ook via een communicatiebericht en ontvang je automatisch als je de geplande taak hiervoor hebt ingericht of handmatig als je klikt op Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.

Wacht met versturen van facturen totdat je administratie succesvol is geregistreerd met een Peppol-account. Ook dit kan even duren. De status is dan Peppol deelnemer geregistreerd.

Lees hier meer over de statussen van de Peppol-registratie en wat je moet doen.

Je moet daarna je geregistreerde Peppol-account, ofwel je Peppol-ID, koppelen in de administratie.

Actief Peppol-account in de administratie controleren en koppelen:

1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Peppol.

   

   Je ziet Peppol deelnemer geregistreerd.

3. Selecteer het Peppol-ID van de administratie bij Afzender Peppol facturen voor het versturen van facturen.

   Als je onder meerdere ID's bij Peppol geregistreerd bent, dan kies je er één als afzender-ID in Profit.

   Dit wil zeggen, je kunt jezelf in Profit registreren met bijvoorbeeld zowel je ondernemingsnummer als je btw-nummer, waardoor je op het Peppol-netwerk zichtbaar bent onder beide ID's. Dit betekent dat je leveranciers hun facturen naar jou kunnen sturen via beide nummers, omdat je op beide geregistreerd staat. Echter, wanneer je zelf facturen wilt versturen naar je klanten (debiteuren), kun je in Profit slechts één van deze ID's kiezen als je afzender-ID. Dit betekent dat je moet beslissen via welk nummer je je facturen wilt versturen.

4. Klik op Opslaan en sluiten.

De administratie is nu klaar om facturen te ontvangen en te versturen via Peppol.

Stap 3 (optie 2): Bestaande registratie administratie op Peppol naar Profit migreren (je hebt al een Peppol-id)

Als je administratie al een Peppol-id heeft volg dan deze stappen om je administratie te migreren. Dit is alleen verplicht als je de binnenkomende facturen via AFAS wilt ontvangen. Voor de uitgaande facturen is er geen migratie nodig, je kan vanuit meerdere Access Points facturen versturen.

Administratie op Peppol in Profit registreren (je hebt al een Peppol-id):

1. Open de administratie.
2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
3. Controleer de gegevens van de organisatie op het tabblad Algemeen, Verstrekking en Peppol.

   Voor meer informatie over de velden, zie beschrijving bij Administratie op Peppol registreren.

4. Ga naar het tabblad: Peppol.
5. Klik bij het onderdeel Peppol-registraties op: Nieuw.

   

6. Doorloop de wizard om de administratie te registreren op het Peppol-netwerk:
   • Stap 1: selecteer het gegeven waarop AFAS gaat controleren en de registratie bij Peppol doet.
   • Stap 2: vink aan of je voor de administratie ook inkomende facturen wilt ontvangen. Vink dit veld ook aan als je administratie al een Peppol-id heeft en wilt migreren.
   • Stap 3: Je bepaalt in deze stap wat er met je huidige Peppol-registratie moet gebeuren. Je kiest tussen het migreren van de bestaande registratie of het uitschrijven bij je huidige serviceprovider.

     Selecteer Migreren van bestaande registratie om de administratie te migreren. Je vraagt hiervoor een migratiesleutel aan bij je huidige serviceprovider en vult deze in. AFAS zet vervolgens het Peppol-account van de administratie over naar Profit.

     Selecteer Uitschrijven als je de administratie bij de huidige serviceprovider op het Peppol-netwerk wil uitschrijven. Het uitschrijven regel je via de huidige serviceprovider. Zodra dit is afgerond, kun je de registratie in Profit opnieuw doorlopen.

   • Klik op Voltooien.
7. Klik op OK en open de omgeving opnieuw.

De communicatie verloopt via een communicatiebericht en ontvang je automatisch als je de geplande taak hiervoor hebt ingericht of handmatig als je klikt op Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.

De administratie is nu klaar om facturen te ontvangen en te versturen via Peppol.

Stap 4: Peppol-controle op debiteur en crediteur

Je voert de Peppol-controle uit voor debiteuren waarvoor je de facturen via Peppol wilt versturen. Hiermee controleer je of een verkooprelatie/debiteur is ingeschreven in de Peppol-database en actief is op Peppol. Dit kan op verschillende manieren. Bij het aanmaken of wijzigen van een verkooprelatie/debiteur in Profit of InSite. Je kunt de controle ook achteraf handmatig doen.

Bij een positieve controle vult Profit automatisch Peppol-gegevens in bij de debiteur: het Peppol-adres, het formaat van de factuur en stelt de voorkeur verstrekkingswijze in op Factuur Peppol + overige rapporten e-mail PDF in. Alle facturen voor deze debiteur gaan dan via Peppol en overige rapporten worden verstrekt via e-mail met een PDF. Via de eigenschappen van de debiteur kun je de Peppol-gegevens controleren.

Zodra je het OIN-, KVK- of btw-identificatienummer wijzigt bij een debiteur, dan voert Profit automatisch de Peppol-controle uit. Dit werkt vergelijkbaar met de VIES-controle op btw-identificatienummers. Bij een positieve match vult Profit de Peppol-velden en zet de voorkeur verstrekkingswijze naar Factuur Peppol + overige rapporten e-mail PDF.

In sommige situaties verstuur je inkoopfacturen naar inkooprelaties (crediteuren), bijvoorbeeld bij self-billing of bij inhuur derden. Voor het versturen van inkoopfacturen via Peppol, heeft de crediteur een Peppol-adres nodig en de voorkeur verstrekkingswijze moet staan op Factuur Peppol + overige rapporten e-mail PDF. Dit doe je net als bij debiteuren met behulp van de Peppol-controle.

Let op:

De Peppol-controle voor crediteuren en self-billing via Peppol is vanaf december 2025 beschikbaar in Profit. Je kan de Peppol-controle voor een crediteur/leverancier enkel uitvoeren als je met self-billing werkt. Als je geen self-billing gebruikt, geeft de Peppol-controle geen resultaat.

Peppol-controle uitvoeren bij aanmaken of wijzigen van een debiteur (of crediteur):

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur of Financieel / Crediteur / Crediteur .
2. Open de eigenschappen van de debiteur of crediteur.
3. Ga naar het tabblad: Peppol.
4. Controleer bij het onderdeel Gegevens of het OIN Nummer , KvK-nummer of Btw-identificatienummer is gevuld.
   • OIN Nummer haalt Profit van tabblad Algemeen in de eigenschappen van de debiteur of crediteur (alleen voor overheidsorganisaties in NL).
   • KvK-nummer (NL) of Ondernemingsnummer (BE) haalt Profit van tabblad Algemeen in de eigenschappen van de organisatie.
   • Btw-identificatienummer haalt Profit van tabblad Debiteur of Crediteur.

   Wil je deze gegevens wijzigen? Pas ze dan aan op de genoemde locaties waar Profit ze haalt.

5. Klik bij het onderdeel Controle op: Controleer Peppol-inschrijving.

   Profit zoekt op KVK-, btw- of OIN-nummer in het Peppol-adresboek.

6. Bij een positieve controle vult Profit automatisch:
   • Peppol-adrestype en Peppol-adres.
   • Formaat factuur (standaard Peppol BIS v3).

     Wijzig indien nodig naar NLCIUS (Nederlandse formaat), bijvoorbeeld bij facturen met een g-rekening.

   • Voorkeur verstrekkingswijze op tabblad Algemeen: Factuur Peppol + overige rapporten e-mail PDF.
7. Als de Peppol-controle geen Peppol-adres vindt, maar je wel een Peppol-ID hebt, zet dan Peppol-adrestype op Overig en vul het Peppol-adres handmatig in. Dit kan nodig zijn als je buiten Nederland of België factureert, bijvoorbeeld naar Frankrijk of Spanje.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Peppol-controle voor debiteuren vanuit de weergave:

Je kunt ook direct vanuit de weergave van debiteuren de Peppol-controle uitvoeren. Dit werkt zoals de VIES-controle in Profit, waarbij het btw-identificatienummer wordt gecontroleerd.

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Selecteer de debiteuren, waarvoor je de controle wilt uitvoeren.
3. Klik op de actie: Peppol-controle (als deze actie niet beschikbaar is, moet je deze autoriseren).
4. Bevestig de melding dat je de controle via de wachtrij wilt uitvoeren.
5. Profit voert de controle uit en vult bij een positieve match automatisch de Peppol-velden en zet de verstrekkingswijze op Factuur Peppol + overige rapporten e-mail PDF.

Stap 5 (optioneel): Verkooprelatieprofiel voor Peppol inrichten

Zorg dat je het verkooprelatieprofiel juist hebt ingesteld voor Peppol voor het versturen van bijlagen, verzamelen en verdichting van je verkoopfacturen. Voor Peppol wordt namelijk met deze instellingen rekening gehouden.

Werk je met projectfacturen, dan kun je nacalculatieregels verdichten (Vanaf Profit 7). Zo voorkom je dat facturen tientallen losse regels bevatten. Je bepaalt in het verkooprelatieprofiel of op projectniveau hoe Profit regels samenvoegt tot overzichtelijke factuurregels. Op projectniveau kun je afwijken van het verkooprelatieprofiel. De instellingen op een project overrulen het verkooprelatieprofiel.

Bij het aanmaken van facturen verzamelt Profit de nacalculatieregels volgens de ingestelde verzamelmethode (bijvoorbeeld per week of maand) en verdicht de regels volgens de gekozen verdichtingsmethode. De verdichting bepaalt hoeveel factuurregels er op de factuur staan, terwijl de verzamelmethode bepaalt hoeveel facturen er worden aangemaakt. Lees hier meer over.

Verkooprelatieprofiel voor Peppol inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het gewenste profiel.

   Afhankelijk van de situatie gebruik je een eigen verkooprelatieprofiel of het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).

3. Ga naar het tabblad: Factureren.
4. Vink Bijlage samenvoegen met .pdf verkoopfactuur aan als je wilt dat Profit alle extra bijlagen van de typen pdf, jpg en png samenvoegt naar één pdf. Andere bijlagen, bijvoorbeeld vanuit Excel, Word of met de extensie .txt worden niet in de pdf opgenomen. Op deze manier worden de bijlagen op je facturen dus samengevoegd met de pdf van de factuur en meegestuurd via Peppol. Het kan nodig zijn om dit veld aan te vinken, omdat niet alle sofwarepakketen van je klanten losse bijlagen bij de factuur kan verwerken.

   Laat je dit veld uitgevinkt dan verstuurt Profit losse bijlagen mee met de e-factuur.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Extra bijlagen bij verkoopfactuur.

   Je kunt instellen dat als je een extra bijlage bij een pakbon en/of verkooporder of nacalculatie hebt toegevoegd, dat deze altijd automatisch ook bij de verkoopfactuur verstrekt moet worden. Je hoeft dan de extra bijlage van bijvoorbeeld de tekening niet telkens toe te voegen. Dit geldt alleen voor verstrekken via e-mail en/of via dossier, waarna ze zichtbaar worden in de OutSite-klantportal.

   Voordat je dit gebruikt moet je eerst het toevoegen van extra bijlagen inrichten (autoriseren, etc.) zoals hieronder is beschreven.

   Extra bijlage uit pakbon/order automatisch verstrekken bij verkoopfactuur inrichten:

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
   2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel, bijvoorbeeld van het standaard profiel als je wilt dat de instelling voor al de verkooprelaties geldt.
   3. Ga naar het tabblad: Factureren.
   4. Vink Bijlage samenvoegen met .pdf verkoopfactuur als je wilt dat Profit alle bijlagen van de typen pdf, jpg en png samenvoegt naar één pdf. Andere bijlagen, bijvoorbeeld vanuit Excel, Word of met de extensie .txt worden niet in de pdf opgenomen. Je kunt de samengevoegde pdf alleen in je e-mailprogramma raadplegen.
   5. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
   6. Selecteer bij Verstrekking bijlage onder Projectfacturen een van de opties.

      Behalve deze opties wordt ook de extra bijlage uit de kop van de projectfactuur verstrekt.

      • Alle bijlagen verstrekken uit de nacalculatie - Als je in de doorbelaste nacalculatieregels in het veld Bijlage een bijlage hebt gekoppeld, worden deze bij de factuur verstrekt.
      • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder, pakbon en de nacalculatie
      • Alle bijlagen verstrekken uit de projectbon
      • Alle bijlagen verstrekken uit de projectbon en de nacalculatie
      • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder
      • Alle bijlagen verstrekken uit de verkooporder en pakbon
      • Alle bijlagen verstrekken uit de factuur - Hierbij worden alleen de extra bijlage(n) uit de projectfactuur (kop) verstuurd.

      Zie ook afwijkende instellingen voor verstrekking bijlage bij project.

      Zie ook afwijkende instellingen voor verstrekking bijlage bij klantovereenkomst (activering Flex).

   7. Selecteer ook bij Verstrekking bijlage onder 'Ordermanagement' welke extra bijlage nog meer bij de factuur gevoegd moeten worden. (De extra bijlage bij de verkoopfactuur zelf wordt sowieso wel verstrekt.) De opties zijn:
      • Alleen de extra bijlage die bij de pakbon in de kop van de boekingslay-out is gekoppeld, verstrekken bij de factuur.
      • Zowel de extra bijlage die bij de verkooporder als die bij pakbon is gekoppeld, verstrekken bij de verkoopfactuur.
      • Geen extra bijlagen van verkooporder en pakbon verstrekken bij factuur. (N)
   8. Sla de wijzigingen op.

   Als je bovenstaande hebt ingericht, kun je een extra bijlage toevoegen aan geboekte nacalculatieregels, een pakbon en/of order waarna deze met de bijbehorende verkoopfactuur verstrekt zullen worden.

   Zie ook:

   • Extra bijlagen uit de pakbon/order verstrekken bij verkoopfactuur
   • Verzamelen van projectfacturen instellen
5. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
6. Hier stel je in hoe je facturen wilt verzamelen binnen de module.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Verzamelen van facturen.

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
   2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel dat gekoppeld is aan de verkooprelaties.

      Afhankelijk van de situatie gebruik je een eigen verkooprelatieprofiel of het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).

   3. Selecteer het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).
   4. Ga naar het tabblad: Factureren.

      

      Hier zie je o.a. de bankrekening waar je verkooprelaties de factuurbedragen naar toe overmaken.

   5. Selecteer bij Facturatie frequentie de periodetabel volgens welke frequentie je wilt factureren. Bijvoorbeeld Week Projecten als je wekelijks wilt factureren.
   6. Vul bij Extra dagen facturatie frequentie in hoeveel dagen na het begin van de periode van de (hierboven ingestelde) geldende periodetabel de factuur factureerbaar is.

      Bij een aantal van '2' bovenop de begindatum van facturatie periode zal in ons voorbeeld bovenop de datum van de nieuwe week telkens 2 dagen opgeteld worden vanaf wanneer de factuurregel factureerbaar wordt.

      • Dit zie je voor verkoop in de weergave Te factureren regels van Automatisch factureren terug bij het veld Factureerbaar vanaf.
      • Bij inkoop voor zzp zie je dit in de weergave Te genereren inkoop bij het veld Genereren vanaf.

      Hier zie je een voorbeeld van de combinatie van Facturatie frequentie en Extra dagen facturatie frequentie.

      

      Bij een aantal van '2' bovenop de begindatum van periode zullen in ons voorbeeld bij de datum van de nieuwe week telkens 2 dagen opgeteld worden vanaf wanneer de factuurregel factureerbaar wordt. De datum vind je terug in het veld Factureerbaar vanaf bij Automatisch factureren.

   7. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.

      Hier stel je in hoe je facturen wilt verzamelen binnen de module. Je kunt ook over de modules heen facturen verzamelen - zie Verzamelfactuur inrichten.

      

      • Selecteer bij Verzamelperiode eventueel, als je automatische projectfacturen wilt verzamelen, per welke periode je wilt verzamelen (per 4 weken, per maand of per week).
      • Selecteer eventueel bij Verzamelmethode volgens welke methode je wilt verzamelen, als je automatische projectfacturen wilt verzamelen. Bijvoorbeeld per medewerker, project, projectfase of een combinatie daarvan.

        Per verkooprelatie is de standaard verzamelmethode.

      • Selecteer eventueel bij Verstrekking bijlage een optie met betrekking tot de bijlagen.
   8. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Ga naar het tabblad: Verdichten factuur. (Profit 7)

   Let op:

   Werk je met conceptfacturen? Dan zijn de instellingen voor het verdichten van nacalculatieregels niet zichtbaar op het verkooprelatieprofiel of het project. Je kan van de instellingen afwijken via Projecten / Beheer / Instellingen / Facturering/voorraad, op het tabblad Concepten. Er mogen geen actieve concepten in je omgeving aanwezig zijn tijdens het wijzigen van deze instellingen. Meer informatie vind je via: Conceptfacturering inrichten.

8. Vink het Nacalculatieregels verdichten aan als je de nacalculatieregels wilt verdichten.
9. Selecteer hoe je wilt verdichten bij Methode verdichting, bijvoorbeeld per project of itemcode.

   Per afdeling en/of kostenplaats verkooprelatie is mogelijk met Flex-activering.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Verdichten van nacalculatieregels. (Profit 7)

   In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

   Je kunt de nacalculatieregels verdichten op de projectfactuur. Zo komen er minder regels op de factuur te staan. De manier van verdichten stel je in via het verkooprelatieprofiel. In de eigenschappen van het project kun je hiervan afwijken. (Profit 7)

   Je kunt kiezen uit de volgende methodes van verdichting:

   • Per itemcode
   • Per project
   • Per project per tekstcode
   • Per tekstcode
   • Per medewerker

   Deze methodes zijn beschikbaar onder de Flex-activering:

   • Per kostenplaats verkooprelatie
   • Per afdeling
   • Per afdeling / kostenplaats verkooprelatie

   Verdichten instellen op het verkooprelatieprofiel

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
   2. Open de eigenschappen van het gewenste profiel.
   3. Ga naar het tabblad: Verdichten factuur.
   4. Selecteer hoe je wilt verdichten bij Methode verdichting, bijvoorbeeld per project of itemcode.
   5. Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Verzamelen en verdichten van projectfacturen instellen
• Extra bijlagen inrichten

Stap 6: Geplande taak Communicatieservice verzenden en ontvangen instellen

Je ontvangt en verstuurt een e-factuur via Peppol met een communicatiebericht in de communicatieservice in Profit. Dit kan automatisch of handmatig. Het advies is om dit automatisch te doen. Je richt hiervoor de geplande taak in Communicatieservice verzenden en ontvangen.

Automatisch berichten verzenden en ontvangen met de geplande taak:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Controleer of de taak Communicatieservice verzenden en ontvangen al bestaat. Is dat niet het geval? Maak dan de taak aan. Hiermee plan je de taak om de berichten op te halen, op welke dagen en op welk tijdstip. Zo hoef je het niet handmatig te doen en kun je de onderstaande stappen overslaan.

Handmatig, via het menu Communicatieservice:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Berichten verwerken.

   Hiermee verwerk je alle communicatieberichten in de omgeving. Wil je een specifiek Peppol-bericht verwerken? Ga dan naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht. Selecteer het gewenste bericht en klik op de actie: Verwerken bericht.

Zie ook

• E-factuur via Peppol