Medewerkerautorisatie via projecten inrichten
Met deze functionaliteit kun je regelen dat een projectleidinggevende rechten op teamleden krijgt via de projectenadministratie.
Deze functionaliteit ondersteunt organisaties die projectgedreven werken en een zogeheten matrixorganisatie hebben waarbij projectleiders van projecten een tweede leidinggevende vormen naast de hiërarchische leidinggevende die via HRM geldt. Doordat de projectleider autorisatie krijgt op de medewerker kan deze alle HRM processen voor deze medewerker uitvoeren in InSite. Voorbeelden hiervan zijn verlof, verzuim, in -en uitdienst, declaratie goedkeuren etc.
Voordat je dit kunt gebruiken moet je deze functionaliteit eerst activeren en inrichten.
Medewerkerautorisatie via projecten activeren
Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.
Naam van de in te schakelen activering:
- Medewerkerautorisatie op basis van teamrol
Deze functionaliteit kun je hierna niet meer deactiveren.
Stappen om een activering in te schakelen
Functionaliteit activeren:
- Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
- Ga naar het tabblad: Activering.
- Vink de functionaliteit aan die je wilt activeren.
Profit waarschuwt dat na het activeren van functionaliteit de omgeving geconverteerd moet worden.
- Klik op: Ja om de functie te activeren.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Profit waarschuwt dat er geen andere gebruikers ingelogd mogen zijn.
- Klik bij de melding op Ja.
Medewerkerautorisatie via projecten autoriseren
Na activering wordt aan het autorisatiefilter voor medewerkers het veld projectleidinggevende toegevoegd. Om een projectleider medewerker rechten te geven moet je het autorisatiefilter uitbreiden met filter op Projectleidinggevende = [medewerker].
Richt de autorisatie in:
- Geef de betreffende gebruikersgroep rechten op dit filter.
- Selectie uitbreiden als deze gebruikersgroep gekoppeld is aan een selectie.
- Regel de InSite autorisatie. Het liefst is de autorisatierol voor InSite gekoppeld aan de gebruikersgroep in Profit. Bijvoorbeeld de standaard meegeleverde groep Management.
Zie ook:
Projectprofiel en workflow project inrichten
Het toevoegen van een project laat je verlopen via de workflow. Dit richt je in het projectprofiel in.
Voeg een projectprofiel toe of open een bestaande en koppel hierbinnen de workflow project, zodat het aanmaken van een project met een projectleidinggevende wordt geborgd via de workflow en eerst beoordeeld wordt voordat de rechten worden uitgedeeld.
Projectprofiel toevoegen
Je voegt een projectprofiel toe met een basisinrichting voor gelijksoortige projecten. Daarmee kun je projecten sneller toevoegen door stappen over te slaan. Ook leg je er eventueel in vast welke workflow(s) een nieuw project moet doorlopen.
Projectprofiel toevoegen:
- Ga naar:
- Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel.
- Uren/Declaraties / Beheer / Inrichting / Projectprofiel.
Als je dit menu-item niet ziet, autoriseer je dit.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de omschrijving voor het projectprofiel in.
- Selecteer een workflow als je het aanmaken van een project in InSite via de workflow wilt laten lopen. De workflow geldt niet voor Profit of AFAS Pocket, de workflow wordt dan niet gebruikt bij een nieuw project.
- Bepaal een context bij Project. Selecteer een bestaande context via de zoekknop (zie hierboven).
Standaard levert AFAS twee contexten mee: Eenvoudig project en Uitgebreid project.
Je kunt ook een eigen context toevoegen en inrichten via de knop Onderhouden. Voor meer informatie, zie beschrijving bij Context voor project toevoegen.
- Selecteer nu de zojuist ingerichte context bij Project.
- Selecteer een project bij Van project als je fases, voorcalculatie, voortgangsspecificatie of factuurtermijnen van een al bestaand project wilt overnemen wanneer je dit projectprofiel gebruikt.
Je kunt na het toevoegen deze gegevens nog wijzigen in het projectprofiel. Die gegevens worden dan vervolgens toegepast bij gebruik van het projectprofiel.
- Vink Fases overnemen, Voorcalculatie overnemen of Factuurtermijnen overnemen aan als je deze wilt overnemen.
Je kunt Fases overnemen, Voorcalculatie overnemen, Factuurtermijnen overnemen alleen aanvinken als er in dit project ook daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van deze instellingen. Profit neemt voor het project dat je op dit profiel baseert dezelfde verhouding voor factuurtermijnen.
- Klik op: Voltooien.
- Klik op: Ja.
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.
Pagina's autoriseren voor InSite:
Bij elk nieuw projectprofiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's, controleer of deze correct geautoriseerd zijn. Als je bepaalde profielen niet in InSite wilt gebruiken, zorg er via de autorisatie voor dat deze niet bereikbaar zijn.
- Controleer in Algemeen / In & OutSite / Pagina, eigenschappen pagina, tabblad Pagina-autorisatie of de pagina's correct geautoriseerd zijn.
- Controleer in InSite of de pagina-onderdelen, waar de velden uit de context van het projectprofiel op staan, wel zijn toegevoegd op de Aanmaken-pagina. De context werkt namelijk pas als de schermsturing de velden kan vullen (ook al zijn ze onzichtbaar gemaakt en weg-geautoriseerd).
Pagina's inschaken voor Pocket:
In Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Projectprofielen bepaal je welke projectprofielen in Pocket gebruikt mogen. Zie verder Projecten en werkbonnen inrichten in Pocket.
Teamrol inrichten
Op een project kunnen teamleden geplaatst worden met een teamrol.
Bepaal per teamrol of de projectleider autorisatie krijgt op de teamleden. Je vinkt hiervoor bij de betreffende teamrol(len) het veld Projectleider is leidinggevende van teamleden aan. Dit veld is alleen zichtbaar na de activering van Medewerkerautorisatie op basis van teamrol.
Je kunt Projectleider is leidinggevende van teamleden niet aanvinken bij de standaard meegeleverde rollen IPL, EPL en TL. Een projectleider heeft zelf de teamrol IPL, en bij Externe projectleider (EPL) is dit veld niet van toepassing.
Bij het toevoegen van een teamlid aan het project wordt deze instelling overgenomen van de teamrol. Je kunt hier op het niveau van teamlid van afwijken.
Teamrol toevoegen
Je kunt zelf teamrollen toevoegen naast de drie meegeleverde teamrollen.
Een eigen rol kun je volledig vrij inrichten en er vrije velden aan toevoegen. In Pocket werken deze echter niet door.
Je kunt een teamrol blokkeren door deze op Geblokkeerd te zetten via de eigenschappen. Je kunt de drie standaard rollen die AFAS onderhoudt niet blokkeren.
Een nieuwe teamrol wordt automatisch toegevoegd aan alle projectgroepen. Als je dit niet wilt, kun je de eigen teamrol naderhand per projectgroep verwijderen.
Teamrol toevoegen:
- Ga naar: Projecten / Team / Teamrol.
- Klik op: Nieuw.
- Vul een waarde in bij Teamrol.
- Vul de omschrijving in.
- Vul de voorkeur werksoort in bij Voorkeur werksoort als je dit wilt. Profit neemt dan deze waarde over bij toevoegen van een teamlid met deze teamrol.
- Klik op: Volgende.
Je bepaalt per teamrol of je een specifieke teamrolpagina voor InSite en/of OutSite voor deze rol wilt. Als je voor een teamrol dit niet instelt, dan toont InSite en/of OutSite de standaard basis projectpagina met basisinformatie voor deze teamrol.
- Vink Teamrolpagina voor InSite aan als je een specifieke projectpagina voor deze teamrol wilt in InSite.
- Vink Teamrolpagina voor OutSite aan als je een specifieke projectpagina voor deze teamrol wilt in OutSite.
- Vink Onderhouden van projectactiviteiten InSite aan als je wilt dat men deze teamrol in InSite projectactiviteiten kan toevoegen/wijzigen.
- Vink Onderhouden van projectactiviteiten OutSite aan als je wilt dat men deze teamrol in OutSite projectactiviteiten kan toevoegen/wijzigen.
- Vink eventueel de velden bij Teams aan die gaan over het beheren van het team:
- Onderhouden van teams in InSite - Met deze rol kun je gebruikers toevoegen in het specifieke team in InSite. De interne projectleider heeft dit altijd aan.
- Onderhouden van teams in OutSite - Met deze rol kun je gebruikers toevoegen in het specifieke team in OutSite. De externe projectleider heeft dit altijd aan.
- Teamrol beschikbaar voor OutSite: Met dit veld geef je aan of deze teamrol beschikbaar mag zijn in OutSite.
- Klik op: Voltooien.
Een nieuwe teamrol wordt automatisch toegevoegd aan alle projectgroepen.
Workflow teamlid project inrichten
Voor het toevoegen van een teamlid in InSite gebruik je een workflow, zodat deze eerst beoordeeld wordt. De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Teamlid project (Profit).
Deze workflow gebruik je ook om het veld Projectleider is leidinggevende van teamleden op projecten aan te kunnen zetten. In het profiel Aanmaken teamlid koppel je de workflow.
Het profiel en de workflow voor het aanmaken van een teamlid op InSite moet je inrichten.
Deelnemen teamlid via workflow beoordelen inrichten
Als je wilt inrichten dat een medewerker/contact zichzelf aanmeldt als teamlid via de actie deelnemen aan team, en dat dit dan via de workflow beoordeeld wordt, moet je onderstaande inrichten. Dit is niet verplicht.
De inrichting bestaat uit twee stappen:
- Workflow inrichten
- Workflow koppelen aan profiel.
Workflow inrichten
Als iemand zich aanmeldt als teamlid, kan dit beoordeeld worden via de workflow. Dit is niet verplicht. (Daarom is ook geen standaard workflow gekoppeld in het aanmaken-profiel.)
Je vindt de workflow in het type dossieritem: Teamlid project (Profit) (-129). Deze is bedoeld voor het beoordelen van een wijzing in het team.
De meegeleverde workflow Beoordelen teamlid ziet er zo uit:
Deze kun je naar eigen inzichten wijzigen.
Stel de profielen in
Je hebt twee InSite-profielen voor het aanmaken en beoordelen van teamleden tot je beschikking. Je kunt zelf geen nieuwe profielen gebaseerd op deze profieltypen toevoegen.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Filter op teamlid, je ziet dan de beide profielen.
- In het Aanmaken teamlid-profiel koppel je de workflow en stel je eventueel de velden in de context in. Hier is standaard niets ingesteld, ook al bestaat de workflow. De reden is dat het beoordelen via de workflow niet verplicht is.
- In het Beoordelen teamlid-profiel stel je in of bij het beoordelen volgens de workflow aanpassen mogelijk is. Stel eventueel ook voorkeurswaarden e.d. in de context in.
Workflowtaken toewijzen aan projectleidinggevende (Optioneel)
Je kunt de projectleidinggevende als taakbestemming selecteren in een workflow om een workflowtaak toe te wijzen.
Standaard beschik je over drie teamrollen die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Na de activering van medewerkerautorisatie op basis van teamrol beschik je ook over:
- Projectleidinggevende – bestemming dossieritem
- Projectleidinggevende – instuurder
- Projectleidinggevende – verantwoordelijke
- Projectleidinggevende en vervangers – bestemming dossieritem
- Projectleidinggevende en vervangers – instuurder
- Projectleidinggevende en vervangers – verantwoordelijke
Met deze taakbestemming kun je ook de HRM workflows uitbreiden (verlof, verzuim, declaratie etc.) met de nieuwe projectleidinggevende rollen. Controleer in de workflow(s) of de juiste bestemmingen zijn gevuld.
Workflowtaken toewijzen aan een teamrol
Je kunt in een workflow een teamrol als bestemming gebruiken. Je selecteert deze dan bij de taak. Hiermee kun je een workflow voor projecten maken en workflowtaken toewijzen aan teamleden op basis van hun teamrol binnen het team.
Dit kun je inrichten voor InSite en/of OutSite. Taken bestemd voor interne teamleden (medewerkers) zijn dan af te handelen via InSite en taken bestemd voor externe teamleden (contacten) zijn dan af te handelen in OutSite.
AFAS levert standaard drie teamrollen mee die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door zelf teamrollen toe te voegen. Als je een teamrol toevoegt dan kun je deze rol als taakbestemming voor een workflow selecteren, mits de teamrol niet geblokkeerd is.
Voorbeeld:
Een team bestaat uit Jan, Piet en Klaas.
Jan = Programmeur
Piet = Ontwerper
Klaas = Programmeur
Als taakbestemming in de workflow selecteer je dan voor 'Programmeur', waarmee Jan en Klaas de taak krijgen.
Workflowtaken toewijzen aan een teamrol:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open de eigenschappen van het type dossieritem.
- Ga naar het tabblad: Workflows.
- Open de eigenschappen van de workflow of voeg een nieuwe workflow toe.
Je opent hiermee de Workflow Editor.
- Klik op de taak.
Aan de rechterkant van het scherm zie je nu de eigenschappen van de taak.
- Klik op:
bij Taak bestemd voor. - Scroll naar de taakbestemmingen onder Project. Hier vind je de teamrol die je nieuw hebt aangemaakt.
- Selecteer de teamrol(len) voor wie deze workflowtaak bestemd is en verplaats deze naar het kader Bestemd voor.
Standaard levert AFAS de rollen Externe projectleider, Projectleider en Teamlid mee. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door teamrollen toe te voegen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Klik op: Concept publiceren.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Als je een nieuw dossieritem instuurt op een project met het type dossieritem van deze workflow dan verschijnt het dossieritem als taak in de takenlijst van degene die de teamrol heeft bij het betreffende project.
