Abonnement toevoegen
Je voegt een abonnement toe bij een debiteur, stelt het begin van het abonnement en het begin van de factuurcyclus in. Vervolgens voeg je de artikelen toe.
Afhankelijk van hoe je het nieuwe abonnement wilt factureren, selecteer je de:
- Begindatum abonnement
Dit is de datum vanaf wanneer het abonnement geldt.
- Factureren vanaf
Dit veld (in de regels met de abonnementsartikelen) bepaalt vanaf welke datum je facturen stuurt. In dit veld komt in eerste instantie dezelfde datum als bij Begindatum abonnement. Je voegt bijvoorbeeld vandaag 12 oktober een abonnement voor een maandblad toe. Je stuurt de klant direct het maandblad toe en factureert ook direct in oktober, op de peildatum 12 oktober. Dit komt overeen met de huidige instellingen: je factureert vanaf het begin van het abonnement.
Door de datum bij Factureren vanaf bijvoorbeeld een maand later te zetten, geef je de klant de eerste maand gratis. De factuur komt dan dus niet bij automatisch factureren naar voren. Op of na de datum in dit veld gaat het abonnement wel mee met het factureren.
- Begindatum factuurcyclus
Dit is de datum vanaf wanneer je de volgende factuur automatisch kunt factureren. Als je gefactureerd hebt, kun je bijvoorbeeld zien dat de datum gewijzigd is naar een maand later (bij maandfacturering en bij cyclus voorkeurwaarde Volgens cyclus). Het abonnement kun je pas op of na deze datum weer factureren. Hier kan wel van afgeweken worden. Als je deze datum een aantal cycli uitstelt, neemt Profit alle te factureren bedragen op in deze eerstvolgende factuur.
De meest overzichtelijke situatie bij het instellen van abonnementen is dat je een abonnement toevoegt, waarbij de begindatum van het abonnement gelijk is aan het begin van de factuurcyclus.
Raadpleeg de voorbeelden voordat je een abonnement toe gaat voegen.
Het is aan te bevelen om, voordat je een nieuw abonnement toevoegt, eerst de organisatie/persoon debiteur te maken. Profit kan de abonnementsfactuur alleen aan een verkooprelatie waarbij het veld Is debiteur aanstaat sturen.
De prijs van het abonnement wordt bepaald door de artikelen in het abonnement.
Abonnement toevoegen:
- Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
- Klik op: Nieuw.
- Vul een waarde in bij Nummer abonnement als je geen autonummering gebruikt.
Of Profit het nummer automatisch genereert is afhankelijk van de instellingen.
- Vul een waarde in bij Organisatie/persoon.
Als deze relatie ook debiteur is, zie je deze automatisch ook in het veld Verkooprelatie verschijnen.
- Je kunt de factuur verstrekken aan een verkooprelatie die afwijkt van de organisatie van het abonnement. Om dit te doen vink je Factuur naar afwijkende verkooprelatie aan en je selecteert verkooprelatie.
Deze afwijkende verkooprelatie geldt alleen voor het huidige abonnement en staat los van de Factureren aan-verkooprelatie.
- Selecteer een waarde bij: Begindatum abonnement.
Let op:
Aan de hand van de datum die je hier invult, vult Profit automatisch dezelfde datum bij Factureren vanaf in de regel in. Dat is de datum waarna je voor het eerst kunt factureren. Bij Begindatum factuurcyclus (op het tabblad Cyclus) vult Profit automatisch de datum van de volgende te factureren maand in (in geval van een maand-cyclus en voorkeurwaarde Volgens cyclus). Dus als je het begin van het abonnement instelt op 1 januari, vult Profit als begin van de volgende facturatie 1 februari in.
- Selecteer een waarde bij Type abonnement.
- Ga naar het tabblad: Cyclus.
- Wijzig eventueel de voorgestelde factuurcyclus bij Cyclus facturering.
Een cyclus is de termijn waarna je opnieuw factureert. De verschillende factuurcycli kun je onderhouden in de Tabel cycli.
Profit vult het veld Cyclus facturering in volgens de voorkeurwaarden die je hebt ingesteld.
Let op:
Als je hier Incidenteel kiest, wordt het veld Niet factureren geactiveerd. Dit kun je, bij een incidenteel abonnement, later nog aanpassen. Als je een incidenteel abonnement later nog een keer wilt factureren kun je het veld Niet factureren uitvinken. Daarna kun je het abonnement nogmaals factureren.
Als je Niet factureren uit laat, neemt Profit alle abonnementsregels in het incidentele abonnement weer mee. Ook de gefactureerde en beëindigde regel(s).Wil je dit niet? Zet dan de vink bij Niet factureren weer aan.
- Controleer altijd de datum bij Begindatum factuurcyclus en wijzig deze eventueel.
Op het moment dat je de Begindatum abonnement selecteerde, vulde Profit het veld Begindatum factuurcyclus automatisch met de eerste datum van de volgende te factureren maand (in geval van een maand-cyclus).
Deze datum neemt Profit ook in de abonnementsregels automatisch over in het veld Factureren vanaf.
Controleer de Methode verdeling. Profit neemt de Methode verdeling over van de abonnement instellingen.
- Ga naar het tabblad: Extra.
- Vink eventueel Incasseren aan als je dit in afwijking van de instellingen bij de debiteur bij de abonnementsfacturen voor dit abonnement wel wilt doen (of uit als je deze juist niet automatisch wilt incasseren).
Als je alleen de abonnementsfacturen voor dit abonnement automatisch wilt incasseren zonder dat dit bij de debiteur is ingesteld, moet bij de debiteur wel een bankrekening gekoppeld zijn in het tabblad Betaling. (De vink Automatisch incasseren laat je uit, want dat zou voor alle typen facturen gelden).
- De velden Verkoop crediteren, Verkoop direct factureren en Verkoop niet factureren hebben te maken met een abonnementartikel waarbij een normaal artikel al of niet eenmalig doorberekend wordt (abonnementsartikel met aanschaf).
- Selecteer bij Project eventueel een project.
- Selecteer eventueel een projectfase bij Projectfase als je hierboven een project hebt ingesteld.
- Voeg de abonnementsregel(s) toe.
Je ziet dat Profit de Begindatum en de prijs automatisch invult. Bij Waarde zie je de waarde van het artikel in dit abonnement.
- Vul de velden in.
- Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen.
- Selecteer codes voor het verbijzonderen als je de opbrengsten die voortvloeien uit de factuur wilt verbijzonderen per afdeling of vestiging.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
|
Direct naar |