Jaarovergang Flex

Voor de jaarovergang van Flex maken we onderscheid in verloningsvormen: Declaratieverloning en Periodeverloning.

Grofweg gaat het bij uitzenden (week en vier-weken verloning volgens de ABU/NBBU CAO) om declaratieverloning en bij maand en cao-verloning om periodeverloning.

Meer informatie over de verschillen.

Het proces van de jaarovergang bevat voor beide verloningsvormen drie fases: het loonjaar afsluiten, voorbereiden en opstarten van een nieuw loonjaar.

Zie ook:

• Themapagina: Jaarovergang Flex

Jaarovergang Flex - Declaratieverloning

Het proces van de jaarovergang voor de declaratieverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases:

1. Loonjaar afsluiten:

• Reguliere periode accorderen

  Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle). Filter hier op het jaar 2023 en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen, kun je starten met nieuwe loonjaar.

• Loonafspraken actualiseren

  Actualiseer de loonafspraken nogmaals, voor het geval er correcties zijn die doorgevoerd moeten zijn voordat het loonjaar afgesloten wordt.

• Selecteer een manier van correcties verlonen

  Bij de jaarovergang wil je dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking.

  Let op: Lees eerst deze toelichting op de wijzen van correcties

  Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker.

  Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar.

  Procedure verwerken en accorderen

  Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd.

  Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

  Voorbeeld:

  Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan.

  Na verwerken en accorderen van periode 1 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1).

  Na verwerken en accorderen van periode 2 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2).

  Na verwerken en accorderen van periode 3 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3).

  Enz.

  Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan

  Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking.

  In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit:

  • Nog te bepalen (standaard waarde)
  • Dit salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar.

    Houd hier rekening mee:

    • De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
    • De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar.
    • De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar.
    • Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar.
  • Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan.

    Voorbeeld:

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2023?

    Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

    En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2023.

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024?

    Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan.

    De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2024.

  Actueel contract

  In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.'

  Meer informatie hierover, lees je hier.

  • Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft.

  Boekstukdatum

  Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan:

  • Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie.
  • Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd.
  • Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.

    Let op:

    Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

  Reserveringen tijdens de jaarovergang

  De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk.

  In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie.

  • Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen

    Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan.

    Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

    Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen:

    1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
    2. Open de eigenschappen van de werkgever.
    3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
    4. Klik op: Nieuw.

       

    5. Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar.
    6. Klik op: Volgende.
    7. Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar.
    8. Wijzig
    9. Klik op: Volgende.
    10. Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.

        Let op:

        Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

    11. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:
        • Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.

          Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur. Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel.

    12. Klik op: Voltooien.

    Zie ook:

    • Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

  Let op:

  Een declaratie die betrekking heeft op het voorgaand boekjaar en daarin initieel ook verloond is, wordt negatief gecorrigeerd via correctiedeclaratie/terugdraaien in het huidige boekjaar. Bijvoorbeeld van 8 gewerkte uren (verwerkt in 2023) naar 0 gewerkte uren (verwerkt in 2024).

  De berekende 'Loonheffing' wordt met de correctie niet teruggedraaid in het voorgaande jaar. Naast de loonheffing geldt dit ook voor ZVW, werknemerspremies, pensioen, etc. Houd hier rekening mee.

• Laatste aangifte controleren

  Voordat je de loonaangifte verzendt, controleer je deze aangifte. Bij deze technische controle controleert Profit de gegevens voor de loonaangifte op dezelfde manier als de Belastingdienst, voordat zij het bericht accepteert. Dit betreft onder andere controles op verplichte velden en het verband tussen bepaalde gegevens. Hierdoor wordt de kans op fouten na het insturen sterk verminderd.

• Correctieperiode accorderen

  Met het accorderen van een correctieperiode sluit je deze periode af. Niet-verwerkte correcties in de verschillenperiode gaan na het accorderen mee naar de volgende (correctie)periode.

• Laatste aangifte klaarzetten

  Je maakt de loonaangifte definitief, door deze klaar te zetten. Vervolgens verzend je deze (automatisch) naar de Belastingdienst.

• Jaaropgaven genereren

  Voor het genereren van de jaaropgaven gebruik je de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). Deze jaaropgaven genereren per nummer inkomstenverhouding een aparte jaaropgave.

2. Voorbereiden nieuw loonjaar:

• Nieuwe componenten (ABU/NBBU) toevoegen aan uren/kosten/werksoorten

  Voeg nieuwe looncomponenten toe en koppel deze aan kosten en urensoorten. Koppel die kosten en urensoorten vervolgens aan een itemset.

• Itemsets bijwerken

  Voeg uren/kosten/werksoorten toe voor de nieuwe looncomponenten. Koppel de looncomponent vervolgens aan de werk/uren/kostensoorten.

• Nieuwe prijsafspraken

  Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite.

• Nieuw kostprijsmodel

  Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit.

• Nieuwe loonschalen toevoegen bij de medewerkers

  Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast.

• Genereer declaraties voor feestdagen

  Gebruik hiervoor het overzicht Feestdaguren. Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow.

3. Nieuw loonjaar opstarten:

• Journaalstructuur bijwerken

  Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken.

• Periode Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen
  Je voegt voor iedere periode van het jaar een periode toe in het salarisverwerkingscockpit. Dit kan via automatisch genereren.

  Maak salarisverwerkingsplannen aan met het juiste tijdvak (week/maand) met de juiste einddata urenregistratie (laatste dag periode)

  • Vul het tabblad Journalisering correct in in de salarisverwerkingsregels:

    

  • Juist vullen tabblad Declaratieverloning in salarisverwerkingsregels:

    Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker.

    Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar.

    Procedure verwerken en accorderen

    Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd.

    Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

    Voorbeeld:

    Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan.

    Na verwerken en accorderen van periode 1 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1).

    Na verwerken en accorderen van periode 2 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2).

    Na verwerken en accorderen van periode 3 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3).

    Enz.

    Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan

    Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking.

    In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit:

    • Nog te bepalen (standaard waarde)
    • Dit salarisverwerkingsplan

      Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar.

      Houd hier rekening mee:

      • De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
      • De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar.
      • De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar.
      • Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar.
    • Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan

      Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan.

      Voorbeeld:

      Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2023?

      Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

      En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2023.

      Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024?

      Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan.

      De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2024.

    Actueel contract

    In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.'

    Meer informatie hierover, lees je hier.

    • Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft.

    Boekstukdatum

    Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan:

    • Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie.
    • Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd.
    • Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.

      Let op:

      Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

    Reserveringen tijdens de jaarovergang

    De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk.

    In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie.

    

• Jaarloon BT berekenen

  Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 2.

• Periode 1 verwerken

  Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 1 en Profit 2 (accorderen alleen met Profit 2!).

  Ook heb je de cao met versie 2024.01.01 nodig.

Jaarovergang Flex - Periodeverloning

Het proces van de jaarovergang voor de periodeverloning van Flex bestaat uit de volgende stappen opgesplitst in 3 fases:

1. Loonjaar afsluiten:

• Controleer de einddatum urenregistratie

  De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties worden meegenomen. Deze moet goed staan in de laatste periode (in de correctieperiode of de reguliere als je besluit geen correctieperiode aan te maken).

• Reguliere periode accorderen

  Een nieuw jaar kun je niet opstarten zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle). Filter hier op het jaar 2023 en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen, kun je starten met nieuwe loonjaar.

• TWK initiëren vanaf periode 1

  Voor het afsluiten van het loonjaar, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1. Doe dit met de laatste cao van 2023. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloond die nog niet eerder zijn meegegaan.

• Correctieperiode toevoegen

  Om de laatste correcties van het af te sluiten jaar mee te nemen, voeg je nog een correctieperiode toe. Wil je alle uren van bijvoorbeeld 2023 verwerken in 2023? Maak dan een correctieperiode in dat jaar aan en zet hierin de einddatum urenregistratie op de laatste dag van het jaar. Worden er na die datum met terugwerkende kracht nog urendeclaraties ingestuurd voor december, dan maak je nog een correctieperiode voor dat jaar aan.

  Een correctieperiode is een aparte verwerkingsperiode in het salarisverwerkingsplan. In een correctieperiode kun je de TWK-mutaties verwerken, uurloners uitgesteld verwerken, omdat de uren op een later moment binnenkomen, of een vakantietoeslag uitbetalen.

  Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen

  Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar declaraties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan.

  Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

  Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
  4. Klik op: Nieuw.

     

  5. Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar.
  8. Wijzig
  9. Klik op: Volgende.
  10. Vul eventueel een afwijkende boekstukdatum in.

      Let op:

      Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

  11. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:
      • Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.

        Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur. Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel.

  12. Klik op: Voltooien.

  Zie ook:

  • Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar

• Laatste aangifte controleren

  Controleer de loonaangifte van de laatste periode.

• Correctieperiode accorderen

  Accordeer de openstaande correctieperiode.

• Laatste aangifte klaarzetten

  Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar.

• Jaaropgaven genereren

  Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit).

2. Voorbereiden nieuw loonjaar:

• Nieuwe prijsafspraken

  Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite.

• Nieuw kostprijsmodel

  Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit.

• Nieuwe loonschalen bij de medewerkers

  Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast.

• Feestdagen

  Je kunt feestdagen integreren met verlof. Hierdoor ontstaan automatisch verlofboekingen op basis van de dagen in de sluitingsperiode.

3. Nieuw loonjaar:

• Journaalstructuur bijwerken

  Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken.

• Eigen looninrichting bijwerken

  Werk (indien van toepassing) je eigen looninrichting bij. Denk hierbij aan loonschalen, salaristabellen, eigen looncomponenten en instellingen op medewerkersniveau.

• Periode toevoegen voor verwerken
  Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten toevoegen voor het hele jaar. Je hoeft dan niet elke periode van het jaar handmatig toe te voegen in het salarisverwerkingscockpit.

  Je voegt de salarisverwerkingsplannen toe met de juiste periode (week/maand) en de juiste einddatum urenregistratie (laatste dag periode)

  • Bijvoorbeeld tabblad Journalisering in het salarisverwerkingsplan:

    

• Jaarloon BT berekenen

  Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 1.

• Periode 1 verwerken

  De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 1 en Profit 2 (accorderen alleen met Profit 2!).

  Ook heb je de cao met versie 2024.01.01 nodig.

Zie ook

Voor de financiële administratie en de interne verloning:

• Jaarovergang Financieel
• Jaarovergang Payroll
• Themapagina jaarafsluiting

Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker.

Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar.

Procedure verwerken en accorderen

Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd.

Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

Voorbeeld:

Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan.

Na verwerken en accorderen van periode 1 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1).

Na verwerken en accorderen van periode 2 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2).

Na verwerken en accorderen van periode 3 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3).

Enz.

Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan

Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking.

In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit:

• Nog te bepalen (standaard waarde)
• Dit salarisverwerkingsplan

  Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar.

  Houd hier rekening mee:

  • De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
  • De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar.
  • De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar.
  • Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar.
• Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan

  Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan.

  Voorbeeld:

  Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2023?

  Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

  En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2023.

  Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024?

  Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan.

  De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2024.

Actueel contract

In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.'

Meer informatie hierover, lees je hier.

• Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft.

Boekstukdatum

Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan:

• Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie.
• Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd.
• Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.

  Let op:

  Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

Reserveringen tijdens de jaarovergang

De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk.

In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie.