Werving en selectie in Profit

In Werving en selectie in Profit registreer je vacatures en sollicitanten en de voortgang van sollicitatiegesprekken. Als je een sollicitant in dienst neemt, kun je deze in dienst melden zonder dat je zijn gegevens opnieuw vastlegt.

De ontwikkelingen rond een sollicitatie kun je via verschillende acties bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld de status van een vacature aanpassen als deze is vervuld en sollicitanten afwijzen als deze niet zijn aangenomen. Zowel vanuit het standpunt van de vacature als van de sollicitant kun je acties ondernemen betreffende een sollicitatie. Zowel vacatures als sollicitanten worden bij de werkgever vastgelegd.

In dit help item behandelen we het proces in Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring. Wil je meer weten over Werving en selectie in InSite? Klik dan hier!

Voorbereiding

• Werving en selectie in Profit inrichten

Vacaturebeheer in Profit

Maak kennis met vacaturebeheer in Profit, waarin we ingaan op het toevoegen van unieke vacatures, het koppelen van sollicitanten, het afhandelen van vervulde vacatures en het raadplegen van gedetailleerde informatie.

In dit help item behandelen we het proces in Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring. Klik hier om meer te lezen over vacaturebeheer in InSite!

Vacature toevoegen

Een vacature heeft altijd betrekking op een bepaalde werkgever, functie en organisatorische eenheid. Een nieuwe vacature krijgt altijd de status Open.

Als je meerdere vacatures voor dezelfde functie hebt, moet je elke vacature apart toevoegen in Profit.

Je kunt vacatures ook importeren.

Vacatures toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de begindatum in.
4. Selecteer de Werkgever.
5. Vul de omschrijving in. Elke vacature moet een unieke omschrijving hebben.
6. Selecteer Reden vacature.
7. Selecteer de medewerker die hoofdverantwoordelijk is voor het wervingsproces en de contactpersoon. Je kunt deze velden naar eigen inzicht vullen.

   De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.

8. Selecteer het Sollicitatieprofiel.
9. Klik op: Volgende.
10. Selecteer de functie en de organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
11. Vink Vacature automatisch afsluiten aan, als je de vacature wil afsluiten wanneer je een bepaald aantal sollicitanten in dienst hebt genomen voor deze vacature.
    1. Vul het aantal in waarbij de vacature moet worden afgesloten.
    2. Selecteer de status waarin de vacature moet worden gezet bij het afsluiten.
12. Klik op: Voltooien.

Vacature koppelen aan sollicitant

Je kunt een reeds vastgelegde vacature koppelen aan een sollicitant. Hierdoor ontstaat een sollicitatie.

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Selecteer de vacature.
3. Klik op: Acties /Sollicitant koppelen.
4. Selecteer de sollicitant.
5. Vul de overige velden in.
6. Klik op: Voltooien.

Vacature afhandelen

Als de vacature vervuld is, handel je deze af. De sollicitatieprocedure eindigt hiermee.

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Open de eigenschappen van de vacature.
3. Ga naar het tabblad:Algemeen.
4. Selecteer Vervuld bij Status vacature.
5. Ga naar het tabblad: Vervuld.
6. Vul de datum in waarop de vacature vervuld is en selecteer de betreffende sollicitant.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vacature raadplegen

Je beschikt onder andere over weergaven en een rapport.

Weergaven:

• HRM / Werving en selectie / Vacature.
• HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Vacaturebank.

Rapport:

• Werkgevers Vacature en Sollicitanten (Profit).

Zie ook

• Rapport genereren.

Sollicitantenbeheer in Profit

Je legt een nieuwe sollicitant vast en koppelt deze aan een vacature. Bij een open sollicitatie voeg je een sollicitant toe zonder en vacature te koppelen. Profit registreert de sollicitant automatisch als persoon in Profit CRM. Bij een interne sollicitatie kun je de betreffende medewerker vastleggen als sollicitant.

Je kunt sollicitanten importeren met:HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitant.

In dit help item behandelen we het proces in Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring! Klik hier om meer te lezen over sollicitantenbeheer in InSite.

Let op:

Vanaf Profit 1 geldt het volgende. Bij een persoon (en bij het aanmaken van een persoon) is het geslacht niet meer verplicht. Dit geldt ook voor sollicitanten en pro forma medewerkers.

Bij een medewerker is het geslacht wel verplicht, in verband met de aanlevering van gegevens aan externe instanties. Als je een pro forma medewerker omzet in een echte medewerker of sollicitant in dienst neemt, dan moet je het geslacht alsnog selecteren als dit nog niet is gevuld.

Sollicitant toevoegen:

1. Ga naar:HRM / Werving en selectie / Sollicitant.

   Je kunt deze weergave ook openen vanuit de eigenschappen van de werkgever, tabblad Vacaturebank.

2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer of de sollicitant een bestaande medewerker is (interne sollicitatie) of een nieuwe sollicitant (externe sollicitatie). je hebt twee mogelijkheden: Als je hebt gekozen om de medewerkercode vooraf te laten gaan door de werkgevercode, dan moet je bij Werkgevercode prefix de werkgever opgeven waarvan de code aan de medewerkercode gekoppeld moet worden.
4. Bij het toevoegen van een nieuwe sollicitant doorloop je eerst enkele schermen met algemene gegevens, zoals personalia, contactgegevens en overige gegevens. Als je in Naam de volledige naam invult, zal Profit de andere naamvelden automatisch vullen. Als je bijvoorbeeld de naam 'mevrouw Jeanette de Waard' invult, zal Profit automatisch de velden voor voornaam, achternaam, voorvoegsel, voorletters en geslacht vullen. Controleer deze velden en zorg ervoor, dat de voorletters volledig zijn ingevuld.

Verantwoordelijke sollicitant toevoegen

In de eigenschappen van de sollicitant kan je één of meerdere verantwoordelijke(n) koppelen aan de sollicitant. Deze verantwoordelijken zijn ook beschikbaar binnen de workflow als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten. Om een verantwoordelijke te koppelen doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
2. Open de eigenschappen van de sollicitant.
3. Ga naar het tabblad: Verantwoordelijke.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de Verantwoordelijke.
6. Klik op: Voltooien.

Sollicitant koppelen aan sollicitatie

Je kunt een reeds vastgelegde sollicitant koppelen aan een vacature. Hierdoor ontstaat een sollicitatie. Om een sollicitant te koppelen aan een vacature doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar:HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
2. Selecteer de sollicitant.
3. Klik op: Acties / Vacature koppelen.
4. Selecteer de vacature.
5. Klik op: Voltooien.

Acties op een sollicitatie toevoegen

Op sollicitaties kun je verschillende acties ondernemen, zoals een uitnodiging voor een gesprek of het versturen van een brief. De actie vindt plaats op een sollicitatie, niet op sollicitanten of vacatures.

Je kunt bij een actie direct een document genereren, zoals een uitnodiging of een bevestiging. Voeg eventueel eerst de gewenste documenten toe.

Actie op een sollicitatie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Open de eigenschappen van de vacature.
3. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.

   Je ziet alle sollicitanten die op de functie gesolliciteerd hebben.

4. Selecteer de sollicitant.
5. Klik op: Acties / Actie op sollicitatie.
6. Vul de datum, tijd en type actie in.

   Als de gewenste type actie nog niet bestaat, kun je direct een nieuwe actiesoort toevoegen in deze tabel.

7. Vink Document genereren aan, als je een document wilt genereren.
8. Klik op: Voltooien.

Acties op een sollicitatie raadplegen:

1. Open de eigenschappen van de vacature.
2. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.
3. Open de eigenschappen van de sollicitatie.
4. Ga naar het tabblad: Acties op sollicitatie.

Afhandelen actie:

Je kunt de status van een actie bewaken met het informatieveld Gereed:

1. Open de eigenschappen van de sollicitatie.
2. Ga naar het tabblad: Acties op sollicitatie.
3. Open de eigenschappen van de actie.
4. Vink Gereed aan.

Sollicitant aannemen of afwijzen

Als je een sollicitant aanneemt of afwijst, leg je dat vast door de status van de sollicitatie te wijzigen.

Sollicitant aannemen of afwijzen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Open de eigenschappen van de vacature.
3. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.
4. Selecteer de sollicitanten waarvan je de status wilt wijzigen. Selecteer meerdere sollicitanten door deze aan te vinken.
5. Klik op: Acties / Aanpassen status sollicitatie.
6. Selecteer de nieuwe status.
7. Klik op: Voltooien.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Sollicitant in dienst melden

Als je een sollicitant in dienst meldt, neemt Profit zijn gegevens over in de in dienst wizard.

1. Ga naar:HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
2. Selecteer de sollicitant.
3. Klik op: Acties / In dienst melden.

   Profit start de 'In dienst-wizard'.

Uiterste sollicitatie datum aanpassen

Je kunt de uiterste sollicitatie datum van een vacature aanpassen in Profit.

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
2. Open de eigenschappen van de vacature.
3. Ga naar het tabblad: Vacaturekenmerken.
4. Wijzig de datum bij Uiterste soll. datum.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Sollicitanten verwijderen

Tijdens of na de sollicitatieprocedure kun je bepaalde informatie verwijderen. Dit kan nodig zijn vanuit het oogpunt van privacybescherming (AVG) of omdat de sollicitant hierom vraagt. Zie ook: Verwijderen personen, medewerkers en relaties met mutaties.

• Sollicitaties

  Dit zijn de sollicitaties op vacatues die niet zijn geregistreerd in Profit.

• Sollicitanten

  Een sollicitant kan op meerdere vacatures hebben gesolliciteerd.

Sollicitant en sollicitaties verwijderen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten.

   De wizard voor het verwijderen start op. Doorloop de wizard en bepaal zelf welke sollicitaties en sollicitanten je wilt verwijderen.

   In het eerste scherm vink je de sollicitanten aan die wel als persoon zijn aangemaakt. Als er verwijzingen zijn naar andere gegevens, dan worden deze verwijderd of vervangen door de opgegeven vervanger. Het kan zijn dat een sollicitant op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd. Als je 1 regel aanvinkt, dan wordt alles van de sollicitant verwijderd. Dus ook de overige sollicitaties.

   In het tweede scherm vink de te verwijderen sollicitanten aan die nooit zijn aangemaakt als persoon. Er is dus een sollicitatie gedaan, maar de sollicitant is niet geregistreerd. Dit kan gebeuren als je via InSite een sollicitant vastlegt. Het vastleggen begint met het invullen van de gegevens van de sollicitant. Daarna start de workflow en de eerste actie is, beoordelen of je de sollicitant echt wilt aanmaken. Als je dit niet doet, dan is er wel een sollicitant maar geen persoon.

   Let op:

   Houd er rekening mee dat deze functionaliteit standaard alle sollicitanten verwijdert. Wanneer je de sollicitant verwijdert, wordt de CV en motivatiebrief ook verwijderd. Controleer daarom goed welke sollicitanten je verwijdert!

   Als je een sollicitant verwijderd die in dienst is gekomen, dan verwijder je alle aanvullende gegevens (dossieritems zoals ID-bewijs). Deze dossieritems verwijder je dan ook bij de gekoppelde persoon/medewerker, omdat die dossieritems in basis gekoppeld zijn aan de bijbehorende sollicitant.

   Persoonsdocumenten die via de onboarden workflow zijn ingestuurd door de sollicitant blijven wel bewaard bij de medewerker.

Vacature verwijderen:

1. Ga naar:HRM / Werving en selectie / Vacature en selecteer de vacature.
2. Klik op: Acties / Verwijderen.

   Je kunt een vacature niet verwijderen als deze nog openstaande sollicitaties heeft. Verwijder eerst de betreffende sollicitaties.

Datum voor verwijderen

Met het veld Geplande datum verwijdering doet Profit een voorstel welke sollicitanten je kan verwijderen. Dit veld wordt standaard gevuld met de sollicitatiedatum plus één jaar. Deze datum blijft staan totdat alle sollicitaties van de sollicitant de status 'Afgewezen' hebben. Zodra dit het geval is, verandert de datum in het veld. Er zijn twee opties op basis van het veld 'Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden':

1. Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is geselecteerd

   Het veld Geplande datum verwijdering wordt ingevuld met één jaar na de 'Datum afgewezen' van de laatste sollicitatie.

2. Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is niet geselecteerd

   Het veld 'Geplande datum verwijdering' wordt ingevuld met vier weken na de 'Datum afgewezen' van de laatste sollicitaties.

Het is daarom van groot belang om sollicitanten af te wijzen via de workflow of de 'Datum afgewezen' in Profit in te vullen. Wanneer een sollicitant opnieuw solliciteert, wordt het 'veld 'Geplande datum verwijdering' opnieuw aangepast naar één jaar na de sollicitatiedatum. Voor een sollicitant zonder sollicitatie wordt het veld 'Geplande datum verwijdering' altijd ingevuld met één jaar na de aanmaakdatum van de sollicitant.

Taakinformatie

De taakinformatie rondom de taak Sollicitanten verwijderen is beschikbaar in de wachtrij. Door middel van de taakinformatie is inzichtelijk welke sollicitanten gedeeltelijk en welke sollicitanten volledig zijn verwijderd. Als alle sollicitanten volledig worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Succesvol voltooid'. Wanneer 1 of meerdere sollicitanten gedeeltelijk worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Voltooid met waarschuwingen'. Wanneer je op de actieknop 'Taakinformatie' klikt, wordt een melding getoond met daarin het aantal volledig verwijderde sollicitanten en het aantal gedeeltelijke verwijderde sollicitanten. Voor de gedeeltelijk verwijderde sollicitanten geeft Profit in de melding de persoonsnummer mee terug.

Job alert

Met Job alert worden kandidaten automatisch op de hoogte gebracht van passende vacatures op basis van hun criteria. Lees hier meer over de inrichting en het gebruik van Job alert.

Imports Werving & selectie

De gegevens van sollicitanten, vacatures, sollicitaties en Job alert kun je importeren met de importfunctie van Profit.

Werving en selectie importeren:

1. Ga naar:
   • HRM / Beheer / Import HRM / Vacature
   • HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitant
   • HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitatie
   • HRM / Beheer / Import HRM / Job alert / Opties
   • HRM / Beheer / Import HRM / Vacature / Job alert
   • HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Vacature
2. Selecteer de importactie.
3. Doorloop verder de importwizard.