Paramétrage du type de pièce de dossier

Si vous réalisez une action de campagne, Profit ajoute automatiquement des pièces dossier aux personnes de contact du groupe cible. Vous déterminez vous-même le type de pièce dossier. Une fois le type de pièce dossier correctement paramétré, et d'éventuels champs libres ajoutés, les pièces dossier comme celles-ci sont un moyen efficace de suivre l'avancement de la campagne.

Pour identifier une campagne, vous disposez d'un certain nombre de champs dans les pièces dossier. Ces champs permettent également de suivre l'avancement de la campagne et de connaître son résultat final. Ajoutez ces informations à l'aide de Management Tool ou utilisez les champs par défaut.

Lors de la génération d'une action de campagne, vous ajoutez une pièce de dossier d'un certain type à tous les contacts du groupe cible. Vous disposez en standard de plusieurs types de pièces dossier. Pour les mailings, par exemple, le type "Poste sortante" est disponible. Il vaut mieux ici ne pas utiliser le type de pièce de dossier "Action". N'utilisez "Actions" que si vous souhaitez que les actions de suivi intègrent un workflow. Les pièces dossier d'un workflow ne peuvent pas être modifiées via Profit Windows.

Vous pouvez ajouter vous-même des types de pièce de dossier ; par exemple, pour savoir directement si une pièce de dossier appartient ou non à une campagne. Cela demande toutefois une préparation supplémentaire. Par exemple, si vous avez défini un workflow spécifique pour suivre l'évolution du statut des pièces dossier de la campagne, vous avez besoin d'un nouveau type de pièce. Si, en revanche, vous n'utilisez pas de workflow, les types standard sont suffisants.

Un type de pièce de dossier standard offre un certain nombre de champs qui permettent d'identifier les pièces de dossier et de suivre l'avancement de leur traitement. Commencez par paramétrer le type de pièce de dossier. En particulier, le champ :

• Responsable

  Ce champ permet de nommer un responsable pour toutes les pièces dossier de ce type lors de la génération d'une action de campagne. Vous pouvez filtrer sur ce champ dans l'affichage central des dossiers. La modification collective permet de désigner un autre responsable pour une partie des pièces dossier (avancé).

• Dates de début et de fin
• Traité ET Date traité

  Ces champs permettent de voir si une pièce de dossier est traitée. Dans l'affichage central des dossiers, vous voyez combien de pièces dossier ne sont pas encore traitées. Le Totalisateur montre également le nombre de pièces traitées et non traitées.

• Occasion

  C'est une autre pièce de dossier qui est à l'origine de l'ajout de la pièce dossier en cours.

• Source ET Type action

  Les champs Source etType action présentent un avantage : ils sont toujours visibles lorsque vous ajoutez une pièce de dossier. En ajoutant à ces champs des valeurs propres à une campagne, vous pouvez leur appliquer un filtre sans avoir à créer de nouveau type. Vous filtrez sur les valeurs spécifiques de la campagne sans devoir ajouter de champ supplémentaire à l'aide de Management tool .

  Attention:

  Dans le type de pièce de dossier, attribuez au minimum la valeur Optionnel à la destination Campagne. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas sélectionner ce type lors de la génération de l'action de campagne.

Modifier le type de pièce de dossier "Poste sortante" :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..
3. Accédez à l'onglet : Généralités.
4. Contrôlez si les cases à cocher suivantes sont sélectionnées dans Dossier :
   • Responsable
   • Date début 
   • Date fin
   • Type action

   

5. Contrôlez si, sous Contenu, la case à cocher Générer lettre type est sélectionné.
6. Assurez-vous que les cases à cocher suivantes sont sélectionnées dans Traitement :
   • Traité
   • Date traité
   • Le traitement en dehors du workflow doit toujours être possible.
7. Accédez à l'onglet : Destination Extra.
8. Sélectionnez la destinationCampagne.
9. Cliquez sur l'action : Optionnel.

   

10. Cliquez sur : OK.