Import de pièces dossier

Profit permet d'importer de nouvelles pièces dossier à partir d'un fichier externe. Vous ne pouvez pas réaliser de modification par import sur des pièces dossier.

Limitations au niveau de l'import de pièces dossier :

• L'utilisateur peut importer tous les types pour lesquels il dispose d'une autorisation.
• Pour chaque import, vous pouvez importer uniquement des pièces dossier d'un type déterminé. Cette limitation est nécessaire car de nombreux éléments, comme les champs libres, dépendent du type.
• Par ailleurs, l'import de pièces dossier dont le type ne prévoit aucune destination n'est pas pris en charge.
• Il est impossible d'importer des réactions dans une pièce de dossier.
• Si l'option Générer lettre type (poste sortante) est activée au niveau du type de pièce de dossier, le système n'en tient pas compte ici.
• Si vous importez des pièces dossier liées à plusieurs organisations/personnes par un envoi de masse, une pièce de dossier se crée pour chaque destination (et non une seule pièce pour toutes les destinations).

  Attention: 

  En fonction des caractéristiques définies, une pièce de dossier peut arriver automatiquement dans un workflow après l'import.

Importer des pièces dossier :

1. Allez vers : CRM / Gestion / Import CRM / Nouveau fichier.
2. Poursuivez ensuite avec l'importation selon l'assistant.

Vous pouvez lier les champs suivants lors de l'import de la pièce de dossier :

Dossier ;

• Expéditeur (optionnel) : si vide, l'utilisateur qui exécute l'import ;
• Date d'envoi (optionnel) : si vide, la date/heure actuelle ;
• Description ;
• Contenu ;
• Annexe : indiquez le chemin d'accès des annexes.

  Attention: 

  Les fichiers doivent se trouver soit à un emplacement client/serveur dans lequel un utilisateur COM+ peut être utilisé, soit sur un disque local (C:), ou bien sur un dossier partagé où l'utilisateur COM+ a au minimum des droits en lecture.

• Champs spéciaux : tous les champs spéciaux selon la configuration du type de pièce de dossier (voir ci-dessous).
  • Occasions (identité interne de la pièce de dossier)
  • Valeur de la caractéristique 1
  • Valeur de la caractéristique 2
  • Valeur de la caractéristique 3

Liens des dossiers

• Tous les champs "En rapport avec" selon la configuration du type de pièce de dossier

Dossier extra

• Tous les liens selon la configuration du type de pièce de dossier (voir ci-dessous)

  Suivant la configuration du type de pièce de dossier, les champs sont optionnels, obligatoires ou invisibles. Cela s'applique :

• Aux options de la pièce de dossier (date début, date fin, texte, traité, etc.)

  Le choix de l'option dans le type détermine si ces champs sont Invisible ou Optionnel. Ces champs ne sont jamais obligatoires.

• Destination

  Les ID de l'organisation, de la personne et de la personne de contact sont optionnels, obligatoires et invisibles en fonction des paramètres au niveau du type de pièce de dossier. Les règles déterminant si ces champs sont optionnels, obligatoires ou invisibles dans l'assistant s'appliquent également ici.

  Selon ces mêmes règles, les champs 'En rapport avec' sont visibles ou à lier dans l'assistant. L'import ne réussit que si les champs sont définis correctement pour l'organisation/la personne de l'environnement. Par exemple, il échoue si le champ 'En rapport avec' est paramétré pour un employé mais que l'organisation/la personne liée n'en est pas un. L'option Un de ceux-ci obligatoire est facultative.

  Au niveau de l'import de pièces de dossier, vous pouvez choisir Valeur fixe dans le champ Organisation/personne. Vous pouvez ensuite sélectionner une Organisation/personne dans une fenêtre de recherche.

• Dossier/extra

  Les liens avec les dossiers supplémentaires (projet, cours, etc.) sont optionnels, obligatoires ou invisibles en fonction des paramètres du type de pièce de dossier.

• Caractéristiques

  Les caractéristiques sont visibles si l'option Utiliser caractéristiques est activée pour le type de pièce de dossier.

• Champs libres

  Les champs libres sont visibles si l'option Utiliser des champs libres est activée pour le type de pièce de dossier et si le fichier lié contient des champs libres.

Destination

• Toutes les destinations CRM doivent contenir des ID de personne/organisation et de personne de contact. Il est donc impossible de travailler avec des ID de relations vente ou d'employés, par exemple. Ici, le système ne fonctionne donc pas comme l'UpdateConnector qui permet d'utiliser ces champs car il emploie un ID de transfert.

Caractéristiques

• En fonction des caractéristiques définies, une pièce de dossier peut arriver automatiquement dans le workflow après l'import.

Champs libres

• Les champs libres dépendent du type de pièce de dossier. Selon le type de pièce de dossier choisi, certains champs libres associés sont disponibles ou non.