Dossier
Profit offre un dossier entièrement numérique pour les organisations, les personnes, les clients et les fournisseurs, les employés et les employeurs, etc. Vous gérez tous les éléments du dossier (nous les appelons 'pièces de dossier' dans Profit) dans un seul endroit central. Le dossier est accessible via Profit Windows et InSite. Les clients ont accès à leur dossier via OutSite (si vous utilisez la fonctionnalité du portail client).
Le dossier se complète en partie : les factures, les lettres et les rappels sont automatiquement enregistrés.
De ce fait, vous n'avez plus de fardes de dossiers dans des armoires, vous ne risquez plus de perdre des papiers, mais vous avez toutes les données des clients au format numérique dans un endroit central et logique. Vous avez eu un échange d'e-mails important avec le client ? Ajoutez-le vous-même au dossier.
Vidéo
Description
Vous constituez un dossier numérique en définissant des pièces dossier. Une pièce de dossier peut, par exemple, être une note, une action de rappel, un courrier reçu ou envoyé, une liste de prix dans Excel, etc.
La définition des pièces dossier est automatisée au maximum. Si, par exemple, vous souhaitez envoyer un courrier à une organisation, Profit permet de le définir directement comme pièce de dossier. Les fiches de paie et les relevés annuels sont automatiquement sauvegardés dans le dossier de l'employé et/ou de l'employeur.
Aperçu schématique d'un dossier :
Destinations
Vous pouvez tenir à jour un dossier numérique pour tout type d'organisation et de personne (relations achat et de vente, projets, employés, etc.). Nous appelons ces types les Destinations. Si vous expédiez une pièce de dossier vers une destination donnée (par exemple, une organisation), cette pièce de dossier peut alors être affichée.
Vous disposez des destinations suivantes :
Attention:
Avant d'envoyer des e-mails en masse à vos clients, il faut obtenir leur autorisation. A cette fin, demandez-leur l'autorisation d'envoyer des e-mails.
- Tous les types de Organisations et Personnes (à l'exclusion de Organisme et Comptable)
- Contacts
Vous pouvez également conserver un dossier dans :
- Campagnes, Articles, Cours en Évènement cours
- Projets
- Factures achat ET Factures vente
- Postes impayés
- Année fiscale (pour les clients "IB" et "Vpb") ;
- Actifs
- Abonnements
- Forecasts
Attention:
Si vous envoyez une pièce de dossier à un Contact, elle ne s'affiche pas au niveau de la personne, mais bien au niveau de l'organisation.
Vous pouvez ajouter une pièce au dossier d'une destination donnée, mais également afficher cette pièce dans le dossier de plusieurs destinations. Il est en outre possible de définir des pièces dossier sans destination.
Dans le type de pièce de dossier, déterminez quelles destinations sont disponibles lors de la définition d'une nouvelle pièce de dossier.
Type de pièce de dossier
Toutes les pièces dossier appartiennent à un type de pièce de dossier. Lorsque vous ajoutez une pièce de dossier, vous sélectionnez d'abord le type souhaité. Le type de pièce de dossier détermine les possibilités qui s'offrent ensuite à vous. Profit comporte par défaut les types de pièces de dossier suivants :
- Note
- Action
- Rendez-vous
- Courrier entrant
- Poste sortante
- Par exemple, en fonction de votre licence, vous pouvez disposer aussi de la destination Aanmelding/afmelding (HRM) ou Rapport financier. La documentation des modules (Profit HRM et Profit Comptabilité) contient de plus amples informations sur les types de pièces de dossier propres à ces modules.
Avec le type de pièce de dossier Note, vous ne pouvez enregistrer que des informations (vous pouvez, par exemple, rédiger une note concernant un rendez-vous avec un client). D'autres types de pièce de dossier ont une application plus large. Avec Poste sortante, par exemple, vous pouvez ajouter et imprimer un courrier de fusion et l’enregistrer directement dans le dossier de l’organisation ou de la personne. Avec ce type de pièce de dossier, il est également possible de créer un e-mail et de l’enregistrer dans Profit. Vous utilisez le type de pièces de dossier Action dans les workflows de InSite.
Vous pouvez même ajouter des types de pièce de dossier, par exemple, des rapports de visite, des réclamations, des actions de vente, etc. Ces types de pièces de dossier répondent à un objectif précis et vous permettent d'affiner et d'organiser votre communication.
Préparation
Méthode
- Dossier dans Insiste
Le dossier a deux applications. Vous utilisez les pièces de dossier pour l'enregistrement et l'archivage des informations, et dans les workflows. Lorsque vous ajoutez une pièce de dossier, commencez toujours par choisir un type de pièce de dossier. Profit lancera automatiquement un workflow approprié, si cela est nécessaire.
- Définition d'une pièce de dossier
Le dossier numérique est l'endroit où vous définissez toute la communication et vos activités avec vos relations. Vous pouvez ainsi vérifier à tout moment ce qui a été discuté et effectué par telle ou telle personne. Le dossier occupe une position importante dans votre organisation, surtout dans le cas de plusieurs utilisateurs.
- Définir les pièces de dossier via Profit Communication Center
- Consulter une pièce de dossier
Les pièces dossier sont consultables de différentes façons.
- Affichage central des dossiers
L'affichage central des dossiers est un affichage présentant pratiquement toutes les pièces dossier de Profit.
- Modification d'une pièce de dossier
Vous pouvez modifier des pièces dossier dans Profit et dans InSite. Cependant, il peut arriver que certaines modifications ne soient pas réalisables dans InSite alors qu'elles le sont dans Profit. Cela dépend de l'autorisation et de la nature de la pièce de dossier, qui peut soit être définie comme archive, soit envoyée dans un workflow.
- Modification collective
Dès que vous avez envoyé une pièce de dossier, elle est consignée dans le dossier de la relation. Vous pouvez modifier collectivement ces pièces dossier.
- Suppression collective de pièces de dossier
La pièce de dossier que vous envoyez arrive dans le dossier de la relation. Il est possible de supprimer ces pièces dossier collectivement. Vous pouvez supprimer plusieurs pièces dossier en une seule fois.
- Suppression collective de pièces de dossier y compris dans un workflow
Outre la suppression collective des pièces dossier qui ne se trouvent plus dans le workflow, vous pouvez également effectuer celle de toutes les pièces dossier, pièces du workflow comprises.
- Import de pièces de dossier
Profit permet d'importer de nouvelles pièces dossier à partir d'un fichier externe. Vous ne pouvez pas réaliser de modification par import sur des pièces dossier.