Modification d'une pièce de dossier
Vous pouvez modifier des pièces dossier dans Profit et dans InSite. Cependant, il peut arriver que certaines modifications ne soient pas réalisables dans InSite alors qu'elles le sont dans Profit. Cela dépend de l'autorisation et de la nature de la pièce de dossier, qui peut soit être définie comme archive, soit envoyée dans un workflow.
La modification des pièces dossier se fait en plusieurs phases. Voici les éléments à modifier :
- Propriétés
Champs généraux et spéciaux dans Windows Profit.
- Destination
Il ne s'agit pas ici de modifier la destination principale, à savoir l'organisation/la personne à laquelle la pièce est destinée ou pour laquelle elle est définie, mais de modifier des sous-destinations comme le contact et le dossier. Si vous envoyez une pièce de dossier vers plusieurs destinations, il est alors impossible de modifier cette destination.
- Modification de la pièce jointe Office avec la pièce de dossier
Vous pouvez modifier des pièces jointes Office (Word/Excel). C'est également possible par la suite (à condition que la pièce de dossier ne soit pas encore archivée, qu'elle soit elle-même modifiable et que la case Lier fichier soit sélectionnée). Si vous pouvez modifier la pièce de dossier dans un workflow, vous pouvez également modifier la pièce jointe.
L'app de connexionAFAS Temporary Office Access doit être débloqué.
La taille maximale des fichiers que vous pouvez enregistrer via le Centre de communication Profit est de 75 Mo. Les fichiers plus volumineux peuvent être enregistrés dans Profit en soumettant une pièce de dossier dans Profit Windows.
- Réactions
Vous pouvez toujours ajouter une réaction à une pièce de dossier pour laquelle vous disposez des autorisations nécessaires.
- Sous-dossier
Dans Windows Profit, il est possible d'ajouter ou de supprimer des pièces de sous-dossier à la pièce de dossier. Pour la pièce de sous-dossier, Windows Profit permet de modifier les propriétés et la pièce jointe ou d'ajouter une nouvelle pièce de sous-dossier.
Dans InSite, vous pouvez modifier les propriétés, la destination et ajouter une réaction à la pièce de sous-dossier.
Attention:
Pour modifier une pièce de dossier définie comme archive, vous devez être autorisé à voir le type de pièce de dossier et, pour ce dernier, le champ Modifier doit contenir une valeur qui permet la modification en dehors du workflow. Si c'est le cas, vous pouvez modifier les propriétés, la destination et la pièce jointe.
Pour pouvoir modifier une pièce de dossier envoyée dans un workflow, votre utilisateur doit être le propriétaire de la tâche (voir la configuration du workflow). Vous pouvez alors modifier la pièce de dossier, mais uniquement dans InSite. La modification de ce type de pièces dossier est donc impossible dans Profit Windows. Si une pièce de dossier du workflow ne s'y trouve plus, c'est la valeur du champ "Modifier" au niveau du type de pièce de dossier qui s'applique.
Pour modifier une pièce de dossier dans Profit, procédez comme suit :
- Allez vers : l'affichage désiré, par exemple, pour une pièce d'archive vers le :
- Affichage général du dossier dans Windows Profit via CRM / Dossier / Dossier.
- Destination dans Windows Profit via Menu démarrer (F4) / <produit> / destination CRM / destination elle-même, et donc, dans le cas d'une organisation ou d'une personne : CRM / Organisat./personne / Organisat./personne et cherchez l'organisation ou la personne désirée. Il est possible de choisir un projet, un abonnement, etc., comme destination.
- Affichage d'une pièce de dossier dans InSite via 'Toutes les pièces de dossier', par exemple.
- Si vous avez fait une recherche via l'affichage de la destination, ouvrez éventuellement les propriétés de la destination désirée (donc le client, le fournisseur, l'employé ou l'organisation/la personne, etc.).
- Ouvrez les propriétés de la pièce de dossier souhaitée.
- Modifiez éventuellement les propriétés.
- Si nécessaire, modifiez la destination.
- Modifiez l'annexe, le cas échéant.
- Enregistrez la pièce de dossier.