Standaardrapporten met overgang naar Profit 8 controleren

Na de overgang naar Profit 8 gebruikt Profit voor bijna alle standaardrapporten de nieuwe RapportGenerator. Profit heeft bestaande rapportkoppelingen bij processen automatisch vervangen. De inhoud of opmaak kan verschillen van het eerdere rapport. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld loonstroken, facturen en aanmaningen er anders uitzien. Controleer daarom welke standaardrapporten je gebruikt. Bekijk vervolgens of de inhoud en opmaak bij je organisatie passen. Wijzig een rapportkoppeling alleen als het resultaat niet naar wens is.

Rapporten die zijn overgezet naar de nieuwe RapportGenerator

AFAS is bezig met het omzetten van rapporten van de oude naar de nieuwe RapportGenerator.

Let op:

Veel rapporten worden 1-op-1 overgezet. Er zijn echter ook rapporten van de oude RapportGenerator die zijn samengevoegd tot één rapport in de nieuwe RapportGenerator. Je vindt een overzicht van deze rapporten in de Checklist van Profit 8.

Eigenschappen van rapporten

Elk rapport heeft specifieke eigenschappen, zoals de velden Definitiegroep en Geblokkeerd. Deze eigenschappen zijn van belang voor de autorisatie (wie mag welk rapport raadplegen of onderhouden).

• Als een Profit-rapport van de oude RapportGenerator 1-op-1 is nagebouwd in de nieuwe RapportGenerator, dan worden de eigenschappen van het oude Profit-rapport (van Profit 7) tijdens de overgang naar Profit 8 overgenomen in het nieuwe Profit-rapport.
• Als meerdere Profit-rapporten van de oude RapportGenerator 1-op-1 zijn samengevoegd tot één nieuw rapport in de nieuwe RapportGenerator, dan worden de eigenschappen van het eerste oude Profit-rapport (van Profit 7) tijdens de overgang naar Profit 8 overgenomen in het nieuwe Profit-rapport.

  Controleer na de overgang op Profit 8 bij deze rapporten of de eigenschappen correct gevuld zijn, dit kan van invloed op de autorisatie. Bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de definitiegroepen.

Welke rapporten zijn overgezet

Vanaf Profit 8 zie je in de weergave welke rapporten al zijn overgezet naar de nieuwe RapportGenerator. Filter in de kolom Onderhoud op Profit om alleen meegeleverde rapporten te zien.

In Profit 7 staat dit veld nog niet in de weergave, maar je kunt een weergave met dit veld toevoegen.

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
2. Maak een nieuwe weergave aan, waarin je het veld Rapporttype (omschrijving) opneemt.

   

Het veld Rapporttype kan de volgende waarden hebben:

• Classic report (oude RapportGenerator)
• New report (nieuwe RapportGenerator)

Standaard rapporten beoordelen

Je weet welke rapporten anders zijn vormgegeven door de gewijzigde weergave. Je wijzigt alleen rapporten waarvan de inhoud of opmaak niet naar wens is.

Standaardrapport beoordelen:

1. Ga naar de plek waar het rapport is gekoppeld.

   Gebruik hiervoor het pad bij de betreffende module in dit artikel.

2. Controleer welk rapport is gekoppeld.
3. Bepaal of het gekoppelde rapport een standaardrapport van AFAS is.
4. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
5. Raadpleeg de nieuwe versie van het rapport door het maken van een afdrukvoorbeeld.
6. Controleer de inhoud van het rapport.
7. Controleer bijvoorbeeld of alle benodigde gegevens op het rapport staan.
8. Controleer de opmaak van het rapport.

   Let bijvoorbeeld op de indeling, volgorde en presentatie van de gegevens.

9. Beoordeel of het rapport past bij jouw organisatie.
10. Behoud de huidige koppeling als de inhoud en opmaak naar wens zijn.
11. Wijzig het gekoppelde rapport als het resultaat niet naar wens is.

    Gebruik hiervoor het pad bij de betreffende module in dit artikel.

Rapporten in Algemeen

In Algemeen koppel je rapporten aan verkoop- en inkooprelatieprofielen. Deze profielen bevatten de rapporten voor documenten binnen het verkoop- en inkoopproces. Controleer ieder profiel dat je organisatie gebruikt.

Verkooprelatieprofiel controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Rapport.

   

4. Controleer de rapporten gekoppeld voor offertes, orders, pakbonnen, aanmaningen en rekeningoverzichten.
5. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.
6. Controleer welke rapporten gekoppeld zijn voor facturen.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.
8. Herhaal deze stappen voor de andere verkooprelatieprofielen.

Controleer de gekoppelde rapporten voor je inkoopdocumenten zoals inkooporders en inkoopoffertes in het inkooprelatieprofiel.

Inkooprelatieprofiel controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het inkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Rapport.
4. Controleer welke rapporten gekoppeld zijn voor inkooporders en andere documenten uit het inkoopproces.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Herhaal deze stappen voor de andere inkooprelatieprofielen.

Rapporten in CRM

In CRM controleer je per cursus de gekoppelde rapporten.

Rapporten in cursussen controleren:

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
2. Open de eigenschappen van een cursus.
3. Ga naar het tabblad: Berichten.

   Je ziet hier de omschrijvingen van de rapporten staan.

   

4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Controleer de rapporten in de andere regels van de cursus.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapporten in HRM/Payroll

In HRM/Payroll controleer je per werkgever welke rapportenset is gekoppeld. Controleer iedere werkgever die je organisatie gebruikt.

Rapportenset bij de werkgever controleren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Rapportenset.

   

4. Controleer de rapporten in de gekoppelde rapportenset.
5. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan als je afwijkt van de algemene instellingen.
6. Open de perioderegel.
7. Ga naar het tabblad: Rapportenset.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.
9. Controleer ook andere perioderegels van het salarisverwerkingsplan.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Herhaal deze stappen voor iedere werkgever.

Wanneer je afwijkende rapportensets hebt ingesteld, dan moeten deze ook gecontroleerd worden.

Afwijkende rapportensets controleren:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de periode waarvan je de rapportset wilt controleren.
3. Klik op: Meer acties / Instellen rapportensets.
4. Vul de velden in.
5. Klik op: Voltooien.

Rapporten in Financieel

In Financieel controleer je de rapporten op twee plaatsen: in de aanmaningsset en in de rapportagecockpit.

Aanmaningsset controleren:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Open de eigenschappen van de aanmaningsset.
4. Ga naar het tabblad: Regel.

   

5. Controleer de rapporten in de aanmaningsset.

   Je ziet hier de omschrijvingen van de rapporten staan.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Controleer de rapporten in de andere regels binnen de aanmaningsset.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapportagecockpit controleren:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Overzicht / Rapportagecockpit.
2. Open de eigenschappen van de rapportage.
3. Ga naar het tabblad: Rapport.
4. Controleer de rapporten voor balans en winst-en-verliesrekening.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapporten in Ordermanagement

Controleer deze instellingen als je magazijnverplaatsingen, productie of SSCC-labels gebruikt. De bijbehorende rapporten staan in de instellingen van Ordermanagement.

Ordermanagement controleren:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Ordermanagement.
3. Controleer het rapport bij Rapport SSCC-label.
4. Ga naar het tabblad: Voorraad.

   

5. Controleer de rapporten onder de koppen Productie en Magazijnverplaatsing.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rapporten in Fiscaal

Controleer de rapporten voor je fiscale aangiften, aanslagen en digitale verzending in de algemene fiscale instellingen. Je controleert deze ook als je gebruikmaakt van cliëntengroepen.

Fiscale rapporten controleren:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Controleer de rapporten op de volgende tabbladen:
   • Aanslag rapportage IB.
   • Aanslag rapportage Vpb.
   • Beschikking rapportage IB.
   • Rapportage ter accordering.
   • Digitaal.
   • Aanslag rapportage OB.

   

3. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als je bent afgeweken van de algemene instellingen hierboven, dan controleer je de rapporten in de eigenschappen van de cliëntengroepen.

Rapporten bij cliëntengroep controleren:

1. Ga naar: Fiscaal / Algemeen / Cliëntengroep.
2. Open de eigenschappen van de cliëntengroep.
3. Controleer de rapporten op de volgende tabbladen:
   • Aanslag rapportage IB.
   • Aanslag rapportage Vpb.
   • Beschikking rapportage IB.
   • Rapportage ter accordering.
   • Aanslag rapportage OB.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.