thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Inrichten fiscale workflow

Als de functionaliteit Muterende fiscale workflow is geactiveerd worden automatisch dossieritems toegevoegd bij het uitvoeren van de jaarovergang van de stamgegevens.

Je beschikt standaard over twee muterende workflows:

  • -85: Voortgang aangifte IB (Profit)
  • -86: Voortgang aangifte Vpb (Profit)

Je maakt een kopie van deze standaard meegeleverde workflows en past deze kopieën aan naar je eigen wensen. Vervolgens activeer je de typen pagina's in de eigenschappen van de site en daarna koppel je de juiste workflows bij de fiscale instellingen. Als alles goed staat voer je de jaarovergang van de stamgegevens uit. Nu wordt per cliënt, per jaar een dossieritem toegevoegd.

Inhoud

Vrije tabel Status voortgang aangifte inrichten

Je kunt op verschillende manieren de workflowstappen doorlopen. De stappen die het meest worden gebruikt zijn vastgelegd in de vrije tabel Status voortgang aangifte. Je kunt deze statustabel aanpassen door waarden toe te voegen en te verwijderen.

De volgende waarden zijn standaard aanwezig:

  • 00 Plannen
  • 01 Gegevens opvragen
  • 02 Geen cliënt meer
  • 03 Gegevens controleren
  • 04 Aangifte verwerken
  • 05 Aangifte controleren
  • 06 Aangifte versturen aan cliënt
  • 07 Aangifte versturen aan belastingdienst
  • 08 Aangifte evalueren
  • 09 Cliënt beoordelen
  • 10 Aangifte afgerond

Vrije tabellen aanvullen

Voortgang aangifte IB / Vpb kopiëren

De standaard uitgeleverde workflow -85 Voortgang aangifte IB (Proft) is niet aanpasbaar. Als je een eigen workflow wilt gebruiken maak je een kopie van de standaard workflow. Deze kopie kan naar eigen wensen worden ingericht.

Let op:

Als je geen gebruik maakt van de standaard meegeleverde workflow moet je je eigen workflow koppelen bij de instellingen van Fiscaal op het tabblad Algemeen.

Voor de standaard meegeleverde workflows geldt het volgende:

  • bestemming ‘Cliënt IB of Vpb + fiscaal jaar’.
  • je kunt een toelichting invullen en een bestand koppelen.
  • het is niet mogelijk om de standaard uitgeleverde workflow aan te passen of te verwijderen.

De gekopieerde workflows zijn aan te passen naar eigen inzicht en bieden de volgende mogelijkheden:

  • Eigen condities en controles op de gegevensverzameling van de voortgangsgegevens van de cliënt IB en Vpb.
  • Waarde toekennen aan velden.
  • Aangifte vrijgeven.
  • Automatisch vullen voortgangsgegevens.

Kopie maken van workflow:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem -85 Voortgang aangifte IB of -86 Voortgang aangifte Vpb.
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul de omschrijving in.

    Standaard is gebaseerd op een bestaande workflow geselecteerd.

  6. Klik op: Voltooien.

Waarde toekennen aan

Door de workflow te kopiëren en te koppelen, kan je een aangepaste workflow gebruiken. In deze eigen workflowkun je stappen verwijderen, toevoegen en de naamgeving wijzigen. Ook de statussen kun je verwijderen, toevoegen of wijzigen.

Let op!

Met de functie ‘Waarde toekennen aan’ worden de velden in de voortgangsgegevens nooit overschreven met de opgegeven waarde (dit zal meestal de tag ‘[vandaag]’ zijn).

Met Waarde toekennen aan is het niet mogelijk om een waarde te overschrijven in de voortgangsgegevens van de cliënt. Je kunt deze waarde wel aanpassen door eerst een lege waarde toe te kennen aan het veld en vervolgens een nieuwe waarde toe te kennen.

Voorbeeld:

Als bijvoorbeeld ‘Verzoek gegevens cliënt’ gevuld is met 01-04-2020 en er worden extra gegevens opgevraagd op 17-04-2020, dan blijft standaard de waarde van 01-04-2020 staan. Door aan ‘Verzoek gegevens cliënt’ eerst een lege waarde toe te kennen en vervolgens de waarde 17-04-2020, zal de nieuwe waarde opgeslagen worden in de voortgangsgegevens van de cliënt.

Speciale acties:

In de workflow beschik je over speciale acties:

  • Vrijgeven aangifte: nadat je hebt aangegeven dat de aangifte is gecontroleerd wordt de aangifte geblokkeerd. Je kunt de gegevens dan nog wel inzien maar niet meer aanpassen. Met de actie Vrijgeven aangifte kun je de aangifte wel weer bewerken. Met deze actie wordt het versienummer van de aangifte opgehoogd en kun je de aangifte weer uitwerken. Wij adviseren om aan het einde van de workflow de actie ‘Aangifte vrijgeven’ te zetten zodat de workflow altijd weer opengebroken kan worden.

    Let op:

    Als de aangifte wordt vrijgegeven vanuit Profit Windows of de cockpit van de cliënt, dan gebeurt er niets met de workflow!

  • Akkoordverklaring genereren: na het uitvoeren van deze actie wordt een bijlage aan de workflow toegevoegd in .DOCX formaat. Deze bijlage is zichtbaar én wijzigbaar.
  • Klaarzetten akkoordverklaring: met deze speciale actie wordt de gegenereerde akkoordverklaring (of rapportage) klaargezet voor verzending naar de externe portal. Zet in de Autorisatie Tool de actie Versturen aangifte voor alle medewerkers op Niet toegestaan zodat de akkoordverklaring alleen nog klaargezet wordt via de muterende workflow en niet meer via een ander proces.
  • Klaarzetten aangifte: de speciale actie zet de aangifte IB/Vpb klaar. Hierdoor hoef je de aangifte niet meer handmatig via Profit Windows klaar te zetten.
    Is de accorderingswijze 'Accorderen via externe portal', dan wordt de akkoordverklaring uit de bijlage klaargezet voor de externe portal.

Automatisch vullen voortgangsgegevens

Een aantal voortgangsgegevens worden automatisch gevuld door de jaarovergang, bijvoorbeeld ‘Plandatum gereed’. Standaard wordt deze stap in de workflow conditioneel doorlopen en hoef je deze niet handmatig door te klikken. Dit werkt zo met alle velden, als het veld in de voortgangsgegevens al gevuld is. Als de workflow in een taak komt dan zal de taak conditioneel doorlopen worden en hoeft het niet handmatig gedaan te worden.

Let op:

Als de workflow in de status ‘Aangifte controleren’ staat en vervolgens wordt bij het sluiten van de aangifte ‘Gecontroleerd en akkoord’ ingevuld, dan zal de workflow blijven staan in de status ‘Aangifte controleren’ omdat de workflow in deze status kwam op het moment dat er nog geen waarde was ingevuld bij ‘Gecontroleerd en akkoord’!

Alle gegevens compleet

Als je hebt aangegeven dat de accountant ook gegevens moet aanleveren gaat de workflow pas een stap verder als alle gegevens zijn ontvangen. Dit is een conditionele stap. Als je hier helemaal geen gebruik van maakt kun je dit uit de workflow verwijderen.

Rechten

De workflow werkt standaard met rechten op basis van de toegekende Behandelaar / Beoordelaar / Adviseur / Vennoot bij de cliënt. Bij één van deze personen verschijnt de taak ook in de takenlijst. Als je niet taakgericht wilt werken maar op basis van een lijst, dan moet je hiervoor een eigen pagina toevoegen in InSite en daarin het sjabloon ‘Voortgang aangiften IB’ (of Vpb) opnemen.

Meer informatie:

Type pagina activeren

Je activeert de type pagina's Voortgang aangifte IB en Voortgang aangifte Vpb in de eigenschappen van de site.

Type pagina activeren:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
  2. Open de eigenschappen van de site.
  3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
  4. Vink Geactiveerd aan achter het type pagina Voortgang aangifte IB en Voortgang aangifte Vpb.
  5. Klik op: OK.

Workflow koppelen in instellingen

In de fiscale systeeminstellingen is de workflow geselecteerd die gebruikt wordt voor het genereren van dossieritems. Standaard staan hier de meegeleverde workflows ingesteld. Als je kopieën hebt gemaakt van de standaard meegeleverde workflows dan moet je deze koppelen in de fiscale systeeminstellingen.

Dossieritem koppelen in instellingen:

  1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
  2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  3. Selecteer onder Voorkeursinstellingen Vpb de workflow bij Muterende fiscale workflow.
  4. Selecteer onder Voorkeursinstellingen IB de workflow bij Muterende fiscale workflow.
  5. Klik op: OK.

Jaarovergang stamgegevens

Als je de workflow hebt gekopieerd, aangepast en gekoppeld kun je de jaarovergang uitvoeren van de stamgegevens IB en Vpb.

Per jaar, per cliënt wordt één dossieritem toegevoegd. Dit geldt zowel voor IB als voor Vpb.

Let op!

Nadat de voorbereiding gedaan is voor de overgang naar de muterende fiscale workflow kan je zelf bepalen of er met de workflow gewerkt wordt vanaf een bepaald jaar. Dit werkt door de jaarovergang van de stamgegevens. Pas als de jaarovergang gedaan is worden er dossieritems aangemaakt voor dat fiscale jaar. Als je ook voor 2019 met de workflow wilt werken moet je dus ook de jaarovergang van 2018 - 2019 doen. Wil je dat niet dan hoef je niets te doen.

Nadat de jaarovergang van de stamgegevens voor bijvoorbeeld 2020 gedaan is, worden dossieritems bij cliënten, die nog geen dossieritem hebben voor 2020, automatisch toegevoegd op de volgende momenten:

  • openen van de cockpit van het jaar 2020
  • toevoegen van het fiscale jaar 2020
  • toevoegen van een nieuwe cliënt met het jaar 2020
  • toevoegen van het fiscale jaar 2020 middels update connector
  • toevoegen van het fiscale jaar 2020 middels import

Voor een cliënt die geblokkeerd is voor licentie wordt geen dossieritem toegevoegd.

Voorwaarden genereren dossieritems

Bij het genereren van dossieritems geldt een aantal specifieke voorwaarden. Als een cliënt niet voldoet aan één van de voorwaarden wordt er géén dossieritem aangemaakt. Bij de cliënt wordt wél een dossieritem toegevoegd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

Cliënt IB:

  1. Het fiscale jaar bestaat bij de cliënt IB.

    Controleer dit via de eigenschappen van de cliënt IB op het tabblad 'Fiscaal jaar'.

  2. De cliënt IB heeft nog geen technisch type dossieritem (workflow) voor het fiscale jaar.

    Het gaat om de technische type dossieritems -13 en -85. Technische type dossieritems zijn te herkennen aan het minteken voor het typenummer.

  3. De cliënt IB heeft een BSN.

    Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt IB op het tabblad 'Cliënt IB'.

  4. De cliënt IB is niet geblokkeerd voor licentie.

    Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt op het tabblad 'Cliënt IB'.

Cliënt Vpb:

  1. Het boekjaar bestaat bij de cliënt Vpb.

    Controleer dit via de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Boekjaar'.

  2. De cliënt Vpb heeft nog geen technisch type dossieritem (workflow) voor het boekjaar.

    Het gaat om de technische type dossieritems -14 en -86. Technische type dossieritems zijn te herkennen aan het minteken voor het typenummer.

  3. De cliënt Vpb heeft een Fiscaalnummer.

    Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Cliënt Vpb'.

  4. De cliënt Vpb is niet geblokkeerd voor licentie.

    Controleer dit in de eigenschappen van de cliënt Vpb op het tabblad 'Cliënt Vpb'.

Jaarovergang uitvoeren:

  1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Jaarovergang.
  2. Selecteer de jaarovergang.

    Voor het jaar waarnaar je de jaarovergang uitvoert wordt een dossieritem toegevoegd. Dus bij de jaarovergang van 2019 -> 2020 wordt voor 2020 een dossieritem toegevoegd.

  3. Vink Stamgegevens aan onder IB en onder Vpb.
  4. Klik op: Voltooien.

Direct naar

  1. Fiscale workflow
  2. stappenflow
  3. Muterende fiscale workflow activeren
  4. Versturen aangifte
  5. Inrichten fiscale workflow
  6. Taak uitvoeren
  7. Overzichtspagina Voortgang aangifte
  8. Overzicht taken en acties
  9. Speciale acties in de fiscaal muterende workflow

Process

Workflow

Work area

Fiscaal