Contrôle d'ID

En tant qu'employeur, vous êtes tenu de vérifier l'identité des employés. Pour ce contrôle, vous disposez du contrôle d'ID de Valicare. Le contrôle d'ID permet de valider l'identité de l'employé lors de la déclaration d'entrée en fonction sur la base du/de la :

• Passeport
• Carte d’identité
• Permis de séjour

Le contrôle d'ID valide les pièces d'identité sur la base des aspects visuels lus à partir des images présentes dans les documents. Ces données sont traitées par divers algorithmes qui vérifient la validité des données en utilisant, entre autres, le numéro de document, la date de naissance et le numéro personnel.

Après validation, vous pouvez reprendre automatiquement les données dans les champs du profil Entrée en fonctions. Ceci vous évite d'avoir des données erronées dans Profit.

100 vérifications

AFAS et Valicare offrent chaque année 100 vérifications via le contrôle d'ID. Ceci concerne tous les clients.

Lorsque les contrôles gratuits sont épuisés, le lien est automatiquement bloqué. Dans ce cas, vous pouvez contacter Valicare pour reprendre le contrôle d'ID en tant que service de Valicare. AFAS ne peut pas se prononcer sur le montant des frais. Vous pouvez vous adresser à Valicare.

Au départ d’AFAS, nous fournissons à l'environnement une identification anonyme du client. Vous la trouverez dans les propriétés du profil de communication Communication avec Valicare. Si un certain id client effectue beaucoup de contrôles D’id (50-100), Valicare contactera AFAS à ce sujet. Ce message est ensuite transmis au client et apparaît comme un message fonctionnel sur InSite.

Pour les petits clients, il y a donc un contrôle sur le nombre de contrôles d'ID qu'ils effectuent. Si vous effectuez beaucoup de contrôles d'ID, vous en êtes informé. Valicare bloque éventuellement le compte.

Ce qui précède est un accord conclu entre AFAS et Valicare.

Configurer le contrôle d'ID

Pour pouvoir utiliser le contrôle d'ID, configurez comme suit :

• Débloquer le profil de communication

  Ouvrez les propriétés du profil de communication Communication avec Valicare et décochez le champ Bloqué.

  Attention :

  À partir de Profit 12, vous devez débloquer le profil de communication Valicare dans tous les environnements où cette fonctionnalité est utilisée. L'environnement principal pour les profils de communication n'est donc pas utilisé.

• Extension de fonctionnalité

  Ajoutez la page Valider pièce d'identité à la fonctionnalité correspondante dans Généralités / In & OutSite / Configuration / Fonctionnalité.

• Configurer le profil

  Ouvrez les propriétés du profil d’entrée en fonction et cochez le champ Intégrer le contrôle d'ID. Les champs pour la validation apparaissent alors automatiquement dans le profil dans InSite.

  

Utiliser le contrôle d'ID

1. Ouvrez le profil d’entrée en fonction dans InSite.
2. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez valider.
3. Cliquez sur : Valider.
4. Sélectionnez les images pour le recto et le verso du document.

   Sur le recto du document, vous avez la photo de passeport.

5. Cliquez sur : Valider.

   Valicare dit le suivant à propos du processus de validation :

   Nous validons le passeport sur la base des aspects visuels que nous lisons sur la photo. Ces données sont traitées par divers algorithmes qui vérifient la validité des données à l'aide de, entre autres, le numéro de document, la date de naissance et le numéro personnel. Après validation, nous récupérons les données personnelles à partir du code MRZ que nous renvoyons. Nous garantissons ainsi un format cohérent et utilisable pour tous les passeports de toutes les nationalités. Une conversion, entre autres, est dès lors nécessaire par exemple pour les noms et prénoms dont les caractères spéciaux sont supprimés.

6. Si un document a été validé avec succès par le contrôle d'ID, les données sont reprises dans les champs du profil d’entrée en fonction. Ces champs sont désactivés et ne peuvent donc plus être modifiés. Il s’agit des champs : sexe, BSN, date de naissance, numéro de document et date de délivrance du document.

Conseils pour une image lisible

L'image doit répondre aux conditions suivantes pour permettre la validation avec Valicare :

• L’image doit être en format PNG, JPEG, JPG, GIF ou BMP.
• L’image ne doit pas faire plus de 10 Mo (10240 kilo-octets).
• L’image doit comprendre minimum 600x400 pixels.
• L'image au recto et/ou au verso doit être liée au même champ.
• Toutes les données doivent être visibles.
• Il ne peut pas y avoir de mains ou de doigts sur l'image.
• L'image doit être nette et pas trop sombre.
• Il ne peut pas y avoir de réflexion de lumière d'un flash ou d'une lampe sur l'image.
• Le document d'identité doit être droit sur la photo (pas en diagonale/de travers) :

  

Toutes les données

Beaucoup d’entreprises demandent une copie de carte d'identité alors qu'aucune base légale ne les autorise à conserver une copie. Ils n’ont en tout cas pas besoin de toutes les données et trop de données sont conservées avec le risque de fraude d'identité. C'est pourquoi le gouvernement a développé l'application KopieID pour que les particuliers puissent mettre un filigrane sur les copies et masquer certaines données.

L'employeur dispose bien d'une base juridique pour conserver une copie et toutes les données personnelles doivent alors être visibles. Nous conseillons aux employés d'indiquer que toutes les données doivent être visibles pour la copie au moment de l’entrée en fonction et du contrôle d'ID.

Permis de conduire

Un permis de conduire permet de légitimer son identité aux Pays-Bas. Mais le permis de conduire n'est pas un document valable pour établir l'identité d'une personne lors de son entrée en fonction parce que la nationalité n'y est pas mentionnée. Vous ne pouvez donc pas sélectionner le permis de conduire comme type de document.

RGPD/GDPR

Tous les serveurs de Valicare se trouvent sur le territoire néerlandais.

Aucune donnée à caractère personnel n’est enregistrée chez Valicare.