Enregistrement de l'entrée en fonction d'un employé (Belgique)

Attention:

Cette procédure s'applique lorsque vous avez activé Belgique (fonctionnalité).

Lorsque l'employé entre en service, vous définissez les accords contractuels entre celui-ci et l'employeur. Si vous définissez un contrat de travail temporaire, Profit détermine également une date de fin pour toutes ces données. Une fois un employé entré en fonction, vous pouvez gérer les données le concernant dans Profit HRM et le faire connaître auprès du secrétariat social via Profit Payroll.

Vous pouvez uniquement procéder à l'entrée en fonction des employés qui ne disposent actuellement pas d'un contrat de travail valable :

• Employés ne disposant encore d’aucun contrat de travail.
• Les employés qui ont eu un contrat de travail par le passé (le contrat de travail a pris fin hier ou avant).

Vous pouvez également lancer automatiquement la procédure d'entrée en fonction lors de l'ajout d'un nouvel employé.

Entrée en fonction d’un employé :

1. Allez vers : RH / Employé / Enregistrer entrée.

   Profit affiche la liste des employés sans contrat valable. Il s’agit de nouveaux employés et d'employés pour lesquels Date hors service a été saisie dans le dernier contrat.

   Attention: 

   Lorsque Profit lance le Assistant Entrée en service après l'ajout d'un nouvel employé, on peut passer cette étape.

3. Cliquez sur : Suivant.
4. Saisissez les données du contrat :
   1. Saisissez la Date de début de contrat.
   2. Renseignez les autres champs. Il est extrêmement important de choisir correctement la convention collective/les conditions de travail et l’employeur.

      Si l'employé dispose d’un contrat temporaire, Profit calcule automatiquement la "Date de fin du contrat".

   3. Sélectionnez Affiliation institution, Entrée en service ou Autres raisons dans Code rais.eng, pour le fichier 'GMA' destiné à 'PGGM'.
5. Saisissez les données relatives à l'augmentation barémique périodique afin de définir le barème.

   Plus d'informations : définition de la période pour l'augmentation périodique.

   Si vous appliquez des échelons basés sur l'âge dans un barème, Profit attribue automatiquement un nouvel échelon dans la période pendant laquelle l'employé atteint l'âge requis. Si vous appliquez des échelons sur la base de l'ancienneté, Profit attribue un nouvel échelon dans la période pendant laquelle une nouvelle année en fonction débute.

   Lorsque Profit attribue un nouvel échelon à l'employé, une nouvelle ligne de salaire est créée pour ce dernier.

   Deux paramètres sont déterminants dans l'attribution d'une augmentation périodique :

   • Employeur

     Vous définissez dans quelle période les changements doivent s'appliquer. Vous avez le choix entre la période en cours ou la période suivante. Vous spécifiez donc, par exemple, si l'augmentation de salaire d'un employé a lieu dans la période pendant laquelle celui-ci atteint l'âge requis ou dans la période qui suit.

   • Employé

     Pour l'employé, vous pouvez définir dans quelle période Profit attribue l'augmentation périodique. Sa configuration dépendant de la configuration du barème.

   Exemple :

   

   L'employé a 17 ans et appartient à l'échelon 0,0. Le salaire s'élève à 922,11. Si vous n'indiquez pas de période pour l'augmentation suivante, le salaire devient 1 076,38 lorsque l'employé fête ses 18 ans.

   Si vous indiquez une période pour l'augmentation suivante, l'échelon de l'employé devient l'échelon 1. Dans ce cas, le salaire devient 1 452,32.

   Tant qu'un employé doit rester à l'échelon 0, n'indiquez pas de période pour l'augmentation suivante.

   Exemple :

   

   L'employé appartient au Groupe de fonction 40 et à l'échelon 1. Le salaire s'élève à 2 044,98.

   Si vous indiquez une période pour l'augmentation suivante, l'échelon de l'employé devient l'échelon 2. Dans ce cas, le salaire devient 2 172,33.

   Attention:

   Le barème des salaires contient des lignes de période comportant une date d'entrée en vigueur spécifique. Cette date peut tomber pendant une période. Le calcul des salaires dépend de l'utilisation du calcul de période pondéré dans les propriétés de la CCT.

   • Le calcul de période pondéré est appliqué

     Si Appliquer cycle dans Payroll est sélectionné dans les propriétés de l'employé, Profit effectue le calcul en utilisant l'ancienne valeur jusqu'à la date d'entrée en vigueur et la nouvelle valeur à partir de cette date.

   • Le calcul de période pondéré n'est pas appliqué

     Si Appliquer cycle dans Payroll n'est pas sélectionné dans les propriétés de l'employé, Profit utilise le premier jour de la période comme date d'entrée en vigueur de l'augmentation périodique. Il n'y a donc pas de calcul au prorata.

   Par exemple : La nouvelle ligne de période dans le barème des salaires entre en vigueur le 1er octobre. Dans le cas d'une rémunération toutes les quatre semaines, la date d'entrée en vigueur ne correspond pas au premier jour d'une période. Elle tombe dans la période 10, qui débute le 7 septembre.

   Attribution d'une augmentation périodique :

   Dans cet exemple, vous attribuez les augmentations périodiques du mois actuel pour Stichting VO Deventer

   1. Allez vers : RH / Payroll / Cockpit traitement salaires.

   1. Ouvrir l'affichage : Plan de traitement des salaires (actuel + dernier approuvé).

   1. Sélectionnez la ligne de période. Le statut de la ligne de période doit être Non traité.
   2. Cliquez sur l'action : Périodique.

      Profit lance un assistant permettant d’attribuer une période.

      Vous voyez les employés pour lesquels une modification de salaire périodique est effectuée, l'ancien et le nouveau barème, ainsi que l'ancien et le nouvel échelon.

   3. Cliquez sur : Terminer.

      Attention:

      Si vous utilisez la file d'attente, Profit met cette tâche dans la file d'attente. Vous pouvez continuer à travailler pendant que la tâche est réalisée dans la file d'attente. Vous consultez les tâches qui sont exécutées via l'action File d'attente dans le Cockpit traitement salaires. Voir : Utilisation et gestion de la file d'attente

      Dans AFAS Online, la file d'attente est toujours activée depuis Profit Update 2016.1.08. À partir de cette Update, cette tâche est donc toujours exécutée via la file d'attente.

   Attention:

   Si, après avoir exécuté l'action Périodique, Profit ne fait pas passer un employé à l'échelon supérieur (alors qu'il le faudrait), assurez-vous que le barème associé au type de fonction figure effectivement dans la CCT.

   Il est possible que l'employé ait déjà atteint l'échelon le plus élevé du barème. Profit signale alors que le barème et l'échelon diffèrent, mais vous pouvez toutefois poursuivre le traitement de l'employé.

   Voir aussi

   • Configuration des barèmes
   • Définition du barème au niveau de l'employé
   1. Indiquez la période de la première augmentation périodique dans Nr période périodique. Dans l'enseignement, il s'agit par défaut de la période 8.

      Profit détermine automatiquement le numéro de la période et l'affiche dans Période prochaine augmentation (format jjjjpp).

   2. Indiquez dans Répéter après (périodes) après combien de périodes l'employé obtient un nouveau périodique. Dans l'enseignement, il s'agit par défaut de la période 12.
6. Cliquez sur : Suivant.
7. Sélectionnez le département et la fonction de l'employé.

   Vous ne pouvez sélectionner que des fonctions répertoriées pour l'employeur. Si la fonction n'est pas connue au niveau de l'employeur, vous pouvez directement l'ajouter.

   Lorsque vous sélectionnez un poste supplémentaire, Profit reprend directement l'unité organisationnelle et la fonction correspondantes. Profit reprend également le centre de coûts et l'unité d'imputation, si vous en faites usage.

8. Sélectionnez Fonction multi-écoles s'il s'agit d'une fonction extrascolaire. Mais cela n'est important que si vous avez activé la fonctionnalité Enseignement.

   Si le champ standard est coché, c'est configuré au niveau de l'Employeur.

9. Cliquez sur : Suivant.
10. Configurez l'horaire, vous disposez des possibilités suivantes :
    • Sélectionnez l'horaire standard (à partir des conventions collectives/conditions de travail).
    • Spécifiez le temps de travail et les moments de pause par jour.

      Si ce n'est pas possible de le faire, supprimez l'horaire standard et désélectionnez les champs Horaire variable et Modèle de travail alternatif avec grille de travail.

    • Lorsqu'un employé n'a pas de temps de travail fixes, sélectionnez la case à cocher Horaire variable. Saisissez le nombre de jours et d’heures par semaine. Dans la mesure du possible, sélectionnez également les jours de travail. Pour un contrat zéro heure, saisissez 0 heure et 0 jour.
    • Pour un horaire de travail, sélectionnez les champs Horaire variable et Modèle de travail alternatif avec grille de travail. Dans tous les cas, saisissez le nombre d’heures par semaine. Cliquez sur : Suivant. Sélectionnez le cycle horaire et la semaine de commencement.
11. Cliquez sur : Suivant.
12. Sélectionnez la Sorte salaire, elle détermine les champs que vous devez renseigner dans cette étape.
13. Sélectionnez la table de période.

    La table de périodes détermine les périodes de rémunération par mois, par tranche de quatre semaines ou par semaine, par exemple.

    Vous pouvez définir une valeur préférentielle pour la table de périodes dans les propriétés de l'employeur.

14. Si vous avez opté pour Salaire horaire ou Salaire fixe, saisissez le salaire.
15. Si vous avez opté pour un salaire barémique, suivez les étapes suivantes :
    1. Sélectionnez le barème de fonction si vous en faites usage.
    2. Sélectionnez Sorte barème et Barème.

       Vous ne pouvez sélectionner que des données correspondant au Table périodes sélectionné. De plus, le type de CCT de l'échelle des salaires doit correspondre à celui de la CCT de l'employé.

    3. Sélectionnez l'échelon du barème.

       L'échelon dépend de l'âge de l'employé concerné à la date de début de cette ligne de salaire (et donc pas l'âge à la date actuelle). Lorsque l'employé accède à un échelon en raison de son âge, seul cet échelon s'affiche. Si l'employé n'appartient plus à aucun des échelons d'âge, les échelons des années de fonction apparaissent.

       Si vous ne pouvez pas sélectionner d'échelon, vérifiez si les échelons ont été ajoutés à l'échelle des salaires, ainsi que la durée de validité de cette dernière.

    4. Saisissez un supplément éventuel. Pour définir un pourcentage, sélectionnez la case à cocher % supplément. Dans le cas contraire, définissez un montant.

    Pour des travailleurs à temps plein et à temps partiel, choisissezBarème ou Salaire fixe. Pour les autres prestations, choisissez Barème horaire ou Salaire horaire.

16. Cliquez sur : Suivant.
17. Saisissez le numéro sous lequel le secrétariat social connaît l'employé.
18. Sélectionnez la catégorie de contrat.
19. Sélectionnez la durée du contrat dans CDD.
20. Sélectionnez le contrat de travail dans Temps plein/partiel.
21. Saisissez la date de fin de l'indemnité de licenciement.
22. Précisez si l'employé est soumis à la médecine du travail.
23. Sélectionnez la case à cocher Assurance groupe en cas d'application à l'employé.

    Si vous sélectionnez cette case à cocher, saisissez également les autres champs pour l'assurance de groupe.

24. Cliquez sur : Suivant.
25. Déterminez si ONSS s'applique.
26. Déterminez si Soumis à Cotisation spéc. Sécurité Soc. s'applique.
27. Cliquez sur : Suivant.
28. Sélectionnez le code dans Code % options.
29. Précisez le pourcentage qui s'applique dans % 'd options sur actions.
30. Cliquez sur : Suivant.

    Profit affiche les instances à définir.

    Vous ne pouvez pas sélectionner les instances qui ne sont pas disponibles au niveau de l'employeur. Vous ajoutez d'abord des instances au niveau de l'employeur. Profit reprend automatiquement les instances qui s'appliquent à tous les employés. Cette action est irréversible.

    Lorsqu'une date de fin est définie au niveau de l'employeur pour une instance donnée, vous ne pouvez plus la sélectionner après la date de fin au niveau de l'employé. Si vous voulez quand même ajouter cette instance, configurez le code souhaité manuellement.

31. Cliquez plusieurs fois sur : Suivant. Des fenêtres avec des données complémentaires concernant les instances s'affichent alors.
32. Saisissez les Données bancaires. Vous utilisez pour ce faire un assistant distinct : Profit conserve en effet les numéros de compte bancaire dans une table centrale.
    1. Désélectionnez Paiement caisse.
    2. Cliquez sur : Nouveau.
    3. Saisissez le code du pays et le numéro de compte bancaire.
    4. Sélectionnez le Type banque.
    5. Cliquez sur : Suivant.
    6. Cliquez sur : Terminer.
33. Cliquez sur : Terminer.

Voir aussi

• Instances
• Ajout du lieu de naissance d'un employé
• Configuration d'un employé pour le Secrétariat social