Inkoopfactuur in geblokkeerde periode wijzigen
Je kunt een journaalpost van een inkoopfactuur wijzigen in een geblokkeerde periode. Natuurlijk alleen als je voor deze functionaliteit geautoriseerd bent. Het kan namelijk nodig zijn om ná de maandafsluiting inkoopfacturen te wijzigen. Bijvoorbeeld omdat de factuur voor een andere kostenplaats of project is. Met deze nieuwe functionaliteit is het wijzigen mogelijk, zonder dat het impact heeft op rapportages over de afgesloten periode.
Via een autoriseerbare actie kan de journaalpost van een inkoopfactuur gewijzigd worden.
Het resultaat van de wijziging is als volgt:
- De wijziging wordt opgeslagen in de geblokkeerde periode
- Het verschil wordt via een systeemboeking tegengeboekt in de geblokkeerde periode
- Het verschil wordt via een systeemboeking geboekt in eerst niet geblokkeerde periode.
Het doel van deze systeemboekingen is dat het saldo op de proef- en saldibalans van de geblokkeerde periode niet verandert. Deze methode is boekhoudkundig toegestaan, zodat je via boekingsgangen kunt achterhalen wat er is gewijzigd. De wijzigingen zijn te volgen via het factuurnummer en via het veld Bron journaalpost.
Je kunt het rapport Wijzigingen inkoopfacturen in geblokkeerde periode raadplegen voor inzicht in de wijzigingen per inkoopfactuur.
Deze functionaliteit moet je eerst activeren en inrichten.
|
Inhoud |
Journaalpost inkoopfactuur in geblokkeerde periode wijzigen
Je kunt de inkoopfactuur in een geblokkeerde periode wijzigen, bijvoorbeeld via de weergave Alle financiële mutaties. Je kunt deze alleen wijzigen in een geblokkeerde periode als je hiervoor geautoriseerd bent. Afhankelijk wat je wijzigt komen er memorlaal boekingen bij om de wijziging te corrigeren.
Het wijzigen van een inkoopfactuur in een blokkeerde periode is alleen toegestaan voor boekingen in dit en vorig kalenderjaar. Bijvoorbeeld op 31-12-2021 kan je nog boekingen wijzigen met een boekingsdatum in het jaar 2020. Op 01-01-2022 kan je deze boekingen niet meer wijzigen.
Uitgangspunten correctieboekingen (systeemboekingen):
- Profit bepaalt de eerst niet geblokkeerde periode aan de hand van de periode die niet is geblokkeerd ná de periode van de te corrigeren factuur. In het geval van periode 12 (bij maandtabel) maakt Profit een nieuwe opboeking in de eerste correctieperiode (periode 13). Bij jaaroverschrijding wordt periode 0 overgeslagen.
- Er wordt een correctieboeking gemaakt bij wijzigingen op: Bedrag, Valutacode, Valutabedrag, Aantal, Grootboekrekening. Bij een wijziging van de btw-code worden geen correctieboekingen gemaakt. Als een wijziging van een btw-code invloed heeft op het bedrag wordt er wel een wijziging gemaakt
- Er wordt een correctieboeking gemaakt bij wijzigingen op verbijzonderingsboeking op: Bedrag, Valuta, Valutabedrag, Aantal, Percentage.
- Profit maakt geen correctieboeking bij wijzigingen op: vrije velden, omschrijving, projectmutatie, verplichting.
- De correctieboekingen verwijzen naar de inkoopfactuur en kun je niet wijzigen of verwijderen.
Journaalpost van de inkoopfactuur in een geblokkeerde periode wijzigen:
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
- Open de mutatie van de inkoopfactuur.
Gebruik eventueel het snelfilter om de mutatie te kunnen vinden.
- Ga naar het tabblad: Mutaties.
- Klik op de actie: Wijzig journaalpost.
Als je niet geautoriseerd bent krijg je de melding dat de periode van de inkoopfactuur geblokkeerd is en de inkoopfactuur niet mag wijzigen.
Als je geautoriseerd bent krijg je de melding 'De periode van de inkoopfactuur is geblokkeerd. Wil je de inkoopfactuur wijzigen? Klik op Ja. De boekingslay-out opent met de boekingsregels van de journaalpost.
- Wijzig de regels of voeg regels toe. Verwijderen is niet toegestaan.
Niet alle velden zijn wijzigbaar en niet alle acties zijn beschikbaar, onder andere transitorische post of rekening courant kan niet in een geblokkeerde periode.
De crediteurregel (eerste boekingsregel) kun je niet wijzigen, echter vrije velden, project of omschrijving zijn wel wijzigbaar en ook wel de vervaldatum of betaaltermijn van een factuur. Je kunt de verdeling over de kosten/aanschaf grootboekrekeningen en de verdeling over de kostenplaats/kostendrager verbijzonderingscodes wijzigen.
Als er sprake is van een projectboeking, dan kun je deze projectboeking alleen wijzigen als deze nog niet is geaccordeerd. Er worden geen correctieregels gemaakt van de gewijzigde projectboeking.
Als de beoordelaar de inkoopfactuur nog moet accorderen via de workflow in InSite is het veld Blokkeren aangevinkt. Je mag dan dit veld niet uitvinken. Als de inkoopfactuur nog in de workflow zit dan zal de procuratie plaatsvinden op basis van deze wijziging.
- Sluit het boekingsprogramma af.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Na het voltooien van de boeking worden de wijzigingen op- en afgeboekt.
Voorbeeld journaalposten correctieboekingen
Als je Wijzigen inkoopfactuur in geblokkeerde periode hebt geactiveerd dan kun je via een autoriseerbare actie de journaalpost van een inkoopfactuur wijzigen in Profit.
De wijziging wordt opgeslagen in de geblokkeerde periode. Het verschil tussen de oorspronkelijke boeking en de wijziging wordt via een systeemboeking tegengeboekt in de geblokkeerde periode. Het verschil tussen de oorspronkelijke boeking en de wijziging wordt via een systeemboeking opgeboekt in de eerst niet geblokkeerde periode.
Hieronder drie voorbeelden van journaalposten van inkoopfacturen die worden gewijzigd in geblokkeerde periode 1:
Voorbeeld 1 kostenplaats X wijzigen in Y
Voorbeeld 2 kostenplaatsregels splitsen in twee regels
Voorbeeld 3 kostenplaatsregel verwijderen en aanpassen
Wijzigingen inkoopfacturen in geblokkeerde periode raadplegen en controleren
Je kunt met een rapport de wijzigingen van de inkoopfacturen raadplegen en controleren. Ook kun je de weergave Financiële mutaties raadplegen
Voor inzicht in de bron journaalpost en de wijzigingen op die journaalpost is het volgende rapport beschikbaar:
Rapport Wijzigingen inkoopfacturen in geblokkeerde periode (Profit)
Voor inzicht kun je ook de weergave Financiële mutaties raadplegen. Als je ervoor geautoriseerd bent kun je de volgende velden van de correctieboekingen toevoegen aan deze weergave, waarmee je de koppeling met de hoofdjournaalpost van de inkoopfactuur (de bronboeking) inzichtelijk maakt:
- Volgnr. bron corr, inkoopfactuur
- Journaalpostnr. bron corr. inkoopfactuur
Ook kun je in de weergave het factuurnummer van de inkoopfactuur opnemen. Dit veld is beschikbaar door Alle beschikbare koppelingen weergeven in de gegevensverzameling Financiële mutaties in te schakelen
Dan wordt ook het veld Bron correctie inkoopfactuur getoond. Van hieruit wordt o.a. de factuurnummer van de hoofdboeking weergegeven van de correctieboekingen
Tip:
Het factuurnummer van de inkoopfactuur wordt bij de correctieboekingen in het veld Boekstuknummer erbij gezet, zodat je dit veld kunt gebruiken om de inkoopfactuur makkelijk te kunnen zoeken. Hiertoe filter je in de kolom Boekstuknummer op het nummer van de inkoopfactuur.