Onderhanden werk inrichten
Voordat je kunt werken met OHW integratie in je projecten moet je deze functionaliteit eerst instellen en inrichten.
Hiervoor koppel je grootboekrekeningen aan grondslagen. Op deze grootboekrekeningen worden de journaalposten van het onderhanden werk geboekt.
Omdat je de grootboekrekeningen toewijst aan de grondslagen kun je de journaalposten baseren op bijvoorbeeld de project(groep), de werksoort(groep) of de artikel(groep) maar ook op vrije dimensies.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Voordat je OHW integratie inricht loop je eerst de volgende punten na:
- Bepaal welke onderverdeling je wilt in de financiële administratie.
- Bepaal welke grondslag je per boekingssoort wilt gebruiken.
- Bepaal met welke periodiciteit je het onderhanden werk wilt doorboeken.
- Kun je niet met een standaard grondslag werken maak dan een vrije dimensie die je wilt gebruiken.
Onderhanden werk aanzetten en instellen
Voordat je gebruik kunt maken van OHW integratie moet je de functionaliteit inschakelen. Hierdoor geef je aan dat het Onderhanden werk uit de projecten doorgeboekt moet worden naar de financiële administratie. Als je onderhanden werk niet integreert, worden alleen de projectfacturen in de financiële administratie geboekt.
Let op:
Je kunt de OHW-integratie niet meer deactiveren of wijzigen zodra mutaties vanuit Profit Projecten zijn gejournaliseerd (doorgeboekt) naar Profit Financieel. Dit kan alleen door een AFAS consultant gedaan worden. Neem contact op met de consultant of met AFAS Support.
OHW-integratie aanzetten en instellen:
- Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Integratie Financieel.
- Ga naar het tabblad: Integratie.
- Vink OHW-integratie gebruiken aan.
- Vink OHW splitsen aan als je de
kosten en opbrengsten van het onderhanden werk gesplitst wilt boeken.Vink OHW splitsen aan als het saldo onderhanden werk op de balansrekening niet negatief mag zijn (wat kan gebeuren als je bijvoorbeeld vooruit factureert). Om dit te voorkomen maak je twee aparte balansrekeningen, waarbij de kosten op de ene rekening debet geboekt worden (dit zijn vlottende activa, boekingssoort 2) en de opbrengsten op een andere rekening credit (dit zijn kortlopende verplichtingen, boekingssoort 8).
Vink OHW splitsen niet aan als op één balansrekening zowel de kosten (debet) als de opbrengsten (credit) geboekt worden. Het saldo van deze rekening is dan het onderhanden werk op dat moment. Boekingssoort 8 wordt dan niet gebruikt.
- Vink Dekking opbrengst splitsen aan als je het onderhanden werk wilt splitsen.
- Vink het veld Resultaat splitsen aan.
Dit veld heeft alleen gevolgen voor de boeking naar Financieel bij Onderhanden werk-methode ‘Resultaat op basis van voortgang (POC)’ (3) en is alleen mogelijk als OHW splitsen ook aan staat.
Als je dit veld aanzet wordt de boekingssoort 29 toegevoegd voor Voorziening verlies en wordt bij vier boekingssoorten (2, 8, 20 en 29) de rekening Balans verplicht om de balansrekening voor de Overlopende post-boeking op te geven.
En er komen twee velden bij als je de Voorziening toevoegt via Tussentijds resultaat.
In de Bouw-template met de Bouw-activering staat dit veld standaard aan.
- Selecteer bij Methode afmelding welke methode je wilt hanteren bij het (gedeeltelijk) afmelden van OHW. Je kunt kiezen uit:
- OHW afmelden per regel (1)
Per kosten- en opbrengstregel geef je aan welke regel(s) worden afgemeld. Je gebruikt dan de actie OHW per regel afmelden.
Je selecteert deze optie als je de OHW-methode voor Gereed project gebruikt, maar óók als je de OHW-methode op basis van Voortgangspercentage (POC, 3) gebruikt. De laatste periode is namelijk een uitbreiding op de eerste methode.
- OHW afmelden op bedrag (2)
Je geeft aan welk bedrag aan kosten en opbrengsten kan worden afgemeld. Je gebruikt dan de actie Huidige selectie OHW afmelden.
- Kostprijs afmelden per regel, opbrengst afmelden op bedrag (3).
- Kostprijs afmelden op bedrag, opbrengst afmelden per regel (4).
Afhankelijk van welke methode je ingesteld hebt, heb je acties tot je beschikking bij het afmelden. Als zowel de actie OHW per regel afmelden als Huidige selectie OHW afmelden (voor het afmelden van een bedrag) zichtbaar zijn, dan kun je op regel en op bedrag afmelden, dus bij de laatste methodes (3 en 4). Anders is slechts één van de twee te gebruiken.
Lees hier meer over het gebruik.
Let op:
Deze keuze kun je na het instellen niet meer wijzigen!
- OHW afmelden per regel (1)
- Ga naar het tabblad: Grondslagen 1 om de grondslagen voor OHW-methode Gereed project in te stellen.
Wij raden je aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van grondslagen op een hoog niveau, bijvoorbeeld op het niveau van de projectgroep en werksoortgroep. Hierdoor voorkom je dat je bij het toevoegen van een project ook een koppeling moet maken met een grootboekrekening.
De grondslagen die je hier selecteert, zie je terug bij het toevoegen van de integratierekeningen.
Let op:
Als je vrije dimensies gebruikt als grondslagen voor de journalisering van het onderhanden werk, activeer je deze dimensies eerst via de instellingen voor Profit Projecten.
- Ga naar het tabblad: Grondslagen 2 om de grondslagen voor de beide andere OHW-methoden in te stellen. Overleg bij voorkeur met je consultant over de te selecteren grondslagen.
Ook deze zie je terug bij het toevoegen van de integratierekeningen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Verbijzondering voor OHW inrichten
Als je in Profit Financieel verbijzonderingen gebruikt kun je de boekingen van het onderhanden werk ook verbijzonderen.
Voeg verbijzonderingskoppelingen toe om de kostenplaats van het project mee te nemen bij het journaliseren.
Verbijzondering inrichten:
- Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen. Hier worden alle in de omgeving geactiveerde assen getoond.
- Koppel aan elke geactiveerde as een projectbegrip zodat de boekingen in Profit Financieel worden verbijzonderd.
Let op:
De code van het projectbegrip wordt in de boekhouding gebruikt als verbijzonderingscode in de aangegeven as. Kies je dus voor Medewerker, dan wordt de code van de medewerker als verbijzonderingscode gebruikt.
De verbijzonderingscodes hoeven in Profit Financieel niet te bestaan. Als bij de journalisering een code wordt gebruikt, die niet in Profit Financieel voorkomt, dan wordt de code daar automatisch toegevoegd. Dit geldt ook voor de verbijzonderingstoewijzing op de grootboekrekening. - Klik op: Opslaan en sluiten.
Integratierekening toevoegen
Na het instellen van de grondslagen voor de verschillende soorten boekingen, koppel je rekeningen aan de grondslagen. Dit zijn de integratierekeningen.
Wijzig eventueel de weergave zo dat ook het veld Mutatiesoort zichtbaar is.
Integratierekeningen toevoegen:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratierekening.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer de Boekingssoort waarvoor je een integratierekening toevoegt. Bijvoorbeeld Omzet.
- Selecteer een waarde bij het veld dat hoort bij de grondslag voor de boekingssoort, bijvoorbeeld Projectgroep. Of je hier iets selecteert hangt samen met de mate van detaillering die je in je financiële administratie terug wilt zien.
Selecteer alleen een waarde als je voor een waarde in het bestand een afwijkende integratierekening wilt toevoegen. Zorg altijd dat er voor iedere boekingssoort één integratierekening aanwezig is zonder waarde voor de gekozen grondslag. Hiermee voorkom je dat de journaalposten niet gemaakt kunnen worden, als geen integratierekening kan worden gevonden.
- Selecteer bij Rekening een grootboekrekening die bij de boekingssoort hoort.
- Klik op: Voltooien.
Zie ook:
Integratierekeningen voor OHW-Methode 3 Voortgangspercentage (POC)
Integratiesoorten voor OHW toevoegen
In de tabel integratiesoort stel je de dagboeken in die voor de journalisering van de verschillende integratiesoorten van belang zijn. Je selecteert de dagboeken waarin de boekingen gemaakt worden, die uit de journalisering van het onderhanden werk voortkomen.
Integratiesoorten voor OHW toevoegen:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer een waarde bij Integratiesoort.
Bij de integratie van het onderhanden werk kun je de boekingen laten maken in twee verschillende dagboeken. Je kunt onderscheid maken tussen boekingen die voortkomen uit de OHW integratie (4) en uit het OHW afmelden (5). Koppel aan beide soorten boekingen een dagboek (dit mag eventueel hetzelfde dagboek zijn) van het type Variabel memoriaal.
Qua Integratiesoort en mutatiesoort zijn de volgende combinaties beschikbaar.
Integratiesoort
Mutatiesoort
4
OHW integratie
9
Kostprijs
4
OHW integratie
10
Opbrengst
5
OHW afmelden
11
Afmelden kostprijs
5
OHW afmelden
12
Afmelden opbrengst
4
OHW integratie
15
Voorlopige kostprijs
4
OHW integratie
16
Voorlopige opbrengst
4
OHW integratie
17
Dekking opbrengst
5
OHW afmelden
18
Afmelden voorlopige kostprijs
5
OHW afmelden
19
Afmelden voorlopige opbrengst
5
OHW afmelden
20
Afmelden dekking opbrengst
21
OHW tussentijds resultaat
21
Tussentijds resultaat
5
OHW afmelden
22
Afmelden tussentijds resultaat
4
OHW integratie
26
Uurloon
4
OHW integratie
27
Opslag
4
OHW integratie
28
Toeslag
4
OHW integratie
29
Omzettoekenning o.b.v. nacalculatie
30
OHW omzettoekenning projecten
30
Omzettoekenning o.b.v. urenvoortgang
21
OHW tussentijds resultaat
31
OHW balansbepaling
21
OHW tussentijds resultaat
32
OHW balansbepaling (tegenboeking)
- Selecteer een waarde bij Dagboek.
- Selecteer een waarde bij Dagboek creditfacturen.
- Klik op: Voltooien.
Zie ook:
Onderhanden werk integratie autoriseren
Autoriseer de menu's en acties voor het inzien van de periodetotalen onderhanden werk en het uitvoeren van acties.
OHW autoriseren:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de juiste groep (of gebruiker).
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Autoriseer indien gewenst Algemeen / Projecten /
- Facturering / OHW afmelden
- Onderhanden werk / Tussentijds resultaat
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: Project / Onderhanden werk / Acties.
- Autoriseer de acties:
- Huidige selectie OHW afmelden gaat om afmelden op bedrag.
- Huidige selectie projecten afmelden
- OHW per regel afmelden is gelijk aan de actie.
- Sluit de Autorisatie tool.
- Klik op Ja bij de melding.
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.
Uitleg Onderhanden Werk Splitsen
Je vinkt OHW splitsen aan als je de kosten en opbrengsten van het onderhanden werk gesplitst wilt boeken. De kosten en opbrengsten worden geboekt op de balansrekeningen voor het OHW. Dit zijn de boekingssoorten:
2 - OHW kostprijs projecten
8 - OHW opbrengst projecten (optioneel)
Voor deze boekingen kun je aangeven of je het OHW wel of niet wilt splitsen.
Wel of niet OHW splitsen
Vink OHW splitsen aan als het saldo onderhanden werk op de balansrekening niet negatief mag zijn (wat kan gebeuren als je bijvoorbeeld vooruit factureert). Om dit te voorkomen maak je twee aparte balansrekeningen, waarbij de kosten op de ene rekening debet geboekt worden (dit zijn vlottende activa, boekingssoort 2) en de opbrengsten op een andere rekening credit (dit zijn kortlopende verplichtingen, boekingssoort 8).
Vink OHW splitsen niet aan als op één balansrekening zowel de kosten (debet) als de opbrengsten (credit) geboekt worden. Het saldo van deze rekening is dan het onderhanden werk op dat moment. Boekingssoort 8 wordt dan niet gebruikt.
Boeking splitsen
Tenslotte geef je aan of je de boeking van de dekking van het onderhanden werk wilt splitsen. De dekkingsrekeningen zijn de tegenrekeningen op de verlies- en winstrekening voor de balansboeking bij het boeken van de kosten en opbrengsten. Dit zijn de boekingssoorten:
3 - Dekking kostprijs projecten
4 - Dekking opbrengst projecten
5 - Voorlopige opbrengst projecten (optioneel)
Zie ook
- Project instellen voor methode Onderhanden werk
- OHW-methode 1 obv Gereed project
- OHW-methode 2 obv Nog te factureren omzet
- OHW-methode 3 obv voortgangspercentage
- OHW-methode 4 Kosten obv uurloon, toeslag en opslag (bij Kostprijs op basis van uurloon)
- OHW-methode 5 - Omzettoekenning o.b.v. nacalculatie
- OHW-methode 6 en 7 - Omzettoekenning o.b.v. urenvoortgang