Bestelvoorstel genereren
Je kunt bestelvoorstellen genereren gebaseerd op voorraadaanvulling, verkooporders of productie. Dit houdt in dat het te bestellen aantal gebaseerd wordt op tot hoever de voorraad van het artikel aangevuld moet worden (als je dit hebt ingesteld) of op hoeveel er nodig is om de verkooporders voor het artikel te kunnen uitleveren.
Je kunt het bestelvoorstel op verschillende manieren opstarten:
- Als actie vanuit het inkoopproces
Je kunt een bestelvoorstel genereren voor alle artikelen waarvan de voorraad aangevuld moet worden.
Je kunt er ook voor kiezen om voor één specifiek artikel, een reeks artikelen, per verkooprelatie of per verkooporder een bestelvoorstel te genereren.
- Vanuit het verkoopproces
Je kunt het bestelvoorstel ook vanuit Verkoop opstarten. Hoe je een verkooporder omzet naar een inkooporder via het bestelvoorstel lees je hier.
Vanuit alle manieren maakt Profit inkooporders aan, maar er zit verschil in de werking tussen het opstarten vanuit Inkoop en het opstarten vanuit Verkoop. De verschillen zitten in de wijze waarop Profit regels verzamelt en verdicht op de inkooporder. De details lees je in het onderdeel Regels verzamelen en verdichten op inkooporder.
De bestelvoorstelregels worden zoveel mogelijk gecombineerd om zo gunstig mogelijke prijzen te krijgen (inkoopstaffelprijzen, e.d.). Bij het genereren van een bestelvoorstel wordt altijd besteld bij de in het artikel ingestelde Voorkeur inkooprelatie. Je kunt eventueel ook op de Itemcode verkooprelatie een voorkeur inkooprelatie instellen, deze heeft dan voorrang bij inkopen voor die verkooprelatie.
Je moet een moment inplannen om het bestelvoorstel te genereren, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks.
Let op:
Bij het genereren houdt Profit rekening met de eventuele bestelstaffel die, en het minimum aantal dat, bij de voorkeur inkooprelatie besteld moet worden. Het aantal dat besteld wordt via het bestelvoorstel kan dus hoger zijn dan nodig is voor de verkooporder vanwege deze bestelstaffel en het minimum aantal van de inkooprelatie.
|
Inhoud |
Bestelvoorstel toevoegen voor alle artikelen
- Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Bestelvoorstel.
Je ziet nu de weergave Bestelvoorstel.
- Vink aan/stel in wat van toepassing is.
- Ga naar het onderdeel: Instellingen.
- Vink Bestel- en leverkalender toepassen aan als je wilt dat Profit rekening houdt met de bij de inkooprelaties ingestelde uiterlijke besteltijd en leverkalender.
- Vink Incl. voorraadaanvulling en/of Incl. bestelvoorstel verkoop aan als je voorraadaanvulling hebt ingericht.
- Vink Incl. inkoopaanvragen aan als je goedgekeurde
inkoopaanvragen om wilt zetten naar inkooporders. - Vink Incl. bestelvoorstel productie als je artikelen die onderdeel vormen van een maakartikel/samenstelling voor de productie wilt bestellen.
- Vink Incl. in te kopen of te produceren maakartikel aan als je ook maakartikelen die je zelf 'inkoopt of produceert' wilt meenemen.
Deze beide bovengenoemde opties zijn alleen mogelijk als je Productie geactiveerd hebt.
- Vul bij Datum nodig een datum in als je Profit wilt laten controleren op gewenste leverdatums in de verkooporders/voorcalculaties in combinatie met levertijden van de inkooprelaties.
- Klik op de actie: F5. Selecteren.
Je ziet de items waarvoor je een inkooporder kunt maken.
- Selecteer een regel. Onderin de weergave zie je de huidige voorraadgegevens.
Standaard wordt de voorkeursleverancier getoond, maar je kunt per regel afwijken van de inkooprelatie.
- Wijzig eventueel het aantal eenheden dat je wilt inkopen.
- Klik eventueel op Eigenschappen item om te zien welke voorraadinstellingen of welke verkoopregels dit item heeft.
Zo kun je bijvoorbeeld achterhalen waarom voor dit artikel een bestelvoorstelregel is gemaakt.
- Selecteer eventueel een of meer regels en klik op de actie: Detailinfo.
Je ziet nu o.a. voor welke verkooprelatie de bestelvoorstelregel is en voor welke leverdatum.
- Selecteer eventueel een of meer regels en klik op de actie: Verwijderen.
Van deze regel genereert Profit nu geen inkooporder. Als je dit doet in het detailscherm past Profit het aantal in het hoofdscherm aan.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Je krijgt nu een melding van het aantal nieuwe inkooporders.
Bestelvoorstellen met dezelfde combinatie inkooprelatie/afleveradres worden samengevoegd op één inkooporder. - Klik op: Annuleren.
Bestelvoorstel toevoegen voor een (reeks) artikel(en)
In dit voorbeeld zie je in de weergave de bestelvoorstellen verdicht op magazijn en itemcode.
- Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder.
- Klik op de actie: Bestelvoorstel.
- Selecteer een waarde bij Type item.
- Selecteer de itemcodes waarvoor je een bestelvoorstel wilt aanmaken.
- Vink Incl. voorraadaanvulling aan als je niet alleen bestelvoorstellen wilt genereren naar aanleiding van de verkooporders maar ook voor artikelen waarvan de voorraad moet worden aangevuld.
Let op:
Als je gebruik maakt van Magazijntoewijzing dan kijkt Profit voor de voorraadaanvulling naar de Minimum voorraad en het veld Aanvullen tot dat je hebt ingevuld op het tabblad Magazijntoewijzing bij het artikel en niet naar de aantallen op het tabblad Voorraad.
- Klik op de actie: Selecteren.
Je ziet de items waarvoor je een inkooporder kunt maken.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Je krijgt nu een melding van het aantal nieuwe inkooporders.
- Klik op: Annuleren.
Bestelvoorstel met artikelen uit meerdere magazijnen verzamelen
Het is mogelijk om een Bestelvoorstel met artikelen uit verschillende Magazijnen te verzamelen op één Inkooporder. Het verzamelen van artikelen uit meerdere magazijnen in het bestelvoorstel, zorgt voor minder inkooporders en het beperkt de orderkosten die een leverancier in rekening kan brengen.
Regels in het bestelvoorstel met verschillende magazijnen verzamelen op één inkooporder
- Controleer of Meerdere magazijnen is geactiveerd.
Het veld Verzamelen meerdere magazijnen is alleen beschikbaar als je de Meerdere magazijnen hebt geactiveerd.
- Voeg het veld Verzamelen meerdere magazijnen toe in de selectie van de boekingslay-out Bestelvoorstel.
Als je centraal inkoopt bij meerdere magazijnen en Centrale inkoop hebt ingesteld in de ordermanagement instellingen, dan werkt Verzamelen meerdere magazijnen niet. Centrale inkoop zorgt ervoor dat alle bestelvoorstellen van alle magazijnen op het Magazijn centrale inkoop worden ingekocht.
Let op:
Als je het veld Verzamelen meerdere magazijnen aanvinkt, dan voegt Profit ALLE magazijnen samen op één inkooporder. Ook magazijnen die eventueel een ander fysiek afleveradres hebben.
Regels verzamelen en verdichten op inkooporder
Het bestelvoorstel verzamelt en verdicht regels op de inkooporder. Dat gebeurt in twee stappen op basis van bepaalde criteria.
- Bestelvoorstel verkoop/productie + Voorraadaanvulling verdichten tot één bestelvoorstelregel op basis van:
- Itemtype
- Itemcode
- Artikeldimensies
- Magazijn
- Afleveradres (is alleen gevuld bij verkoop met Direct leveren vanuit leverancier) en niet zijnde verkooporder met Inkoop per verkooporder.
- Alle (verdichte) bestelvoorstelregels worden bij het maken van inkooporders gesplitst over meerdere inkooporders als een van de volgende velden verschillen:
- Inkooprelatie
- Administratie
- Valutacode
- Magazijn
- Afleveradres (is alleen gevuld bij verkoop met Direct leveren vanuit leverancier).
- Omschrijving afleveradres (is alleen gevuld vanuit inkoopaanvraag)
- Contactpersoon afleveradres (idem)
- Contactpersoon (idem)
- Contract
- Verplichtingen aanmaken
- Referentie inkooprelatie )idem)
- Contract
- Verplichting aanmaken
- Referentie inkooprelatie (idem)
- OCI-profielnummer (alleen inkoopaanvraag vanuit OCI)
- Debiteurnr leverancier (idem)
- Cyclus leverschema (alleen vanuit inkoopaanvraag)
- Looptijd (idem)
- Begindatum cyclus (idem)
Bij verkooporders met Inkoop per verkooporder wordt ook gesplitst op verkooporder.
Beschrijving leverdata
Op de inkooporder die het bestelvoorstel maakt, is er een aantal velden aanwezig voor de leverdatum van de order. Profit vult in sommige gevallen deze datum automatisch in. We kennen de volgende velden:
- Gewenste leverdatum
- Datum levering (toegezegd)
- Afwijkende leverdatum
Het Bestelvoorstel bepaalt op de volgende wijze wat er met de leverdatum moet gebeuren:
Verzamelen van bestelvoorstelregels (en verdichten):
Gewenste leverdatum in bestelvoorstelregel wordt als volgt bepaald:
- Uit inkoopaanvraag:gewenste leverdatum uit inkoopaanvraagregel indien gevuld, anders gewenste leverdatum uit inkoopaaanvraagkop indien gevuld, anders leeg.
- Uit voorcalculatie: datum benodigd uit voorcalculatiekop indien gevuld, anders leeg (voorcalculatie heeft geen leverdatums)
- Uit verkoop/productie: afwijkende leverdatum uit orderregel indien gevuld, anders toegezegde leverdatum uit orderkop indien gevuld, anders gewenste leverdatum uit orderkop indien gevuld, anders leeg.
- Uit voorraadaanvulling: Leeg.
Bij verdichten van bestelvoorstelregels (uit voorcalculatie, verkoop en voorraadaanvulling).
(Niet uit inkoopaanvraag, en niet bij inkoop-per-verkoop)
De verdichte bestelvoorstelregel krijgt de oudste leverdatum van de te verdichten bestelvoorstelregels (of leeg indien bij geen enkele regel gevuld).
Genereren inkooporders uit bestelvoorstel
- Afwijkende leverdatum in inkooporderregel wordt gewenste leverdatum uit bestelvoorstelregel
Bij gebruik van bestel-/leverkalender:
Gewenste leverdatum in inkooporderkop wordt systeemdatum + Aantal leverdagen uit bestel- en leverkalender van de betreffende inkooprelatie voor de betreffende besteldag
Bij geen gebruik van bestel-/leverkalender:
- Gewenste leverdatum in inkooporderkop wordt afwijkende leverdatum in inkooporderregels, indien alle regels dezelfde afwijkende leverdatum hebben
- Gewenste leverdatum in inkooporderkop blijft leeg als de inkooporderregels verschillende afwijkende leverdatums hebben
In dit voorbeeld leggen we de werking van een bestelvoorstel uit. We gebruiken hiervoor vier nieuwe artikelen.