Configuration de signaux sur la base de la responsabilité
Si, dans votre organisation, des tâches et responsabilités données incombent à un cadre moyen, les signaux concernant un employé doivent être envoyés au chef de service de l’employé. Pour ces signaux, vous utilisez une responsabilité comme destination. Ce n’est pas nécessaire si le signal est destiné au responsable principal indiqué dans l’organigramme.
Exemple :
Dans le cas de l’anniversaire de service d’un employé, son supérieur hiérarchique est responsable des activités relatives à l’anniversaire. C’est pourquoi le supérieur hiérarchique doit recevoir un signal.
Dans ce cas, le signal pour l’anniversaire de l’employé A doit parvenir au chef de service X et celui de l’employé B au chef de service Y. Cela ne peut être réalisé à l’aide des groupes d’autorisation. En effet, si vous placez tous les chefs de service dans un groupe d’autorisation, le signal de tous ceux dont c’est l’anniversaire parvient à tous les chefs de service.
Pour résoudre cela correctement, vous liez le signal à une responsabilité et non directement à un groupe d’autorisation. Dans l’organigramme, vous liez la responsabilité à une unité organisationnelle déterminée. Les signaux sont alors envoyés à celui qui a la responsabilité dans l’unité organisationnelle.
- Ajoutez un groupe d’autorisation par service : "Chef du service A", "Chef du service B", etc.
- Placez les chefs de service concernés dans ces groupes d’autorisation. Dans chaque groupe d’autorisation, il n’y a donc qu’un seul employé.
- Ajoutez la responsabilité "Chef de service". Il n’est pas nécessaire de créer une responsabilité par service.
- A l’aide de l’organigramme, liez le signal pour les anniversaires de service à la responsabilité "chef de service" et au groupe d’autorisation "chef du service A", "chef du service B", etc. Créez un lien par unité organisationnelle.
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Contenu |
1. Préparations
Préparations :
- Liaison d’un utilisateur à un employé
- Ajouter un groupe d’autorisation
Ajoutez un groupe d’autorisation pour chaque chef de service.
- Ajouter un chef de service (utilisateur) à un groupe d’utilisateurs
Placez le chef de service dans un groupe et les employés du service dans l’autre groupe.
2. Ajout d’une responsabilité
Les responsabilités sont utilisées dans Profit en combinaison avec les signaux et avec l’organigramme pour indiquer quels employés doivent ainsi avoir connaissance de telles ou telles informations.
Ajouter une responsabilité :
- Allez vers : Généralités / Gestion / Paramètres autorisation / Responsabilités.
Profit affiche la liste des responsabilités.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Saisissez le libellé .
Il est souvent suffisant de créer deux responsabilités. Une pour tous les signaux destinés au chef de service et une pour tous les signaux destinés aux employés du service. Nommez ces responsabilités par exemple "chef de service" et "employé du service".
- Cliquez sur : Terminer.
3. Liaison d’un signal à une responsabilité
Lier un signal à une responsabilité :
- Allez vers : Généralités / Gestion / Signal / Définition.
- Ouvrez les propriétés du signal.
- Accédez à l'onglet : Destination.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Sélectionnez Responsabilité dans Type de destination.
- Sous Responsabilité, sélectionnez la responsabilité à lier.
- Sous Champ, sélectionnez le champ du groupe de données où figure le code d’employé.
- Sous Destination réserve, sélectionnez le groupe d’utilisateurs qui doit recevoir un avertissement lorsque la responsabilité sélectionnée sous Responsabilité ne fournit aucun utilisateur.
Sélectionnez un groupe d’autorisation dont les membres gèrent les signaux. S’ils reçoivent un signal d’avertissement, ils doivent modifier la configuration du signal concerné.
- Cliquez sur : Terminer.
Profit génère le signal pour les utilisateurs ayant la responsabilité choisie.
4. Ajout d’une responsabilité à un organigramme
Ajouter une responsabilité à un organigramme :
La responsabilité est créée et le signal est lié à la responsabilité. La dernière étape consiste à ajouter la responsabilité à tous les services (unités organisationnelles) dans l’organigramme.
- Allez vers : RH / Organisation / Organigramme.
- Ouvrez les propriétés de l’organigramme.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une unité organisationnelle et cliquez sur Propriétés.
- Accédez à l'onglet : Responsabilités.
- Cliquez sur : Nouveau.
Profit démarre l’assistant pour ajouter une nouvelle responsabilité.
- Sélectionnez la responsabilité souhaitée dans le champ Responsabilité.
- Dans le champ Groupe, sélectionnez le groupe d’autorisation dans lequel se trouvent les utilisateurs devant recevoir le signal de tous les employés dans l’unité organisationnelle.
- Cliquez sur : Terminer.