Ajouter une prolongation de contrat dans Comptabilité

Vous pouvez fixer plusieurs lignes de contrat sur un contrat. Il est également possible d'établir un contrat sans lignes. Vous pouvez également définir des lignes de contrat pour la première date de début dans Profit Windows (historique des contrats). Les dates de début et de fin des lignes de contrat sont consécutives. S'il existe déjà une ligne de contrat, Profit remplit automatiquement beaucoup de champs à l’ajout d'une nouvelle ligne de contrat.

Ajouter une ligne de contrat dans Comptabilité :

1. Allez vers : Comptabilité / Gestion de contrat / Contrat.
2. Ouvrez les propriétés du contrat.
3. Accédez à l'onglet : Lignes de contrat.
4. Cliquez sur : Nouveau.
5. Complétez une date de début dans l’année en cours et une date de fin dans l’année suivante sans quoi Profit ne peut pas bien générer les obligations.

   S'il existe déjà une ligne de contrat, la date de début est automatiquement complétée par [Date de fin ligne de contrat existante +1] et la date de fin par [Date de début + Durée de prolongation]. Vous pouvez ajuster la date de fin, Profit ajustera alors automatiquement la durée.

6. Sélectionnez un valeur pour Valeur de contrat au.

   Vous pouvez choisir entre la ligne de contrat Année, Mois ou Durée totale.

7. Saisissez la Valeur de contrat.
8. Cochez Prolongation tacite si le contrat est prolongé tacitement. Pour un contrat unique, ne cochez pas ce champ.
9. Sélectionnez la provision si vous avez prévu une provision pour le contrat.
10. Cochez Débiter entièrement la provision si vous avez prévu une provision pour le contrat et qu’elle peut être entièrement débitée.

    Lorsque vous comptabilisez la facture d'achat du fournisseur , Profit la fait automatiquement correspondre aux obligations générées. En cas de correspondance basée sur le fournisseur, le montant et le numéro de contrat, la facture d'achat est automatiquement mise à disposition pour le paiement. En cas de prolongation de contrat via le workflow, de nouvelles obligations sont automatiquement créées pour la nouvelle période de contrat.

11. Choisissez une méthode pour générer l'obligation. Vous pouvez choisir entre :
    • 0 : Ne générer aucune obligation
    • 1 : Par an, à partir de date de début de la période
    • 2 : Par an, répartir au prorata
    • 3 : Par mois, répartir proportionnellement
    • 4 : Par mois, répartir au prorata

    Attention :

    Si vous utilisez l'une de ces méthodes, vous ne pourrez plus modifier le contrat s'il a déjà été réalisé.

    Cliquez ici pour un exemple des conséquences sur la génération d'une obligation.

    Voici un exemple des conséquences de la méthode que vous choisissez pour générer l’obligation.

    Exemple :

    • Valeur de contrat totale : 24 000,00€
    • Date de début : 15-04-2020
    • Date de fin : 14-04-2022
    • Nombre de périodes calculé : 24

    Dans le tableau ci-dessous, les conséquences de la génération de l’obligation par méthode :

    	Méthode	Année	Période	Montant	Explication
    0	Ne générer aucune obligation
    1	Par an, à partir de date de début de la période				Nouvelle méthode
    		2020	4	12 000	24 000/24*12
    		2021	4	12 000
    2	Par an, répartir au prorata				Nouvelle méthode
    		2020	4	9 000	24 000/24*9
    		2021	4	12 000	24 000/24*12
    		2022	4	3 000	24 000/24*3
    2	Par période, répartir proportionnellement				Nouvelle méthode
    		2020	4	1 000	24 000/24
    		2020	8	1 000
    		....	...	1 000
    		2022	3	1 000
    4	Par période, répartir au prorata
    		2020	4	548,39	24 000/24*17/31
    		2020	5	1 000	24 000/24
    			...	1 000
    		2022	3	1 000
    		2022	4	451,61	1 000 - 548,39

    Si vous utilisez un exercice interrompu, les obligations d'un contrat sont créées sur la base de la table des périodes de l'exercice.

12. Cliquez sur : Suivant.
13. Sélectionnez le compte de grand livre.
14. Cochez Bloquer pour paiement si la facture d’achat doit être approuvée pour paiement. Lors de la saisie de la facture d'achat correspondant à l'obligation, Bloquer pour paiement est automatiquement coché et l'évaluateur est requis.
15. Cliquez sur : Terminer.

Ajouter une ligne de contrat dans le passé :

Dans Comptabilité, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de contrat dans le passé. Vous pouvez ainsi déterminer l’historique complet de chaque contrat. Si vous souhaitez déterminer plusieurs lignes de contrat historiques, commencez par la plus récente et distinguez la ligne de contrat la plus ancienne.

1. Vous suivez les mêmes étapes que dans la procédure ci-dessus.
2. Saisissez une date de début dans le passé.

   La date de fin est remplie automatiquement sur la base de la [date de début du dernier contrat -1].

3. Remplissez les autres champs.

   Si vous sélectionnez un compte de grand livre qui est ventilé, vous pouvez aussi indiquer dans la ligne le centre de coûts/unité d'imputation. C’est une nouveauté dans Profit 15.

4. Cliquez sur : Terminer.