Imputation d'une facture d'achat sur une provision ou une obligation

Pendant la saisie d'une facture d'achat, vous pouvez apparier (imputer) le montant saisi dans le compte de grand livre (hors TVA) à une obligation ou une provision. Pendant la saisie de la facture, demandez la provision ou l'obligation concernée et enregistrez-la en utilisant la Référence interne (numéro de contrat). Dans les saisies financières, cette référence sert de numéro d'obligation. Quand le montant de la saisie d'achat est inférieur à celui de l'obligation ou de la provision, Profit demande si vous voulez imputer toute l'obligation ou toute la provision. Le fait que Profit pose cette question ou non dépend de vos paramètres d'administration.

Vous avez également la possibilité de lire la facture d'achat de l'obligation comme facture électronique (UBL).

Lors de la saisie d'une facture électronique dans le livre des achats, pendant l'appariement aux obligations, la référence est appariée à la référence interne (N° contrat) et la référence externe (Référence relation d'achat) dans l'obligation. Il n'y a aucune différence de priorité entre ces deux champs.

Une facture d'achat (électronique) qui correspond à la référence, au fournisseur et au numéro de contrat de l'obligation est automatiquement rendue disponible pour le paiement. Le workflow facture d'achat n'est pas démarré. Profit désélectionne alors automatiquement Bloquer pour paiement dans le poste impayé, à moins que vous n'ayez sélectionné le paramètre Evaluation de la facture d'achat requise dans le contrat. Dans ce cas, la facture d'achat doit bien être évaluée et le workflow facture d'achat démarre.

Attention:

Sélectionnez Obligation pour saisie d'achat obligatoire dans les propriétés du compte de grand livre, si vous voulez devoir sélectionner une obligation ouverte lors de la saisie sur ce compte de grand livre.

Pour définir le numéro d'obligation, vous devez ajouter le champ Numéro obligation au lay-out du livre des achats.

Imputer une facture d'achat sur une obligation :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous effectuez la saisie.
3. Sélectionnez le livre d'achats approprié.
4. Cliquez sur : Terminer.
5. Spécifiez tout ou partie du nom de recherche du fournisseur dans le champ Aide pour la recherche ou sélectionnez le fournisseur dans Compte.
6. Saisissez le numéro de facture d'achat original dans le champ Factnr. Crediteur (et N° pièce comptable).

   Dans la colonne N° facture, Profit génère automatiquement votre numéro de facture interne.

7. Saisissez le montant de facture total dans Montant crédit.
8. Appuyez sur : Enter.
9. Profit ajoute la ligne de coûts.
10. Si le fournisseur dispose d'un compte de contrepartie fixe, Profit le reprend dans la ligne de saisie. Si tel n'est pas le cas, choisissez le compte de contrepartie.
11. En fonction de vos paramètres, Profit demande si vous voulez retirer les obligations. Cliquez sur : Oui.

    Un écran de saisie pour l'imputation des obligations s'ouvre.

12. Sélectionnez la ou les obligations.

    Profit contrôle si le montant de l'obligation dans l'écran de sélection n'est pas supérieur auMontant de la facture TVA comprise.

13. Cliquez sur : Terminer.
14. Le montant de facture net apparaît automatiquement dans la ligne de saisie. Le code TVA du compte de contrepartie est défini.
15. Appuyez sur : Enter. Vous saisissez le montant total sur le compte de contrepartie.
16. Profit ajoute une ligne de saisie supplémentaire pour le montant de la TVA.
17. Cliquez sur : Terminer.

Contrôler l'imputation d'une obligation :

1. Allez vers : 
   • Comptabilité / Gestion de contrat / Contrat
   • Comptabilité / Gestion de contrat / Obligation
2. Ouvrez les propriétés du contrat.
3. Accédez à l'onglet : Obligation.

   L'obligation est réalisée et le champ Réalisé est automatiquement rempli.

   La case à cocher Traité est sélectionnée. Si vous regardez à présent dans le contrat, l'obligation a disparu. Elle affiche 0,00.

4. Accédez à l'onglet : Facture achat.

   Cet onglet affiche les factures d'achat qui ont été rapprochées via une saisie d'achat financière à l'obligation ou aux obligations de ce contrat.