Dossier de contrat dans Comptabilité
Vous pouvez tenir un dossier à jour pour chaque contrat. Ce dossier se compose de pièces de dossier, telles que des documents et des notes.
Pour la configuration, il vous faut sélectionner la destination Relation d'achat + contrat dans le Type de pièce de dossier que vous voulez définir comme Destination. Profit ajoute alors le document au dossier du contrat.
Les contrats et les dossiers sont définis au niveau de l'administration. Si vous voulez envoyer une pièce de dossier sur un contrat, vous devez d'abord ouvrir l'administration appropriée pour envoyer la pièce de dossier.
Vous pouvez aussi créer et consulter des pièces de dossier pour contrats dans InSite. Vous pouvez importer des pièces de dossier pour contrats avec CRM / Gestion / Import CRM / Nouveau fichier ou via l'UpdateConnector KnSubject.
Définir une pièce de dossier dans un contrat dans Comptabilité :
- Allez vers : Comptabilité / Gestion de contrat / Contrat.
- Ouvrez les propriétés du contrat.
- Accédez à l'onglet : Dossier.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Reprenez les données ci-dessous.
- Sélectionnez sous Type de pièce de dossier le type de pièce de dossier que vous voulez définir. Par exemple, Poste sortante.
- Sélectionnez la case à cocher Sauvegarder dans un dossier si vous souhaitez que Profit intègre réellement la nouvelle pièce de dossier dans un dossier de l'organisation/la personne. Ensuite, les champs suivants peuvent être modifiés.
- Saisissez une valeur dans Type.
- Réfléchissez d'abord à l'organisation ou la personne (ou type de) dans laquelle vous voulez réellement enregistrer la pièce de dossier. Puis choisissez Type dans Relation d'achat.
- Dans Destination, recherchez et sélectionnez la personne ou organisation finale.
- Dans En rapport avec, sélectionnez le champ d'application de la pièce de dossier.
Vous pouvez uniquement choisir parmi les possibilités qui correspondent à ce type de pièce de dossier. En outre, le type de destination que vous avez choisi dans Choisir dossier / Type ne peut plus être sélectionné ici. Ce champ vous permet de filtrer le contenu des onglets/de l'affichage des dossiers.
- Cliquez sur : Suivant.
L'écran suivant Destination Extra (facultatif) apparaît uniquement pour les destinations qui ne sont pas du type Organisation, Personne ou de l'un de leurs sous-types. Par exemple, Projets.
- Sous Projet, sélectionnez le projet.
- Cliquez sur : Suivant.
- Dans Sujet, saisissez un libellé précis de la pièce de dossier afin de pouvoir la retrouver facilement dans un affichage.
- Dans Explication, saisissez le contenu de la note.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez Envoyer le document par e-mail et l'intégrer dans le dossier sous Cible.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez le document. Les documents disponibles dépendent du type de relation : pour un employé, les documents sont différents de ceux d'une organisation/personne.
- Cliquez sur : Terminer.
Vous avez maintenant défini une pièce de dossier dans le dossier du contrat et dans la relation d'achat.
Voir aussi