Workflow Prolongation de contrat Comptabilité

Vous pouvez automatiser davantage le processus de prolongation et de résiliation des contrats au sein de l'organisation à l'aide du workflow Prolongation de contrat (Comptabilité) (Profit) fourni en standard. Ce workflow vous permet de surveiller les contrats au sein de l'organisation dans InSite. Vous exécutez les étapes de prolongation, résiliation ou modification d'un contrat via InSite.

Si vous saisissez une Date fin et une Durée du préavis dans un contrat, Profit calcule la date de résiliation du contrat. Grâce à un signal placé sur la Date de résiliation, Profit signale automatiquement si le contrat va expirer ou sera prolongé tacitement. Cela vous permet de le résilier à temps. Vous pouvez activer à cet effet le signal Profit Comptabilité/Prolongation de contrat (Profit).

Si vous saisissez une Date fin et une Durée du préavis dans un contrat, Profit calcule la date de résiliation du contrat. Grâce à un signal placé sur la Date de résiliation, Profit signale automatiquement si le contrat va expirer ou sera prolongé tacitement. Cela vous permet de le résilier à temps. Vous pouvez activer à cet effet le signal Profit Comptabilité/Prolongation de contrat (Profit). Ce signal démarre le workflow, ce qui vous permet de prolonger ou de résilier directement un contrat.

Lors d'une prolongation via le workflow, une ou plusieurs obligations sont automatiquement générées pour la nouvelle période de contrat aux conditions suivantes :

• Une obligation sur le contrat a été définie dans la dernière année du contrat 'précédent'.
• Aucune obligation n'a encore été définie au cours de la durée du 'nouveau' contrat.

Pour cette fonctionnalité, il vous faut avoir configuré le Workflow Prolongation de contrat (Comptabilité) dans InSite et le signal Profit.

Lors de la résiliation d'un contrat, vous n'envoyez pas automatiquement un rapport, e-mail ou document (lettre de résiliation). Vous devez pour cela envoyer vous-même une pièce de dossier dans le contrat ou l'automatiser en reprenant l'envoi d'un message comme tâche dans le workflow.

Utiliser le workflow Prolongation de contrat Comptabilité dans InSite :

1. Ouvrez le site.
2. Connecte-toi avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.
3. Cliquez sur : OK.
4. Allez vers : Mijn taken ou Mijn ingestuurde dossieritems.

   InSite peut être configuré différemment chez vous, auquel cas le libellé de l'action est différent.

5. Ouvrez le contrat.

   Vous visualisez les données du contrat.

6. Sous la prolongation d'un contrat, vous avez le choix suivant :
   • Cliquez sur l'action : Prolonger (prolonger le contrat). Confirmez votre choix.

     Profit modifie le contrat avec la nouvelle date de début et de fin ainsi que le montant. La tâche Génération d'obligations est également exécutée pour l'année avec la date de début de la prolongation si des obligations sont déjà présentes.

   • Cliquez sur l'action : Résilier (résilier le contrat).

     Profit modifie les champs Résilié le et Résilié par dans le contrat, vide les champs de Prolongation et modifie le statut en Terminé.

La pièce de dossier n’apparaît alors plus dans InSite. La tâche a été traitée. Le workflow est de ce fait également traité.