Ajout d'un contrat dans Comptabilité

Vous ajoutez un contrat avec les données relatives à la durée et, pour une assurance, également le numéro de police, le montant assuré et le montant de la cotisation. Vous pouvez configurer ici que Profit génère automatiquement des obligations sur la base du contrat. Les contrats sont définis au niveau de l'administration.

Si vous saisissez une Date fin et une Durée du préavis dans un contrat, Profit calcule la date de résiliation du contrat. Grâce à un signal placé sur la Date de résiliation, Profit signale automatiquement si le contrat va expirer ou sera prolongé tacitement. Cela vous permet de le résilier à temps. Vous pouvez activer à cet effet le signal Profit Comptabilité/Prolongation de contrat (Profit).

Vous pouvez importer des contrats avec Comptabilité / Gestion / Import actifs et contrat / Contrat.

Ajout d'un contrat :

Allez vers : Comptabilité / Gestion de contrat / Contrat.
Cliquez sur : Nouveau.
Profit remplit le numéro de contrat sur la base des paramètres du compteur des contrats. Vous utilisez ce numéro comme référence interne. Il n'est plus possible de modifier le numéro de ce contrat par la suite.
Saisissez le libellé .
Saisissez une valeur dans Référence relation d'achat, la référence du fournisseur, par exemple, un numéro de police.
Sélectionnez la relation d'achat/le fournisseur du contrat, par exemple, la compagnie d'assurances ou la société de leasing. Ajoutez le fournisseur si celui-ci n'existe pas encore dans Profit.
Sélectionnez la personne de contact de la relation d'achat/du fournisseur. Vous avez la possibilité de sélectionner un contact de l'organisation ou l'organisation elle-même.
Sélectionnez En considération si vous prenez ce contrat en considération.
Sélectionnez l'employé responsable sous Responsable.
Vous devez renseigner ce champ si vous utilisez le Workflow Prolongation de contrat Comptabilité, sinon le signal du workflow de prolongation de contrat ne fonctionnera pas.
Sélectionnez le type de contrat sous Type contrat.
La table Type contrat est une table libre à laquelle vous pouvez ajouter vos propres valeurs via Généralités / Configuration / Table libre.
Saisissez la Date début du contrat.
Saisissez la Date fin du contrat si celui-ci comporte une date de fin. Ce champ est obligatoire si vous avez sélectionné la case à cocher Prolongation tacite.
Profit remplit automatiquement la durée du contrat si vous avez saisi une date de début et de fin, sinon le champ est vide. Profit arrondit le montant à l'unité.
Saisissez une valeur dans Durée du préavis.
Saisissez les données financières. Il n'est possible de saisir un montant sous Montant assuré que si vous avez sélectionné Assurance sous Type contrat.
Profit remplit automatiquement la Condition paiement du fournisseur. Vous pouvez y déroger si une autre condition de paiement est en vigueur pour le contrat.
Lorsque vous définissez une condition de paiement dans un contrat, cela entraîne les conséquences suivantes :
- Les obligations du contrat ont la condition de paiement du contrat.
- Lors de la création d'une commande d'achat à partir du contrat, cette condition de paiement est reprise.
- Lors de la saisie d'une facture d'achat sur l'obligation, la condition de paiement du contrat est reprise, à condition que celle-ci soit identique pour toutes les obligations sélectionnées. S'il y a différentes conditions de paiement de plusieurs obligations, la condition de paiement du fournisseur est reprise.
Cliquez sur : Suivant.
Sélectionnez la case à cocher Création d'obligations si vous voulez que Profit crée automatiquement une obligation pour le contrat.
Il n'est pas possible de sélectionner ce champ si les champs Date début, Valeur de contrat ou Date fin sont vides.
Sélectionnez la provision, si vous avez créé une provision pour le contrat.
Sélectionnez le compte de grand livre.
Sélectionnez Retirer complètement la provision, si vous avez créé une provision pour le contrat qui peut être complètement retirée.
Sélectionnez Evaluation de la facture d'achat requise, si la facture d'achat doit être approuvée pour le paiement. Lors de la saisie d'une facture d'achat qui s'apparie à l'obligation, le champ Bloquer pour paiement est automatiquement sélectionné et l'évaluateur est obligatoire.
Sélectionnez Projet, Phase projet et Coûts, si la facture d'achat doit être transférée sur un projet.
Sélectionnez le code analytique si vous effectuez le suivi analytique sur ce compte de grand livre.
Cliquez sur : Suivant.
Saisissez un commentaire si vous le souhaitez.
Cliquez sur : Terminer.
Si vous avez sélectionné Création d'obligations, le lay-out de saisie s'ouvre avec la ou les obligations qui ont été générées.
Lors d'une prolongation de contrat via le workflow, de nouvelles obligations sont créées automatiquement pour la nouvelle période de contrat.

Lors de la création d'obligations, les règles suivantes s'appliquent :
- La valeur du contrat est répartie sur la durée du contrat.
- Le montant est réparti de manière égale sur les années.
- La période de l'obligation est la même pour chaque année. Celle-ci est déterminée par la période de la date de début.
- Si le contrat comporte déjà une obligation pour la même année et la même période, aucune nouvelle obligation n'est créée pour cette année et cette période. C'est bien le cas pour d'éventuelles années suivantes.
- Le montant à répartir sur les obligations qui doivent être générées est égal à la différence entre le montant du contrat et la somme des obligations déjà présentes.
- Profit remplit le compte de grand livre si un compte de grand livre favori a été configuré dans la relation d'achat/le fournisseur et que le fournisseur a été saisi dans le contrat.

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