Draaiboek bij cursussessies

Bij evenementen/sessies zoals webinars, seminars en presentaties zijn er vaak allerlei dingen die vooraf en/of achteraf gedaan moeten worden. Denk hierbij aan de schoonmaak, inzet van technische ondersteuning en middelen, lunch regelen, etc. Deze activiteiten kun je nu standaard onderbrengen in een draaiboek. Het draaiboek zal per sessie automatisch de juiste flows genereren op de juiste dag. De draaiboekpagina's zijn beschikbaar in InSite, niet in OutSite.

Dit onderwerp begint met de inrichting, onderaan vind je het gebruik van het draaiboek.

Voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit enkele eenmalige acties.

Autorisatie voor het inrichten van deze functionaliteit:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de te autoriseren gebruikersgroep.
3. Autoriseer de volgende functies:
   • Algemeen / Beheer / Management tool
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
   • Algemeen / In & OutSite / Profiel
   • Algemeen / Beheer / Draaiboek
4. Autoriseer de tabbladen en acties van:
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
   • Algemeen / Beheer / Draaiboek
5. Breidt autorisatiefilters voor dossieritems uit met het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).

Autorisatie voor het gebruiken van deze functionaliteit:

1. Selecteer de te autoriseren gebruikersgroep.
2. Autoriseer de volgende functies:
   • CRM / Cursusmanagement / Cursus
   • CRM / Cursusmanagement / Evenement
3. Autoriseer de volgende tabbladen en acties:
   • CRM / Cursusmanagement / Cursus, tabblad Extra.
   • CRM / Cursusmanagement / Evenement, tabblad Sessie.
   • CRM / Cursusmanagement / Sessie, acties Genereren draaiboektaken en Toevoegen draaiboek.
   • Autoriseer je de volgende tabbladen en acties. Deze autorisatie geldt voor cursussessies, tabblad Draaiboek, en voor Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten, tabblad Draaiboek.

   

4. Ga naar het tabblad: InSite.

   De pagina's voor het gebruik van de dossieritems/workflows zijn opgenomen in de meegeleverde functionaliteit Draaiboek. Deze functionaliteit maakt standaard deel uit van de standaard autorisatierollen Medewerker (Profit) en Functioneel applicatiebeheer (Profit).

   De pagina Draaiboekregels per sessie is opgenomen in de standaard functionaliteit Cursusevenementen raadplegen. Deze is gekoppeld aan diverse standaard autorisatierollen, o.a. Cursusmanagement (Profit).

Type pagina activeren

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Draaiboektaken

Type pagina activeren

Geplande taak inrichten

Workflows worden automatisch gegenereerd op basis van een geplande taak, deze moet je eenmalig inrichten.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Plan de taak Genereren draaiboektaken in.

Vrije inrichting

Op basis van draaiboektaken ontstaan taken/workflows in InSite. Deze flows hebben standaard alleen basisgegevens zoals zoals omschrijving, begintijd en eindtijd. Als je meer gegevens bij een flow wilt opnemen, maak je hiervoor vrije velden aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan velden zoals Beamer nodig J/N, Aantal stoelen, Aantal lunches, etc.

Hoe gebruik je de vrije velden:

• Je maakt de vrije velden aan in de Management tool.
• In een draaiboek kun je per regel bij deze velden een voorkeurwaarde aangeven, bijvoorbeeld door een J/N-veld standaard aan te vinken.
• In de profielen kun je voorkeurwaarden voor de vrije velden opgeven, velden verbergen, etc.
• Bij een sessie zie je de draaiboektaken terug, daar vul je de bij elke draaiboektaak de waarden in. Je vult bijvoorbeeld het aantal deelnemers van de sessie in, het aantal lunches, etc.

De vrije velden zijn beschikbaar in alle typen draaiboek (cursussessies, in- en uitdienst en periodeafsluiting financieel). Als je draaiboeken in zowel CRM, HRM als Financieel gebruikt, is het handig om een scheiding aan te brengen.

Hoe structureer je dit als je draaiboeken gebruikt voor CRM, HRM en Financieel

Velden toevoegen in de Management tool:

Je voegt de vrije velden één keer toe, maar je gebruikt deze velden op twee niveaus, dit zie je ook terug in de onderstaande stappen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Draaiboek.

   Let op:

   Je voegt de vrije velden altijd toe in het bestand Draaiboekregel, niet in Draaiboekregel per type.

3. Open het bestand Draaiboekregel en voeg de vrije velden toe.
4. Op het tabblad Tabbladen voeg je een Profit-tabblad toe. Dit tabblad wordt gebruikt in de draaiboekregels in een draaiboek in Algemeen / Beheer / Draaiboek.

   

   De vrije velden worden gekopieerd naar naar het bestand Draaiboekregel per type.

5. Open het bestand Draaiboekregel per type en plaats de vrije velden op de tabbladen.
   • Op het tabblad Tabbladen voeg je een Profit-tabblad toe. Dit wordt gebruikt in de draaiboekregel per sessie.
   • Op het tabblad Tabbladen: Draaiboekregels per type (InSite) voeg een pagina-onderdeel toe voor de draaiboektaak in InSite.

   

Tabbladen InSite autoriseren:

Als je een tabblad voor InSite toevoegt, moet je dit autoriseren bij de aanmaak- en beoordelingsprofielen. Ga naar Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit en open de functionaliteit die je wilt gebruiken voor het autoriseren van het draaiboek. Dit kan een andere functionaliteit zijn dan in de onderstaande afbeelding.

Workflow inrichten

Ga naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem en richt de workflow van het meegeleverde type dossieritem Draaiboektaak (Profit) in.

Dit type dossieritem wordt gebruikt voor het genereren van draaiboek-workflows. De bestemming is altijd Evenement + sessie, dus je kunt deze bestemming niet wijzigen bij het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Wel kun je de bestemming gebruiken bij vrij (eigen) typen dossieritem.

De workflow heeft de nieuwe bestemming Gebruikers draaiboektaak. Je kunt per draaiboektaak namelijk een gebruikersgroep koppelen. Dit zijn de gebruikers van de draaiboektaak. Je kunt in een workflow natuurlijk ook andere gebruikersgroepen koppelen, net zoals bij andere workflows.

Een draaiboektaak kan ook een verantwoordelijke bevatten die gebruikt wordt in de workflow. Je kunt de verantwoordelijke vastleggen als je handmatig een draaiboektaak bij een sessie toevoegt.

Profiel inrichten

Je maakt profielen aan op basis van het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Aan het profiel is een workflow van het type dossieritem Draaiboektaak (Profit) gekoppeld. Je kunt alleen dit type dossieritem gebruiken, geen andere typen. Wel kun je je eigen workflows bij dit type dossieritem inrichten.

In de eigenschappen van een draaiboek heb je draaiboekregels. Aan elke draaiboekregel koppel je een aanmaakprofiel. Aan het aanmaakprofiel is een workflow gekoppeld van het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Als een evenement daadwerkelijk plaatsvindt, dan worden de draaiboektaken generereerd op basis van de draaiboekregels. Hierdoor ontstaan workflows in InSite.

Je hebt profielen nodig voor het aanmaken en beoordelen van deze dossieritems. In de profielen stel je de context voor o.a. de vrije velden in.

In een aanmaakprofiel stel je in:

• Het beoordelingsprofiel
• De workflow die je wilt gebruiken (altijd een workflow van het type dossieritem Draaiboektaak (Profit)).
• De context voor o.a. de vrije velden.

In een beoordelingsprofiel stel je in:

• De context voor o.a. de vrije velden.

Je koppelt later per draaiboekregel één profiel. Een draaiboek kan meerdere regels bevatten en aan elke regel koppel je een aanmaakprofiel. Dit kan elke keer hetzelfde profiel zijn, maar je kunt ook verschillende profielen gebruiken. Bijvoorbeeld één profiel voor techniek en één profiel voor catering.

Bij elk nieuw profiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's, controleer of deze correct geautoriseerd zijn.

Maak de profielen aan in Algemeen / In & OutSite / Profiel.

Draaiboek aanmaken

Je maakt de draaiboeken eenmalig aan. Per cursus kun je één voorkeur draaiboek koppelen. Elke nieuwe cursussessie krijgt automatisch dit draaiboek. Als al je cursussen op elkaar lijken qua taken vooraf/achteraf, dan heb je genoeg aan één draaiboek.

Je kunt draaiboeken en draaiboektaken blokkeren, hierdoor worden deze niet gebruikt voor het genereren van workflows.

Draaiboek aanmaken:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Draaiboek.
2. Maak een draaiboek aan van het type Evenement.
3. Maak de draaiboektaken aan. Elke draaiboektaak leidt tot één workflow bij de sessie waarbij het draaiboek gekoppeld is.
   • Koppel een aanmaakprofiel aan de draaiboekregel. Bij het genereren van taken ontstaat er een workflow op basis van dit aanmaakprofiel.
   • Bepaal of het moment waarop de taak gegenereerd wordt, afhankelijk moet zijn van de begintijd of de eindtijd van de sessie. Met de andere velden bepaal je hoeveel tijd voor of dit moment de workflow gegenereerd moet worden.
   • Vul de velden van de vrije inrichting. De aanmaak- en beoordelingsprofielen bepalen uiteindelijk of de vrije velden getoond worden in de workflow en of deze gewijzigd mogen worden.

   

Elke draaiboektaak kan een vervolgpagina hebben. Hierdoor kriig je in in InSite een extra knop voor het starten van een nieuwe workflow of bijvoorbeeld voor het openen van een overzichtspagina.

Draaiboek gebruiken

Als je bij een cursus een draaiboek gekoppeld hebt, wordt dit draaiboek automatisch overgenomen in elke nieuwe cursussessie. Je kunt per sessie extra draaiboeken of draaiboektaken toevoegen. Denk hierbij aan draaiboeken voor speciale situaties, zoals cursussen die op een specifieke locatie worden gegeven of extra taken die alleen gelden voor de laatste sessie van een cursus.

De geplande taak zal automatisch workflows genereren op het juiste moment.

Evenement en sessie aanmaken

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
2. Klik op Nieuw en maak het evenement aan. Het draaiboek van de cursus is overgenomen bij het evenement, maar je kunt een ander draaiboek selecteren.
3. Vul de gegevens in van de eerste sessie.

   De begin- en eindtijd van de eerste sessie zijn belangrijk voor het genereren van draaiboektaken bij de sessie.

4. Klik op: Voltooien.

   Het evenement en de eerste sessie worden gegenereerd.

5. Open de sessie, tabblad Draaiboek.

   Je ziet gegenereerde draaiboektaken.

   Klik op Toevoegen draaiboek om een draaiboek toe te voegen, de draaiboektaken van dit dagboek worden dan toegevoegd. Klik op Nieuw om een losse dagboektaak toe te voegen.

   Je kunt handmatig draaiboektaken wijzigen of draaiboektaken verwijderen. Als bij een draaiboektaak al een workflow gegenereerd is, zal deze niet wijzigen/verwijderen naar aanleiding van het wijzigen/verwijderen van de draaiboektaak.

   

   Bij een draaiboektaak geef je aan of deze op basis van de begin- of eindtijd van de sessie moet worden gegenereerd. Vervolgens kun je ook bepalen hoeveel tijd van tevoren een taak moet worden gegenereerd. Een andere mogelijkheid: maak de dagen/uren vooraf leeg en vul een vast tijdstip in.

   Een draaiboektaak heeft een gebruikersgroep. De gegenereerde workflows komen bij de leden van deze groep te staan, als je in de workflow de bestemming Gebruikers draaiboektaak hebt gebruikt. Bij de sessie kun je per draaiboektaak ook een verantwoordelijke opgeven.

   Je kunt kiezen tussen het koppelen van een verantwoordelijke en/of een gebruikersgroep. Je moet één van beide velden vullen, of beide velden. Het is aanbevolen om de workflow naar een gebruikersgroep te sturen, in plaats van een verantwoordelijke. Bij één verantwoordelijke loop je bij afwezigheid het risico dat de workflow niet wordt uitgevoerd.

   Let op:

   Je hebt nu de draaiboektaken, maar nog geen draaiboek-workflows. Zie verder hieronder bij Workflows.

   In de eigenschappen van de sessie kun je per draaiboektaak de workflowstatus van de corresponderende workflow zien.

   In de eigenschappen van het evenement en van de sessie, tabblad Dossier, zie je de gegenereerde dossieritems.

Workflows

De geplande taak Generen draaiboektaken zal automatisch workflows genereren op het juiste moment. Bij elke draaiboektaak is immers aangeven of deze op basis van de begin- of einddatum van de sessie moet worden gegenereerd. De werking verschilt niet van andere workflows in InSite.

Gebruik de actie Genereren draaiboektaken in de eigenschappen van de sessie als je tussentijds workflows wilt genereren.

Je kunt workflows van het type Draaiboektaak (Profit) niet handmatig toevoegen. De workflows moeten altijd worden gegenereerd op basis van een draaiboek of een losse taak bij een sessie.