Optimisation de gestion de contrat dans Profit 15

La gestion complète du contrat peut désormais être effectuée à partir d'InSite. Nous avons également apporté plusieurs améliorations. De cette façon, des contrats peuvent être automatiquement répartis entre des obligations par période ou par année. Les contrats d'achat financier ont en outre été étendus avec des lignes de contrat. Les lignes de contrat ont leur propre durée, leur propre valeur de contrat et leur propre répartition par obligations.

Processus de gestion de contrat dans Profit Windows (sans workflow)

Les parties en orange sont nouvelles ou modifiées.

Principaux changements :

• Lignes de contrat

  Vous pouvez fixer plusieurs lignes de contrat sur un contrat. Il est également possible d'établir un contrat sans lignes. Vous pouvez également définir des lignes de contrat pour la première date de début dans Profit Windows (historique des contrats). Les dates de début et de fin des lignes de contrat sont consécutives.

• Valeur de contrat par

  Par ligne de contrat, vous pouvez fixer une valeur de contrat par année, par mois ou par durée totale de la ligne de contrat. Profit calcule toujours par ligne de contrat la Valeur de contrat totale et la Valeur de contrat par an.

• Prolongation de la durée

  Par contrat, vous pouvez fixer la durée de la prolongation à 1, 2, 3, 4 ou 5 ans.

• Champs financiers et champs de projet

  Par ligne de contrat, vous définissez le compte de grand livre, le code TVA, les Codes analytiques et les Champs de projet. Profit utilise ces valeurs pour générer des obligations. Vous pouvez également les utiliser à des fins de rapport.

• Lien vers l’emplacement

  Il est désormais possible de relier les emplacements de tous les contrats. Ceci n'était possible que pour les contrats d'assurance.

• Champs échus

  Étant donné que les contrats financiers ont été étendus de lignes de contrat, certains champs sont échus. Si vous utilisez ces champs échus, vous devez les remplacer.

  Il s'agit des affichages :

  • Contrats par code de surveillance: cet affichage donne deux champs échus qui étaient date de début et de fin du contrat

    Vous devez remplacer ces champs par Date de début de première ligne de contrat et Date de fin de la dernière ligne de contrat

    Quelques modifications mineures ont également été apportées dans ces affichages au niveau des dénominations

    

  • Prolongations de contrat Comptabilité dans cet affichage les champs sont remplacés, ajoutés et adaptés au niveau de la dénomination :

    Les champs échus doivent être remplacés par Date de début, Date de fin et Valeur du contrat BV.

    Les champs Administration et Statut du workflow sont ajoutés.

    Le champ Libellé est renommé en Contrat.

• Échéance de document et de rapport

  En raison des modifications dans la fonctionnalité des contrats dans comptabilité, les définitions ci-dessous ne sont plus disponibles. Dans la nouvelle fonctionnalité, un contrat se compose d'un en-tête et de lignes. Les lignes de contrat pouvant désormais être ajoutées, les informations ont été déplacées de l'en-tête du contrat vers les lignes de contrat. Apparaissent alors d'autres champs qui ne peuvent pas être remplacés partout sans plus, car dans certains cas, le champ qui doit le remplacer n'apparaît pas clairement.

  • Le document Lettre de préavis contrat (Profit) est échu et vous pouvez le remplacer en ajoutant le document Lettre de résiliation contrat comptabilité (Profit) duquel les workflows doivent être générés.
  • Rapport Contrats (Profit) est échu et vous pouvez le remplacer en utilisant le dashboard Gestion de contrat. Les informations peuvent désormais apparaître sous forme d'affichages.

  Si vous avez fait une copie du document ou du rapport, ces documents/rapports continueront d'exister. Il est possible qu'il y ait alors des champs échus dans le document/rapport. Les champs suivants sont échus :

  • Date de début ; elle peut être remplacée par le champ Date de début de la ligne de contrat actuelle
  • Date de fin ; elle peut être remplacée par le champ Date de fin de la ligne de contrat actuelle
  • Renouvellement tacite ; il peut être remplacé par le champ Renouvellement tacite de la ligne de contrat actuelle
  • Valeur de contrat ; elle peut être remplacée par le champ Valeur de contrat de la ligne de contrat actuelle

Processus de gestion de contrat dans InSite (avec workflow)

Au départ d’InSite, un nouveau contact ou une nouvelle ligne de contrat et toute modification d'un contrat ou d'une ligne de contrat entraîne un flux de travail. Des profils sont disponibles à cet effet.

Les parties en orange sont nouvelles ou modifiées.

Principaux changements :

• Profils

  Il est possible de créer plusieurs profils pour les contrats financiers. Pour chaque profil, vous pouvez définir le contexte du contrat et la ligne de contrat. Vous définissez ensuite pour chaque profil quel workflow sera démarré et quel profil d'évaluation sera utilisé. Par cette modification, vous pouvez, par exemple, créer un profil distinct pour les ‘contrats de location’ ou encore les ‘contrats-cadres’.

  Si vous avez inclus dans InSite un renvoi vers la page Création de contrat, vous serez désormais automatiquement redirigé vers la page de choix de profil lorsque vous cliquerez sur le lien. Pour chaque profil que vous utilisez, une nouvelle page sera ajoutée pour la création d’un contrat. L'ancienne page sera conservée, mais si vous cliquez dessus maintenant, vous arriverez d'abord à l'écran dans lequel vous sélectionnez le profil, même si vous n'avez pas encore votre propre profil.

• Workflow

  À partir de Profit 15, vous pouvez ajuster le workflow de signal de prolongation de contrat comptabilité. Cela vous permet, par exemple, de modifier la date de fin, de changer la valeur du contrat ou de modifier la période de prolongation.

Générer obligation

La génération d’obligations est étendue par les méthodes suivants :

• Par an, à partir de date de début de la période
• Par an, répartir au prorata
• Par période, répartir proportionnellement
• Par période, répartir au prorata

Prolongation de contrat 2.0

• Le workflow prolongation de contrat peut maintenant être modifié. Cela vous permet, par exemple, de modifier la valeur du contrat ou la période de prolongation.
• Il n'est pas possible de créer une prolongation de contrat sans signal.
• Lors de la prolongation de contrat, nous montrons un aperçu des obligations à générer.