Projets

Si votre organisation travaille sur la base de projets, vous souhaitez planifier vos projets et employés de projet, surveiller vos dépenses et vos recettes et toujours disposer d'une vision actuelle de vos résultats de projet ?

Avec Projets et Déclaration des heures (pour la comptabilité), toutes les informations du projet sont regroupées dans un système intégré ! Comme par exemple les données du projet, la documentation, la correspondance, la planification, la capacité, l'enregistrement des heures et les offres.

Vos employés du projet, membres d'équipe et également vos clients peuvent toujours et partout disposer de données de projet actuelles et d'un compte-rendu complet via Internet (avec AFAS InSite et AFAS OutSite). Ces informations vous permettent de garder la planification de projet et le budget sous contrôle. Vous et votre client évitez ainsi d'avoir de mauvaises surprises par la suite. Les collaborateurs de projet peuvent aisément et efficacement saisir leurs heures/coûts réels et déclarations dans Projets (InSite). Cela est également possible via Internet ou à l'aide d'un Smartphone (AFAS Pocket).

Les heures saisies sont répercutées au client selon les conditions convenues et les employés sont rémunérés pour le nombre correct d'heures. Grâce à l'intégration optimale du logiciel Projets, notamment avec Comptabilité et Payroll, les heures travaillées, les coûts de projet et les factures de projet sont traités entièrement automatiquement. Cela permet d'économiser de nombreuses tâches administratives pour dégager plus de temps pour suivre vos projets.

Nous vous aidons volontiers à utiliser vos processus automatisés pour des projets dans le logiciel.

Vidéo

Description

Vous pouvez utiliser Profit Projets si votre mode de travail est lié à un projet et que vous voulez suivre les coûts et recettes projet par projet.

L’administration du projet dans Profit est divisée en trois stades au niveau principal :

  • Coût prévisionnel : à ce stade, le projet peut être une Offre. Vous définissez les heures et autres coûts estimés dans le coût prévisionnel, à partir duquel vous pouvez établir une offre pour le commanditaire. Le coût prévisionnel peut aussi servir de source pour le planning (par exemple, pour un projet à usage interne) ou pour permettre, pendant le déroulement d’un projet, de comparer les chiffres des coûts réels avec ceux des coûts prévisionnels.
  • Coût réel : à ce stade, le projet est une Commande et vous définissez les heures réellement affectées et les autres postes de coûts comme Coûts projet par projet.
  • Facturation : à ce stade, vous facturez les coûts du projet au commanditaire. Différentes possibilités sont proposées à cette fin : Profit base la facture sur les coûts définis dans le coût réel (facturation sur une "base de régie"), mais vous pouvez aussi établir une facture manuellement. Eventuellement, Profit peut aussi, en cas de facturation sur une "base de régie", générer d’abord une facture pro forma que vous pouvez modifier avant d’établir la facture définitive. La facturation échelonnée est une autre possibilité. Elle vous permet d’ajouter des versements échelonnés projet par projet et de facturer aux échéances de ces versements.

Les trois stades du projet ne doivent pas nécessairement être consécutifs, mais peuvent aussi se chevaucher. Vous pouvez ainsi ajuster le coût prévisionnel si des coûts ont déjà été saisis dans le coût réel ou bien vous pouvez déjà facturer même si le coût réel n’est pas encore définitivement établi. Il est également possible de sauter un stade complet lorsque celui-ci est sans objet dans l’organisation ou dans un projet déterminé.

Pendant la durée d’un projet, vous pouvez suivre en permanence l’état du Travail en cours et le Résultat. Vous pouvez aussi établir une comparaison entre les coûts estimés dans le coût prévisionnel et les coûts effectifs dans le coût réel. Vous pouvez, si vous le souhaitez, comptabiliser les coûts et recettes enregistrés pour un projet en tant que Travail en cours dans l’administration financière.

La durée d'un projet peut varier : les projets peuvent durer quelques jours seulement, mais peuvent aussi s’étendre sur plusieurs années. Il est également possible d’introduire une mise en phase dans un projet.

Préparation

Méthode

  • Project

    Les données de base des projets constituent la base de l’administration du projet.

  • Teams

    Vous utilisez la fonctionnalité Equipes afin de former facilement des équipes de projet et définir des membres d’équipe pour les projets.

  • Voorcalculatie / offerte

    Un coût prévisionnel clair est garant de transparence aussi bien pour vous que pour le commanditaire. Le coût prévisionnel s'utilise pour faire apparaître clairement le nombre d'heures et la quantité de matériaux qui peuvent être affectés à un projet.

  • Nacalculatie

    Par coût réel, nous entendons "l’enregistrement de la consommation par projet".

  • Voortgang

Souhaitez-vous disposer d'informations détaillées sur un projet et son avancement, afin de vous permettre de retracer minutieusement le déroulement d'un projet et de permettre aux équipes et à leurs membres de bénéficier continuellement d'un aperçu actuel de l'avancement du projet dans son intégralité ?

La fonctionnalité des activités de projet et de l'avancement vous permet de détailler les activités prévisionnelles avec des activités de projet et de les attribuer aux membres de l'équipe. Les membres de l'équipe saisissent ensuite simplement leur avancement et déterminent le temps dont ils ont encore besoin ou où ils pensent en être. Lors de la saisie de l'avancement, il est possible de convertir automatiquement les heures en coût réel.

Les chefs de projet, les employés de projet et les membres d'équipe peuvent toujours et partout disposer de données de projet actuelles via Internet (avec AFAS InSite et AFAS OutSite). Ces informations leur donnent un aperçu de l'avancement pendant la durée d'un projet et de l'historique du déroulement d'un projet. Du fait que tous les membres de l'équipe peuvent consulter l'avancement détaillé assorti d'explications et de pièces jointes (dans le dossier de projet), ils peuvent coordonner les activités entre eux et par rapport à l'avancement du projet. Les membres de l'équipe peuvent ainsi coopérer de manière plus efficace.

  • Projectresultaten

    Vous pouvez consulter les résultats du projet de différentes manières dans Profit.

  • Facturering projectfactuur

    Vous pouvez ajouter des factures de projet dans Profit Projets de plusieurs façons :

    • Génération à partir du coût réel (facturation sur "base de régie", directe ou avec préalablement une facture pro forma).
    • Génération à partir de versements échelonnés prédéfinis (forfait).
    • Manuellement.
  • Journalisering projectfactuur

    Vous journalisez vers Profit Comptabilité les factures que vous avez générées et/ou ajoutées manuellement dans Profit Projets. Vous journalisez ainsi les coûts et le chiffre d'affaires et générez des postes impayés sous les clients.

  • Onderhanden Werk

    L’expression Travail en cours est utilisée dans l’administration financière des entreprises commerciales. Le travail en cours indique combien d’activités ont été exécutées pour lesquelles aucune facture n’a encore été adressée au commanditaire, mais qui correspondent bien à un ordre.

  • Concepten

    Si vous voulez facturer à vos commanditaires les coûts saisis au coût réel (heures, unités et articles) "sur une base de régie", c’est-à-dire si vous voulez les reprendre un par un du coût réel vers les factures de projet, vous avez la faculté d’intégrer une possibilité de contrôle supplémentaire dans ce processus : l’ajout de factures pro forma.

  • Prijzen incl. BTW

    Dans Profit, vous définissez par défaut les prix et tarifs de vente hors TVA. Cependant, vous pouvez aussi définir des prix et tarifs TTC.

Voir aussi :