Verzuimmeldingen (Profit)

Bij een nieuw verzuimgeval leg je een verzuimmelding vast. In deze verzuimmelding kun je het verzuimverloop bijhouden en uiteindelijk de medewerker weer beter melden.

Inhoud

Beschrijving

Een verzuimboeking heeft een aantal algemene gegevens en het verzuimverloop. Het verzuimverloop heeft betrekking op gebeurtenissen die zich tijdens het verzuim voordoen. Bij een eenvoudig verzuimgeval bestaat het verzuimverloop uit twee regels: één voor het begin van het verzuim en één voor het einde (deze regels ontstaan automatisch bij het toevoegen resp. afsluiten van een verzuimmelding).

Daarnaast kun je verloopregels toevoegen voor wijzigingen in het aanwezigheidspercentage (incl wijzigingen ten gevolge van arbeidstherapie), de vervanger en het verpleegadres. Door deze gedetailleerde gegevens kun je het verzuimgeval precies volgen.

Voorbeeld:

Een medewerker was ziek van 4 t/m 19 november. Op 5 en 6 november verbleef hij in het ziekenhuis. Vanaf 11 november is hij 40% gaan werken.

Dit leidt tot de volgende verzuimverloopregels:

4 november: Profit voegde deze regel automatisch toe toen de verzuimboeking werd vastgelegd.
5 november: je legt het ziekenhuis als verpleegadres vast.
7 november: nieuwe regel waarin het verpleegadres weer verwijderd is, want de medewerker verblijft thuis.
11 november: nieuwe regel met aanwezigheid 40% en specificatie van de werktijden.
19 november: Profit voegde deze regel automatisch toe toen je de verzuimboeking afsloot.

Als je een verzuimgeval ten onrechte hebt afgesloten, verwijder je de laatste verzuimverloopregel. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, voor zover de betreffende gegevens niet zijn geblokkeerd omdat de integratieregels in de nacalculatie al geaccordeerd zijn.

Verzuimmelding toevoegen

Bij een medewerker met een week-, werkrooster of uren per dag zal Profit het aantal uren bepalen na het afsluiten van de melding. Bij een rooster van het type Uren per week vul je het aantal uren zelf in.

Op tijdsduurvelden kun je geen veldinstellingen vastleggen. Deze velden hebben namelijk een specifieke combinatie van eigenschappen: ze zijn bijvoorbeeld verplicht en worden niet gevuld door een standaardwaarde, of ze worden door Profit berekend.

Als je een verzuimmelding tussenvoegt, zal Profit deze direct afsluiten. Met 'tussenvoegen' wordt bedoeld, dat er op een latere datum al een verzuimgeval bij de medewerker is vastgelegd.

Verzuimmelding toevoegen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verzuim.
Klik op: Nieuw.
Profit toont ter informatie het totale aantal meldingen in het huidige kalenderjaar (exclusief zwangerschap en bedrijfsongevallen). Dit is van belang voor het gebruik van wachtdagen, dit kan via de instellingen in de cao/arbeidsvoorwaarde aan een minimumaantal ziekteboekingen gebonden zijn.

Controleer de begindatum- en tijd. Bij medewerkers met een weekrooster of werkrooster zal Profit een voorstel doen op basis van het rooster.
Vul de Verwachte einddatum in.
Ten aanzien van de de integratie van uren geldt het volgende. De uren worden altijd TOT deze datum geintegreerd. Op de dag zelf wordt het volledige dagrooster toegepast. Dit geldt ook als je gedeeltelijk ziek bent, bijvoorbeeld 50% ziek.

Elke volgende dag schuift de verwachte einddatum automatisch op en dan wordt ook de nacalculatieregel bijgewerkt.
Vul het aantal uren dat de medewerker op de eerste dag van het verzuim nog gewerkt heeft in bij Aanwezig eerste dag.
Profit bepaalt het aantal uren automatisch bij een medewerker met een weekrooster of een werkrooster. Zo niet, dan vul je het aantal uren zelf in.

Als het veld een dubbele punt bevat, vul je in uren:minuten de tijdsduur in. Zo niet, dan vul je uren en honderdsten in. Bij de invoer in uren en honderdsten wordt een heel uur op 100 gesteld. Als je een half uur wilt opgeven, dan vul je bij uren:minuten 0:30 in en bij honderdsten vul je 0,5 in.

Als de medewerker een weekrooster of een werkrooster heeft is dit niet mogelijk, Profit bepaalt het aantal automatisch. Mocht dit niet correct zijn, dan pas je de begintijd aan van de verzuimmelding aan.
Controleer het aantal verzuimmelding van dit jaar bij Meldingen dit jaar.
Profit ziet een verzuimmelding dat doorlopend verzuim is niet als aparte verzuimmelding. Als een verzuimmelding onder doorlopend verzuim valt, dan worden de verzuimmeldingen die hieronder vallen als één melding gezien.
Controleer of Type verzuim juist is.
Let op:

Je kunt de tabel Type verzuim niet aanvullen, want de codes in deze tabel zijn gekoppeld aan ARBO-codes.

Profit vinkt het veld Doorlopend verzuim automatisch aan, als de nieuwe verzuimmelding binnen 28 dagen na de vorige verzuimmelding optreedt.
Controleer de velden onder het kader Arbodienst, als de medewerker aan een arbodienst is gekoppeld.
Klik op: Volgende.
Selecteer eventueel een vervanger (voor workflows, signalen, etc).
Door het vastleggen van een vervanger kunnen workflow en/of signalen tijdens de afwezigheid van een medewerker worden 'omgeleid' naar zijn vervanger, zodat de afhandeling geen vertraging oploopt.
Klik op: Volgende.
Vul de velden in.
Als de functionaliteit België (functionaliteit) geactiveerd hebt, dan vul je de begin- en einddatum van de attest in. Daarnaast kan je de attest als bijlage toevoegen.
Klik op: Voltooien.

Verzuimmelding toevoegen vanuit verzuimregistratie

De verzuimregistratie is een centrale weergave van alle verzuimmeldingen, waarin je ook verzuimmeldingen kunt toevoegen, bewerken en afsluiten.

Verzuimmelding toevoegen vanuit verzuimregistratie:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Verzuimregistratie.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de medewerker.
Profit toont niet alle medewerkers in deze weergave, maar alleen met een contract-, rooster-, salaris- en functieregel. Bovendien mag er geen lopende verzuimmelding voor de medewerker zijn.
Klik op: Volgende.
Volg verder de stappen voor het toevoegen van een verzuimmelding vanuit de eigenschappen van een medewerker.

Verzuimmelding gedeeltelijk verzuim met gespecificeerde uren toevoegen

Bij gedeeltelijk verzuim heeft een medewerker een verzuimpercentage dat lager is dan 100%. Er is sprake van een combinatie van verzuimuren en werkuren, eventueel op arbeidstherapeutische basis. Als bij een nieuwe verlofboeking sprake is van gedeeltelijk verzuim, geef je dit direct aan. In vervolgschermen in de wizard kun je specifiekere gegevens over de aanwezigheid van de medewerker invullen.

Let op:

Als het verzuimpercentage van een bestaand verzuimgeval wijzigt, moet je een nieuwe regel aan het verzuimverloop toevoegen.

Let op:

Als de uren van het gedeeltelijk verzuim niet gespecificeerd zijn kan Profit niet bepalen op welke dag de medewerker aanwezig is. Het gevolg hiervan is dat dit dan niet doorwerkt in het bezettingsoverzicht en eventueel in de salarisverwerking.

Als je gebruik maakt van de functionaliteit Meerdere dienstverbanden, dan voeg je bij gedeeltelijk verzuim per dienstverband een verzuimmelding toe.

In de integratie nacalculatie kan aanwezigheid op arbeidstherapeutische basis geboekt worden op een aparte urencode.

Verzuimmelding met gedeeltelijk verzuim met gespecificeerde uren toevoegen:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Verzuimregistratie.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de medewerker.
Klik op: Volgende.
Profit toont ter informatie het totale aantal meldingen in het huidige kalenderjaar (exclusief zwangerschap en bedrijfsongevallen). Dit is van belang voor het gebruik van wachtdagen, dit kan via de instellingen in de cao/arbeidsvoorwaarde aan een minimumaantal ziekteboekingen gebonden zijn.

Controleer de begindatum- en tijd. Bij medewerkers met een weekrooster of werkrooster zal Profit een voorstel doen op basis van het rooster.
Selecteer het type verzuim.
Vink Gedeeltelijk verzuim aan.
Klik op: Volgende.
Selecteer eventueel een vervanger (voor workflows, signalen, etc).
Klik op: Volgende.
Vul het percentage AanwezigheidAanwezigheid en Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch) in.
Profit bepaalt het aantal uren automatisch bij een medewerker met een weekrooster of een werkrooster.

Zo niet, dan voer je het aantal uren zelf in. Als je het aantal uren invult, berekent Profit het percentage.

Ook bij een aanwezigheid van 0% kan sprake zijn van werkzaamheden op arbeidstherapeutische basis. Je vult 0% in bij Aanwezigheid en het van toepassing zijnde percentage in bij Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch). Om het percentage van de aanwezigheid te bepalen wordt het percentage Aanwezigheid en Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch) bij elkaar opgeteld. Is de medewerker 50% aanwezig, waarvan 2 uur per dag arbeidstherapeutisch, dan leg je dit vast als 25% en 25%.
Vink Aanwezigheid specificeren aan.
Je specificeert hiermee de werktijden per dag. Als je de functionaliteit Meerdere dienstverbanden gebruikt en je wilt de werktijden specificeren, dan leg je per dienstverband een verzuimmelding vast.
Klik op: Volgende.
Vul per dag de aanwezigheid in, als je de aanwezigheid specificeert.
Klik op: Voltooien.

Verzuimmelding - Begindatum voor contract

In sommige situaties komt het voor dat een medewerker ziek is vóór de begindatum van zijn of haar contract. Normaal gezien bevat Profit de volledig contracthistorie van de medewerker bij de werkgever. In geval van een fusie naar een andere werkgever kan het voorkomen dat een medewerker een verzuimmelding heeft met een begindatum voor de startdatum van het contract.

In verband met Wet verbetering poortwachter wil je wel dat de daadwerkelijke begindatum van het verzuim geregistreerd is. In dit geval kan je gebruik maken van het veld Begindatum voor contract.

Voorbeeld:

Start Profit: 01-01-2022

Begindatum contract: 01-01-2022

Medewerker Piet werd ziek op 10-12-2021. Deze datum kan je niet invullen als begindatum verzuim omdat het contract van Piet op 01-01-2022 in gaat. In dit geval vul je in de eigenschappen van de verzuimmelding het veld Begindatum voor contract in met de datum 10-12-2021. De aantal verzuimweken worden nu goed berekend.

Werkelijke begindatum verzuimmelding invullen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Ga naar het tabblad: Verzuim.
Open de eigenschappen van de verzuimmelding.
Ga naar het tabblad: Overige.
Vul de werkelijke begindatum van de verzuimmelding in bij Begindatum voor contract.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Verzuimmelding wijzigen

Met de functionaliteit Verzuimregistratie heb je een snelle toegang tot de verzuimmeldingen.

Deze functie is ook geschikt voor bijvoorbeeld baliemedewerkers die niet geautoriseerd zijn voor HRM / Medewerker / Medewerker.

Let op:

Als je de integratie met de nacalculatie gebruikt, geldt het volgende: als je een verzuimmelding of verzuimverloopregel wijzigt of verwijdert, zal Profit de relevante nacalculatieregels automatisch wijzigen respectievelijk verwijderen. Dit geldt voor zowel geaccordeerde als niet-geaccordeerde nacalculatieregels.

Als een wijziging leidt tot het wijzigen van geaccordeerde nacalculatieregels, moet je deze regels opnieuw accorderen.

Het wijzigen van de begindatum en -tijd of de einddatum en -tijd kan gevolgen hebben voor de melding aan de arbodienst. Als deze nog niet is verzonden, zal Profit de wijziging nog meenemen in het bestand. Als de melding al wel verzonden is, zal de wijziging niet automatisch worden doorgegeven aan de arbodienst.

Als je de datum uitdienst wijzigt bij een medewerker terwijl er een verzuimmelding is waarbij de verwachte einddatum gelijk is aan de oude datum uitdienst, dan wijzigt Profit ook de verwachte einddatum. De nieuwe verwachte einddatum is gelijk aan de nieuwe datum uitdienst, tenzij de nieuwe datum uitdienst groter is dan de actuele datum, dan krijgt de verwachte einddatum de actuele datum.

Verzuimmeldingen raadplegen/wijzigen in Profit:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Verzuimregistratie.
Open de weergave:
- Verzuimmeldingen (huidig + toekomst)
  Dit zijn verzuimmeldingen met een einddatum in de toekomst, of verzuimmeldingen waarbij geen einddatum is vastgelegd.
  
  Deze weergave filtert op datum en tijd. Als een medewerker zich eerder op de dag hersteld heeft gemeld, zal de verzuimmelding niet meer in de weergave staan.
- Verzuimmeldingen
  Alle verzuimmeldingen
Met de filtertag [Vandaag]..[Morgen] in de datumkolom kun je verzuimmeldingen van vandaag en morgen raadplegen.
Wijzig gegevens, indien nodig.
Ga naar het tabblad: Overige.
Vul de begindatum van de verzuimmelding in bij Begindatum voor contract, als de begindatum van de verzuimmelding voor de begindatum voor he contract ligt.
Bij de overname van personeel neem je ook zieke medewerkers over. In Profit leg je voor deze medewerkers een verzuimmelding vast. Deze verzuimmelding heeft een begindatum voor de indienst datum van de medewerker bij de nieuwe werkgever. Daarom vul je de begindatum van de verzuimmelding apart in.

Het nieuwe veld voor het vastleggen van een begindatum van de verzuimmelding voor de start van het contract is alleen beschikbaar in de importfunctionaliteit en de eigenschappen van de verzuimmelding in Profit.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Verzuimverloop wijzigen

Je kunt het verzuimverloop van een verzuimmelding wijzigen.

Dit is ook mogelijk in InSite.

Elke verzuimmelding bevat verzuimverloopregels. Bij het toevoegen en afsluiten van een verzuimmelding ontstaat automatisch een verzuimverloopregel. Je kunt zelf handmatig verzuimverloopregels tussenvoegen voor bijvoorbeeld wijzigingen in het verzuimpercentage of als de medewerker op therapeutische basis aan het werk gaat.

Je voegt handmatig een verloopregel toe als een van de volgende gegevens wijzigt vanaf een bepaalde ingangsdatum:

verzuimpercentage
percentage aanwezig op therapeutische basis
de vervanger
de urensoorten voor de integratie met de nacalculatie
het verpleegadres
aanwezigheid.

Andere wijzigingen doe je via de eigenschappen van de verzuimmelding.

Als je de ingangs- of einddatum van een verzuimboeking wijzigt, zal Profit automatisch de datum van de gekoppelde verzuimverloopregel wijzigen.

Bij het toevoegen van een nieuwe verzuimverloopregel zal Profit de specificatie aanwezigheid van de voorgaande regel overnemen. Hierop bestaat één uitzondering: als er tussentijds een roosterwijziging heeft plaatsgevonden, kan het aantal aanwezigheidsuren (van de voorgaande verzuimverloopregel) hoger zijn dan het aantal uren ob.v. het rooster. In die situatie moet je de aanwezigheidsuren in de verzuimverloopregel opnieuw specificeren.

Automatisch aangemaakt verzuimverloopregels kun je niet in de eigenschappen van de verzuimverloopregel aanpassen. De volgende melding ontstaat dan: De eerste verzuimverloopregel mag niet worden verwijderd, omdat de eerste verzuimverloopregel onderdeel is van de verzuimmelding.

Als je de ingangs- of einddatum van een verzuimboeking wijzigt, zal Profit automatisch de datum van de gekoppelde verzuimverloopregel wijzigen.

Nieuwe verzuimverloopregel toevoegen in Profit:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Verzuimregistratie.
Selecteer de verzuimboeking.
Klik op de actie: Nieuwe verzuimverloopregel.
Controleer de begindatum- en tijd.
Vul het percentage AanwezigheidAanwezigheid en Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch) in.
Profit bepaalt het aantal uren automatisch bij een medewerker met een weekrooster of een werkrooster.

Zo niet, dan voer je het aantal uren zelf in. Als je het aantal uren invult, berekent Profit het percentage.

Ook bij een aanwezigheid van 0% kan sprake zijn van werkzaamheden op arbeidstherapeutische basis. Je vult 0% in bij Aanwezigheid en het van toepassing zijnde percentage in bij Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch). Om het percentage van de aanwezigheid te bepalen wordt het percentage Aanwezigheid en Aanwezigheid (arbeidstherapeutisch) bij elkaar opgeteld. Is de medewerker 50% aanwezig, waarvan 2 uur per dag arbeidstherapeutisch, dan leg je dit vast als 25% en 25%.
Vink Aanwezigheid specificeren aan.
Je specificeert hiermee de werktijden per dag. Als je de functionaliteit Meerdere dienstverbanden gebruikt en je wilt de werktijden specificeren, dan leg je per dienstverband een verzuimmelding vast.
Klik op: Volgende.
Vul het aantal uren aanwezig en eventueel de werktijden in voor alle werkdagen.
Als bij toekomstige verzuimboekingen met een nieuwe verloopregel het voorkomt dat het aantal te specificeren uren niet correspondeert met het percentage, dan pas je het aanwezigheidspercentage aan.
Klik op: Rooster om het rooster van de medewerker te raadplegen. Als de medewerker een weekrooster of werkrooster heeft, zie je de roosterkalender (inclusief toegevoegde afwijkingen). Bij een rooster van het type Uren per week, toont Profit een lijst met roosterregels.
Klik op: Voltooien.

Verzuimmelding afsluiten

Als een medewerker 100% hersteld is, sluit je de verzuimmelding af.

Je sluit een verzuimmelding ook af in de volgende situaties:

De medewerker is uit dienst getreden wegens einde contract
De medewerker is uit dienst getreden wegens arbeidsongeschiktheid
De medewerker is overleden
De medewerker is hersteld, maar gedeeltelijk arbeidsongeschikt
Er is sprake van aansluitend verzuim met een andere oorzaak

Bij het uit dienst melden van een medewerker zal Profit altijd controleren of er nog een lopend verzuimgeval is. Zo ja, dan krijg je direct de mogelijkheid om de wizard voor het afsluiten van de verzuimmelding te starten.

Voor Meerdere dienstverbanden gelden andere voorwaarden.

Bij het afsluiten van een verzuimmelding voert Profit de volgende acties uit:

Bepalen van het aantal doorlopende verzuimdagen.
Als de einddatum van de verzuimmelding op of vóór de systeemdatum ligt, dan verwijdert Profit de waarde bij Vervanger in de eigenschappen van de medewerker. In andere situaties gebeurt dit bij het bijwerken van de actuele gegevens.
Als er wachtdagen worden opgenomen uit verlof, dan start Profit de wizard voor het toevoegen van een nieuwe verlofboeking.
Het aanwezigheidspercentage van de medewerker wordt op 100% gesteld.

Als een verzuimmelding ten onrechte is afgesloten, kun je de datum en tijd in de afsluitende verzuimverloopregel verwijderen. Dit is niet mogelijk als er al een toekomstig verzuimgeval is bij de medewerker, of als de verzuimmelding reeds is geïntegreerd naar de nacalculatie en de betreffende nacalculatieregels reeds geaccordeerd zijn.

Verzuimmelding afsluiten:

Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Verzuimregistratie.
Open de weergave: Verzuimmeldingen (huidig + toekomst).
Selecteer de verzuimmelding.
Klik op de actie: Verzuim afsluiten.
Vul de einddatum- en tijd in.
Selecteer een reden bij Reden afsluiten.
Profit bepaalt Aanwezig laatste dag automatisch.

Als de medewerker nog verzuimuren heeft op de dag van herstel, telt Profit deze mee als verzuimdag. Profit bepaalt dit door Aanwezig laatste dag te vergelijken met het rooster:
- Bij een medewerker met een gespecificeerd rooster vergelijkt Profit de waarde met het aantal uren dat de medewerker volgens het rooster had moeten werken.
- Bij een medewerker met een niet-gespecificeerd rooster vergelijkt Profit de waarde met het gemiddelde aantal uren per dag.
Klik op: Voltooien.

Verzuimboeking verwijderen

Een verzuimboeking kun je verwijderen.

Houd bij het verwijderen rekening met de volgende zaken:

Profit verwijdert de volledige verzuimboeking, inclusief alle onderliggende verloopregels.
Profit kan al een arbo-melding verzonden hebben, deze moet je handmatig corrigeren.
Profit verwijdert alle verzuimregels uit de nacalculatie (voor zover deze regels niet geaccordeerd zijn) en de roosterkalender.
Als het gaat om een lopende verzuimmelding, maakt Profit het veld Huidige vervanger in de eigenschappen van de medewerker leeg. Dit gebeurt direct bij het verwijderen van de verzuimmelding (niet pas tijdens het bijwerken van actuele gegevens).

Als er nog dossieritems aan de verzuimboeking gekoppeld zijn, ontstaat de volgende melding: De tabel Dossieritemkoppelingen heeft nog verwijzingen naar deze waarde. Om deze melding op te lossen open je de verzuimboeking en ga je naar tabblad Dossier. Verwijder hier eerst de dossieritems.

Verzuimmelding verwijderen

Een verzuimmelding kun je verwijderen. Doorloop onderstaande stappen wanneer je de melding: 'De eerste verzuimverloopregel mag niet worden verwijderd, omdat de eerste verzuimverloopregel onderdeel is van de verzuimmelding' krijgt.

Verzuimmelding verwijderen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Verzuim.
Selecteer de verzuimmelding.
Klik op: Meer acties / Verwijderen.
Klik tweemaal op: Ja.

Zie ook

Direct naar