Conversion et autorisation (Profit 15)

Ce sujet concerne la conversion et l'autorisation pour Profit 15.

Signaux

À partir de Profit 15, vous pouvez lier plusieurs langues par modèle de message. En d'autres termes : le modèle de message contient un sujet traduit par langue et le contenu de l’e-mail traduit.

De ce fait, un seul modèle de message par signal est lié, au lieu d'un modèle de message par langue. Lors de la conversion, les modèles de messages des signaux sont fusionnés en un seul modèle de message qui contient toutes les langues.

Exemple :

Le signal Débiteur/Solde ouvert > 10 000 a la destination e-mail. Vous avez lié quatre modèles de messages, à savoir :

• Signal - Débiteur/Solde ouvert (NL)
• Signal - Débiteur/Solde ouvert (EN)
• Signal - Débiteur/Solde ouvert (FR)
• Signal - Débiteur/Solde ouvert (DU).

Lors de la conversion à Profit 15, ces modèles de message sont fusionnés en un seul modèle de message avec les langues ci-dessus. Ce modèle de message est lié au signal.

Les autres modèles de message restent, mais ne sont plus liés au signal.

AFAS Pocket

Projets et bâtiment :

• Autorisez d'abord Projets / Equipe / Rôle d'équipe, l’action Aut. les non-membres de l'équipe et l’onglet Pocket. Ces éléments sont nécessaires pour l'autorisation par rôle d'équipe des projets et des bons de travail.
• Autorisez les nouveaux onglets des éléments Projets et bons de travail.
• Autorisez l’élément Bâtiment.

Famille

• Autorisez l’élément Famille.

Emplacements

Autorisez la nouvelle action Changer le code d’emplacement dans Généralités / Emplacement / Emplacement.

Dossier

Autorisez le nouvel onglet Document pour générer automatiquement des documents en cas de nouvelles pièces de dossier.

Autorisez le nouvel onglet Légendes de réponse pour l'attribution de légendes aux réponses aux pièces de dossier.

Formulaires

Autorisez la nouvelle fonction Généralités /In & OutSite / Formulaire / Formulaires remplis. Elle vous permet de sélectionner et de supprimer les formulaires remplis des différents formulaires à compléter.

Profil de relation de vente et paramètres du projet modifiés pour la facturation

• Le paramètre pour Méthode de facturation dans les paramètres du projet Facturation/stock pour des factures de projet a été supprimé. Il se trouvait dans l'onglet Projets mais n'est maintenant plus valable que pour les concepts, c'est pourquoi il a été déplacé dans l'onglet Concepts. Les options de ces paramètres étaient les suivantes : Facturer par relation de vente (1), Facturer par projet (2) et Facturation par ligne (3).
• De plus, vous aviez et conservez les paramètres pour le regroupement de factures dans le profil de relation de vente. Vous n'utilisez plus que ces paramètres.

  De plus, l'option ‘Par défaut’ (0) a été renommée en Par relation de vente (0) dans le champ Méthode de regroupement. La nouvelle option Par ligne (99) a également été ajoutée. L'option ‘par employé’ s'appelle désormais ‘Par relation de vente/employé’.

  

Le paramètre supprimé pour des projets sans concepts est converti :

• Si vous aviez la Méthode de facturation 'par projet', dans votre (vos) profil(s) de relation de vente, le paramètre Méthode de regroupement pour des factures de projet passe de 'Par défaut' (0) à 'Par projet' (2).
• Si vous aviez la Méthode de facturation 'par ligne', le paramètre Méthode de regroupement pour des factures de projet devient la nouvelle option 'Par ligne' (99).

De plus, les champs dans les onglets du profil de relation de vente ont été réorganisés.

Attention :

Vérifiez l'autorisation si elle est toujours correcte avec le nouveau contenu des onglets existants.

• Les champs Facture compte banc. où vos débiteurs doivent payer leurs factures électroniques, Préférence Portail pour l’envoi OutSite et pour déterminer le paramètre de TVA et de paiement pour Gescom le champ Configuration facture débiteur ont été déplacés – ils étaient dans l'onglet Général, mais sont maintenant dans l'onglet Facturer :

  

  Les champs Imprimer nombre d'exemplaires, Joindre l'annexe avec facture de vente .pdf, Compte 'G' facture électronique (nouveau) restent donc ainsi que les champs pour le Fréquence de facturation et Fréquence de facturation des journées supplémentaires.

• Tous les champs relatifs à la période de regroupement, à la méthode de regroupement et à la fourniture de la pièce jointe pour les différents types de factures (projet, versement échelonné, abonnement, cours et gescom) de l'onglet Facturer ont été déplacés vers le nouvel onglet Facture groupée par pièce:

  

  Les deux nouveaux onglets doivent être autorisés.

• Options de menu : onglet Menu / Général / Généralités / Configuration / Paramètres intégration / Profil relation vente.

  Onglets : onglet Autorisation / Général / Financieel / Debiteur / Verkooprelatieprofiel / onglets Facture groupée et Facture groupée par pièce.

En ce qui concerne les abonnements :

• Dans le profil de relation de vente, l'onglet Facturation présentait les champs Regrouper par facture et Regrouper par projet pour les factures d'abonnement (et les factures de gescom). Ces champs ont été supprimés.
• Dans le profil de relation de vente, les abonnements ont reçu leur propre paramètre relatif à la méthode de regroupement dans le nouvel onglet Facture groupée par pièce, distinct du paramètre gescom. Trois possibilités s'offrent à vous pour le regroupement : Ne pas regrouper, Par relation de vente, Par projet.

Pendant la conversion, les paramètres des champs supprimés ont été convertis en nouvelle méthode de regroupement :

• Si vous n’aviez que ‘Regrouper par facture’, la méthode de regroupement pour les abonnements est désormais : Par relation de vente.

  Bij deze optie neemt Profit in de verzamelde abonnementsfactuur de Afwijkende contactpersoon over uit de abonnementen die verzameld worden op voorwaarde dat de afwijkende contactpersoon bij alle abonnementen dezelfde is.

• Si vous aviez à la fois ‘Regrouper par facture’ et ‘Regrouper par projet’, la méthode de regroupement pour les abonnements est désormais : Par projet.

  Deze optie gebruik je als je in de abonnementskop projecten selecteert en de facturen van verschillende abonnementen op hetzelfde project wilt verzamelen.

La nouvelle fonctionnalité relative aux Factures groupées entre les éléments, par l'onglet Facture groupée, sera décrite prochainement.

Autorisation

Concernant les fonctionnalités du cockpit de facturation et de facture groupée dans Profit Comptabilité, les éléments suivants ont été modifiés en matière d’autorisation :

• L’option de menu 'Facturer' a été renommée en Cockpit de facturation. Le chemin est : Comptabilité / Facturation / Cockpit de facturation.
• Si dans le module séparé (Gescom, Abonnements, Projets/Heures/déclarations, CRM) vous étiez autorisé pour l’option de menu Facturer, vous êtes également autorisé pour la nouvelle option de menu de Cockpit de facturation dans Comptabilité et les actions associées à ce module.

  Il s'agit des actions :

  • Facturer des abonnements, Facturer des cours, Facturer gescom, Facturer coût réel et Facturer des versements échelonnés.

  

  • Les autres actions proviennent également des modules, et ont par conséquent déjà été autorisées. L'exception est l'action : Facturer les lignes à facturer - Il s'agit d'une nouvelle action. Si, pour une raison technique, la facturation est bloquée, vous pouvez utiliser cette action pour vous assurer que Profit convertit les lignes 'à facturer' déjà créées en une facture.
  • L'action Suppression collective ne concerne que les factures de vente de Gescom.
• La possibilité de journaliser dans les assistants de facturation du Cockpit de facturation et depuis les modules par l'assistant des cours, des abonnements, du coût réel et des versements échelonnés est une nouveauté. (Pas dans Gescom).

Vous trouverez ci-dessous les modalités d'autorisation :

Prix de transfert fixe par entrepôt

Vous pouvez vous écarter, par entrepôt, du Prix de transfert fixe standard d'un article.

Vous pouvez l'utiliser, par exemple, si vous avez un Entrepôt retours en plus vos entrepôts habituels. De plus, vous pouvez dans ce cas donner aux articles qui s’y trouvent un PTF de 0,- euro avec cette nouvelle fonction. Dès qu'un article est transféré dans un autre entrepôt par un déplacement d’entrepôt, le PTF normal pour cet article sera automatiquement recalculé.

Si vous travaillez avec des entrepôts dans plusieurs administrations, vous pouvez également utiliser différents PTF entre les administrations.

Ensuite, vous voyez dans l’assistant Nouveau prix de transfert le champ Entrepôt. Si vous remplissez ce champ non obligatoire, vous créez un PTF différent pour cet entrepôt. Tous les autres entrepôts conservent le PTF général pour cet article.

Interentreprises avec stock

Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité pour interentreprises avec stock, où Profit automatise le processus d'achat et de vente entre les administrations, vous devez d'abord l'activer et la configurer.

Activez la fonctionnalité :

• Gescom interentreprise

  L'activation ne peut être actionnée que si le ‘stock dans plusieurs administrations’ a été activé.

Changement par P15 d'autres fonctionnalités interentreprises

• L'activation ‘Interentreprises’, pour la facturation interentreprises, s’appelle dorénavant dans Profit 15 'Projets interentreprises'.

Autorisez les fonctions suivantes:

• Gestion des commandes / Facture intersociétés / intersociétés
• Gestion des commandes / intersociétés / configuration / scénario intersociétés
• Autoriser les onglets et les actions:
• Gestion des commandes / intersociétés / intersociétés / onglets et actions.
• Gestion des commandes / article / regroupement / groupe d'articles / onglet intégration intersociétés
• Gestion des commandes / article / regroupement / groupe d'intégration / onglet d'intégration intersociétés

Pour la journalisation de la facture et du stock d'achat et de vente intersociétés, les institutions du groupe d'articles et d'intégration doivent comptabiliser le prix de revient, l'achat et le rendement intersociétés différemment des achats et ventes ordinaires.

• Gestion des commandes / Processus de vente / Bon de livraison / Créer une action de réception.

Contrôle d’horaire Clôturer la semaine dans par le lay-out de saisie

Il est maintenant possible de définir dans le lay-out de saisie comment gérer le contrôle de l’horaire avec l’action Clôturer la semaine.

Vous disposez des possibilités suivantes :

0 : Aucun contrôle

1 : Saisie avec clôture

2 : Autoriser un dépassement

3 : Conformément aux paramètres du projet.

Les lay-outs de saisie existants reçoivent le paramètre 3 lors de la conversion à Profit 15. Ce sont les paramètres tels que vous les connaissiez déjà dans les paramètres pour Projets. Si vous souhaitez continuer à utiliser ces paramètres, Conservez-les dans le lay-out de saisie sous 'Conformément aux paramètres du projet'.

Pour l'action Clôturer la semaine, le contrôle d’horaire est fait en fonction du lay-out avec lequel l'utilisateur effectue cette action. L'avantage de ce contrôle par le lay-out de saisie est que vous pouvez envoyer par l’autorisation de définition quels (groupes d’) utilisateurs saisissent et clôturer leurs semaines.

Contrôle normalement dans Clôturer la semaine le paramètre dans Projets / Gestion / Paramètres / Projet, l’onglet Contrôle pour le champ Contrôle d’horaire :

Autorisation

Autorisez ce qui suit pour la nouvelle fonction Factures groupées :

• Option de menu : Comptabilité / Facturation / Facture groupée.
• Action : Comptabilité / Facture groupée / Générer une facture groupée.

Par ailleurs, dans factures groupées, ces deux actions sont autorisées de la façon suivante :

• Préparation des abonnements - Si l'utilisateur a droit à l'action Facturation automatique pour des abonnements, c'est également le cas pour cette action dans Profit Comptabilité.
• Préparation des cours - Si l'utilisateur a droit à l'action Facturation automatique pour des cours, c'est également le cas pour cette action dans Profit Comptabilité.

Recrutement et sélection

Deux changements sont à noter lors du passage à Profit 15 :

• Dans Profit 15, le champ Modifier le statut a été ajouté dans les paramètres HRM. Par défaut, il a la valeur 'Le statut du candidat peut être adapté à partir de la fiche signalétique du candidat'. Vous voulez utiliser une valeur différente ? Sélectionnez-la dans les paramètres HRM par RH / Gestion / Paramètres.
• Pour le nouvel onglet Responsable dans les propriétés de l'offre d’emploi, l'autorisation est reprise de l'onglet Général. Par conséquent, si un employé a des droits sur l'onglet Général dans les propriétés de l'offre d’emploi, il a automatiquement accès à l'onglet Responsable.

Gestion du contrat Comptabilité

La fonctionnalité de Gestion du contrat a été étendue et modifiée.

Vous pouvez maintenant ajouter des lignes de contrat (pas dans Small Business). Les lignes de contrat ont leur propre durée, leur propre valeur de contrat et leur propre répartition par obligations.

Autorisez la nouvelle fonction Comptabilité / Gestion de contrat / Lignes de contrat.

Lors de la conversion, les contrats sont convertis en contrats et lignes de contrat. De plus, les modifications des contrats et des lignes de contrat sont converties en historique des contrats.

Le champ Statut existant est déterminé différemment dans la nouvelle situation. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des modifications :

Finance Auditor

La fonctionnalité du Finance Auditor a été étendue et modifiée.

Vous pouvez à présent ignorer les lignes de résultat, de sorte qu’elles ne réapparaissent pas lors de la prochaine vérification. Autorisez les nouveaux éléments ci-dessous :

• La fonction Comptabilité / Finance Auditor / Résultat ignoré
• L’action Ignorer (dans Comptabilité / Gestion / Finance Auditor / Résultat)
• L'onglet Résultat ignoré (dans Comptabilité / Gestion / Finance Auditor / Configuration)
• L'action Suppression collective (dans Comptabilité / Gestion / Finance Auditor / Configuration)

Autorisez l'action Propriétés lignes d'audit (dans Comptabilité / Gestion / Finance Auditor / Résultat)

L'action Ouvrir la source a été supprimée, vous devez à présent cliquer deux fois sur une ligne dans le résultat de l'audit pour ouvrir la source. Vous ne pouvez plus autoriser cette action. Profit contrôle en effet si vous êtes autorisé à ouvrir la source.

Exemple :

Par exemple, si vous cliquez deux fois sur un résultat d'audit pour un compte de grand livre alors que vous n'êtes pas autorisé à ouvrir le grand livre, vous ne pouvez pas ouvrir le grand livre par le Finance Auditor.

L'action Suppression collective (dans Profit 14) s’appelle désormais Résolu. Son autorisation n'a pas été modifiée.

Paramètres du programme de messagerie

Vous définissez les paramètres du programme de messagerie par environnement à l’aide deGénéralités / Environnement / Gestion / Propriétés l'onglet E-Mail. Dans cet onglet, le nouveau champ Type de serveur de messagerie a été ajouté. À partir de Profit 15, vous choisissez d'abord le type de serveur de messagerie et, sur cette base, les champs corrects apparaissent.

Le nouveau champ Type de serveur de messagerie reçoit automatiquement une valeur basée sur le champ Serveur de courrier électronique sortant.

Il existe également un nouveau choix, à savoir Exchange Azure AD. Il vous permet de configurer Exchange Online via Azure AD Connect à partir de Profit 15.

Facture électronique

Dans l'onglet Paramètres, le nouveau champ Type de serveur de messagerie a été ajouté. À partir de Profit 15, vous choisissez d'abord le type de serveur de messagerie (POP3 ou Azure AD) et, sur cette base, les champs corrects s’affichent.

Si, dans Profit 14, le champ Lire les pièces jointes comme une facture électronique a été coché, le champ Type de serveur de messagerie dans Profit 15 aura la valeur POP3.