Hoofd- en subproject toevoegen

Bij kopersbegeleiding werk je met hoofd- en subprojecten. Het hoofdproject is het overkoepelende project waarin je alle opties die de kopers in de subprojecten kunnen kiezen, vaststelt. Een subproject wordt een subproject zodra je daarin koppelt met het hoofdproject.

• Op het hoofdproject bepaal je welke bouwtypen er in de subprojecten (hoekwoning, tussenwoning, etc.) voorkomen. Op het subproject kan een bouwtype van het hoofdproject worden gekozen.

  Op het hoofdproject doe je ook de projectbewaking met de werkbegroting, de inkopen en kosten boekingen, enz.

• De koper (sub-project) kan kiezen uit de optielijst van het hoofdproject.

  Per subproject stel je ook het termijnschema in en boek je de opbrengsten.

Je kunt snel schakelen tussen de hoofd- en subprojecten door ze in de weergave te selecteren en dan op de pijltjestoetsen bovenin te klikken. Je kunt ook de andere projecten in aparte eigenschappenschermen openen via het tabblad Gekoppelde projecten.

Let op:

Als je een project via InSite toevoegt, kan het zijn dat deze via de workflow wordt toegevoegd. Deze moet dan dus eerst goedgekeurd worden voordat je hem in Profit kunt zien.

Hoofdproject toevoegen en instellen

In het hoofdproject stel je het volgende in:

• Werkbegroting
• Totale aanneemsom
• Bouwtypen, bijvoorbeeld tussenwoning, hoekwoning. Deze voeg je in het hoofdproject toe en kun je dan selecteren in het subproject.
• Sluitingsdata per bouwfase. De bouwfases komen uit een tabel die je zelf kunt onderhouden, bijvoorbeeld ruwbouw, afbouw.
• Optielijst

Hoofdproject inrichten voor kopersbegeleiding:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Voeg een nieuw project toe.

   Op het hoofdproject doe je de projectbewaking. Houd hier rekening mee voor wat betreft het projectprofiel als je een hoofdproject toevoegt.

   Via een projectprofiel worden standaardinstellingen voor velden afgedwongen. In de template zijn standaard o.a. de volgende profielen beschikbaar:

   • Project - met instellingen rond de aanneemsom en termijnen
   • Regieproject - met instellingen voor meerwerk
   • Kopersproject - met instellingen voor het (sub)project van de koper bij kopersbegeleiding. Voor het hoofdproject gebruik je het profiel Project omdat je daar de projectbewaking, etc. doet.
3. Open de eigenschappen van het project of vul de velden in het nieuwe project in zoals hieronder beschreven.
4. Ga naar het tabblad: Facturering.
   1. Vink Termijnfacturen aan.
   2. Vul Totale aanneemsom met het totale bedrag waarvoor je dit project inclusief de subprojecten gaat uitvoeren.
5. Ga naar het tabblad: Bouwtype.
6. Voeg de Bouwtypen toe met een omschrijving.

   Bijvoorbeeld Hoekwoning, Tussenwoning, etc. Deze selecteer je in de subprojecten.

   Vervolgens kun je gebaseerd op de verschillende bouwtypen optielijsten toevoegen en van daaruit optiekeuzelijsten per bouwtype voor ieder subproject (bouwnummer) automatisch genereren, als je dat wilt.

   Je kunt deze informatie ook toevoegen in rapporten en weergaven. (Profit 2)

7. Ga naar het tabblad: Sluitingsdata.

   Hier voeg je sluitingsdata toe die gelden voor o.a. optiekeuzelijsten van subprojecten. Sluitingsdata die je op hoog niveau instelt, werken door naar de lagere niveaus.

   

   1. Klik op: Nieuw.

      Als je dit al ingericht had en nu een extra sluitingsdatum toevoegt, krijg je een melding dat voor de optiekeuzelijsten mogelijk nieuwe sluitingsdata gelden.

   2. Klik op Ja bij de melding als je deze krijgt.
   3. Selecteer een Bouwfase. Bijvoorbeeld Ruwbouw of Afbouw. Deze wordt dan bij de Omschrijving automatisch gevuld. Wijzig deze eventueel.
   4. Selecteer bij Projectfase eventueel een projectfase uit de projectfases van het hoofdproject (tabblad Fase).
   5. Vul de Sluitingsdatum in.
   6. Klik op: Voltooien.

   Zo voeg je meerdere sluitingsdatums toe.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Subproject toevoegen en instellen

In een (nieuw) subproject stel je een aantal zaken in:

• Koppeling aan het hoofdproject
• Team uitbreiden met deze koper/verkooprelatie
• Bouwnummer
• Bouwtype
• Optiekeuzelijst
• Afwijkende sluitingsdata of verstrekkingswijze

Subproject instellen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het subproject of voeg een nieuw project toe met projectprofiel Kopersproject.
3. Selecteer de verkooprelatie. Deze moet goed zijn toegevoegd en ingesteld.

   De verkooprelatie in het subproject, waarmee je via het kopersbegeleidingsportaal communiceert, controleer je/stel je in.

   Het gaat dan om:

   • Verstrekkingswijze van de optiekeuzelijst - zodat de optiekeuzelijst verstrekt kan worden.
   • E-mailadres en telefoonnummer.
   • Rechten op de kopersportaal (klantportaal)

     De verkooprelatie kan via het kopersportaal zelf ook het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer, die gebruikt worden bij de verstrekking en de digitale ondertekening van de optiekeuzes, invullen.

   Stel de verkooprelatie in voor kopersbegeleiding:

   1. Ga naar: CRM /Organisatie/persoon / Verkooprelatie.
   2. Open de verkooprelatie of voeg deze eerst toe. Het zal in het geval van burgerlijke bouw vaker om personen dan om organisaties gaan.

      of

      Open de projecteigenschappen en klik op de actie Verkooprelatie.

   3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
   4. Stel eventueel bij Profiel een afwijkend verkooprelatieprofiel in als je dat bijvoorbeeld hebt toegevoegd, speciaal voor de verkooprelatie van de kopersbegeleiding.
   5. Vul een e-mailadres in als dat ontbreekt.
   6. Vul een telefoonnummer voor digitaal ondertekenen in als dat ontbreekt
   7. Ga naar het tabblad: Digitaal.
      1. Klik op: Onderhouden.

         

      2. Selecteer in de regel Optiekeuzelijst.
      3. Selecteer de verstrekkingswijze. Je kunt alleen voor E-mail pdf kiezen. Zorg dat het e-mailadres gevuld is.
   8. Als je gebruik maakt van OutSite voor de kopersportaal moet de verkooprelatie ook portalgebruiker zijn.

      Zo geef je portal toegang als je je in de eigenschappen van de verkooprelatie bevindt:

      1. Klik op Acties / Organisatie/persoon.

         

      2. Ga naar het tabblad: Portal toegang.
      3. Vink Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s) aan.
      4. Vul/wijzig het e-mailadres.
      5. Ga naar het tabblad: Autorisatierollen.

         

      6. Vink een rol aan. Bijvoorbeeld Beheerder klantportal bij soort Persoon.
      7. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
5. Selecteer bij Hoofdproject het project waar dit subproject bij hoort!
6. Ga naar het tabblad: Team.

   

7. Voeg de verkooprelatie toe aan het team als contact met de rol Koper via de actie Onderhouden.
8. Ga naar het tabblad: Bouw.

   

   1. Vul bij Bouwnummer een nummer in. Dit ziet de koper/verkooprelatie terug in OutSite (kopersportaal).
   2. Selecteer bij Bouwtype een van de bouwtypen die zijn toegevoegd in het hoofdproject. In dit voorbeeld Tussenwoning.

      Als je dit niet hebt ingesteld, kun je geen optiekeuzelijst genereren.

   3. Vul bij Totale aanneemsom de aanneemsom voor dit subproject in.
9. Ga naar het tabblad: Sluitingsdata als je van het hoofdproject afwijkende sluitingsdata per bouwfase wilt toevoegen.
10. Ga naar het tabblad: Verstrekking als je een, van de instelling in het verkooprelatieprofiel, afwijkend rapport voor de Bevestiging optiekeuzelijst wilt instellen. Bijvoorbeeld de Meterkastlijst (Profit).
11. Klik op: Opslaan en sluiten.
12. Voeg de optiekeuzelijst toe voor dit subproject als de optielijst op het hoofdproject al bestaat.