Algemene inrichting Flex-branche

Om de functionaliteit voor de detacherings- en payrollingbranche te gebruiken activeer je dit en richt je vervolgens o.a. HRM, de signalen, workflow, autorisatie en InSite in.

Activeren

Voordat je de functionaliteit voor o.a. de detacherings- en payrollingbranche kunt gebruiken, moet deze geactiveerd worden. Dit is alleen mogelijk in overleg met AFAS. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.

De naam van de activering is: Flex.

Zie ook:

• Verschillen uitzend en detachering

Autorisatie HRM inrichten

Voordat je de functionaliteit in Profit en InSite voor wat betreft de fasetelling, declaratiecockpit en pensioenaanlevering (in Profit HRM) kunt gebruiken, moet je dit eerst autoriseren.

Autoriseer in de Autorisatie tool:

• Autoriseer de menukeuzes in Profit:

  

• Autoriseer de tabbladen bij Medewerker MSS en Medewerker ESS als dat gewenst is:
  • de tabbladen Fasetelling, Declaratie, Plaatsing, Mutaties, Reservering, Vordering (Flex).
• Autoriseer de acties bij Payroll / Declaratiecockpit:

  

• Stel het filter via 'Autorisatie tabblad / HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Filters / HRM-medewerkers' goed in als dat nog niet het geval is.
• Voeg een gegevensfilter toe voor bij CRM - Dossieritem vastleggen: type dossieritem. Voor het type dossieritem Beoordeling nieuwe fase (Profit). En autoriseer dat.

  Bij filterautorisatie leg je filters vast op tabellen waarop je de toegang wilt beperken. Dit is bijvoorbeeld mogelijk bij medewerkers, dossieritems, organisaties, in- en verkooprelaties en grootboekrekeningen.

  

Zie ook:

• Autorisatie

Autorisatie Flex-functies in Profit Projecten inrichten

De functionaliteiten voor Flex in Profit Projecten moet je eerst autoriseren.

1. Autoriseer de menukeuzes die je wilt gebruiken:

   

2. Autoriseer naast de standaard functies ook de tabbladen en acties die van toepassing zijn voor Flex:

   

   De autorisatie van de klantovereenkomst werkt hetzelfde als de autorisatie van een project. De tabbladen autoriseer je dan ook onder 'Project'.

Zie ook:

• Autorisatie

Signalen inrichten

Er zijn een vijftal signalen waarmee Profit signaleert dat de medewerker op het punt staat in een volgende fase te vallen.

De signalen kijken naar het aantal weken dat de medewerker gewerkt heeft.

Ook de weken die een medewerker elders bij een flex-/uitzendorganisatie heeft gewerkt tellen mee.

De bestemming van deze signalen is Workflow fasetelling (HRM). Omdat het om een vaste bestemming van het type workflow gaat, worden de signalen niet zichtbaar gegenereerd. Wel worden taken klaargezet volgens de workflow.

Deze signalen activeer je als je onder de ABU-cao valt:

• Medewerker/Contract: einde fase A met workflow (Profit) - Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Het gaat af bij 70 gewerkte weken, dat is 8 weken voor de medewerker recht heeft op de nieuwe fase. Dit signaal is voor de overgang van fase A naar fase B.
• Medewerker/Contract: einde fase B met workflow (Profit) - Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Dit signaal is voor de overgang van fase B naar fase C. Het gaat af bij 200 kalenderweken of bij 5 of meer fase B contracten. Dit is in geval van de kalenderweken 8 weken voor de nieuwe fase aanbreekt.

Deze signalen activeer je als je onder NBBU-cao valt:

• Medewerker/Contract: einde fase 1 met workflow (Profit) - Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Dit signaal is voor de overgang van fase 1 naar fase 2.Voor het ophogen van fase 1 bij 20 gewerkte weken. Hij gaat dus 6 weken voor overgang af.
• Medewerker/Contract: einde fase 2 met workflow (Profit) - Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet. Dit signaal is voor de overgang van fase 2 naar fase 3. Het signaal voor het ophogen gaat af bij 70 gewerkte weken in fase 2. Dit is dus 8 weken vóór de overgang naar de nieuwe fase.
• Medewerker/Contract: einde fase 3 met workflow (Profit) - Signaleert dat het contract van een medewerker binnenkort naar een andere fase moet worden gezet, namelijk die van fase 4: een vast contract. Dit signaal is voor de overgang van fase 3 naar fase 4. Het signaal voor het ophogen naar fase 4 gaat af bij: 200 kalenderweken vanaf de start van fase 3 of bij 5 of meer fase 3 contracten. Dit is dus in geval van de kalenderweken 8 weken voor de volgende fase is aangebroken.

Je kunt de signalen ook kopiëren en aanpassen aan jullie eigen situatie.

Zie ook:

• Signalen activeren
• Signalen wijzigen

InSite inrichten

Voordat je de functionaliteit in InSite kunt gebruiken moet je onderstaande inrichten/autoriseren.

De gegevens over de fasetelling, het arbeidsverleden en de pensioentelling zijn toegevoegd aan o.a. de Medewerker stamkaart (ESS), de Medewerker stamkaart (MSS), Medewerker indienst, Medewerker herindienst en Medewerker indienst beoordelen.

Voeg de volgende pagina's toe aan de functionaliteit/rol:

• Nieuwe fase
• Beoordelen nieuwe fase
• Nieuwe fase contracthistorie
• Prijsafspraken (overzichtspagina)
• Voor declaraties: specifieke pagina's voor Nacalculatie per regel en Uren boeken per week (stapelboeken) gebaseerd op klantovereenkomst in plaats van op standaard projecten.

Autoriseer de gegevens

Bijvoorbeeld de stamkaart bij de Pagina-onderdelen, folder Medewerker / Medewerker stamkaart (ESS) / Pagina-onderdelen:

Zie ook:

• Autoriseer de rol of de functionaliteit

  De template-omgeving bevat een beperkt aantal meegeleverde functionaliteiten. Kijk welke InSite-pagina's je wilt autoriseren en koppel deze aan de juiste functionaliteit.

  Als de pagina's al aan een standaardfunctionaliteit gekoppeld zijn, raadpleeg je deze functionaliteit om te zien om welke pagina's het gaat:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Open de standaardfunctionaliteit
  3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
  4. Kijk welke pagina's gekoppeld zijn.
  5. Klik op: Annuleren.

  Pagina's autoriseren via meegeleverde rol:

  1. Open de weergave Functionaliteiten o.b.v. rollen.
  2. Open een meegeleverde functionaliteit.
  3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
  4. Koppel alle relevante pagina's.
  5. Klik op: OK.

  Je autoriseert de pagina's door de functionaliteit aan een autorisatierol te koppelen.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
  2. Open een autorisatierol.
  3. Ga naar het tabblad: Functionaliteit.
  4. Koppel de hierboven vermelde functionaliteit.
  5. Klik op: OK.

Taak Actuele gegevens inrichten

Je automatiseert de taak om dagelijks de gegevens van de kandidaten bij te werken.

Deze taak, Actuele gegevens vernieuwen, bevat na activering van Flex, specifieke instellingen voor deze branche.

Zie ook:

• Geplande taken

UpdateConnectoren (Flex)

De volgende UpdateConnectoren zijn beschikbaar bij de Flex-activering:

• Correctie declaratie (PtDeclarationCorrection)
• Declaratie (PtDeclaration)
• Functie bij klantovereenkomst (PtFunction)
• Itemset (PtItemSet)
• Itemset functies (PtItemSetFunction)
• Kostenplaats bij verkooprelatie (KnSreCostCentre)
• Kostprijsmodel (PtCostPriceModel)
• Loonschaal (HrSalTable)
• Plaatsing (PtPlacementContract)
• Conceptplaatsing (PtConceptPlacementContract)
• Prijsafspraak (PtPriceAgreement)
• Voorschot (HrEmployeeDeposit)

Zie ook:

• Itemcode verkooprelatie (FbItemCodeCustomer)
• Klantovereenkomst (PtProject)

Workflow bestemmingen

Onder de activering Flex zijn de volgende taakbestemmingen beschikbaar in de Workflow Editor:

• Contactpersonen van de kostenplaats

  Deze taakbestemming kijkt naar alle contactpersonen van de klant die zijn vastgelegd op de kostenplaats.

• Contactpersoon van de plaatsing

  Deze taakbestemming kijkt naar het contact van de klant op de plaatsing.

• Relatiebeheerder plaatsing

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder die op de plaatsing is vastgelegd.

• Relatiebeheerder en vervangers plaatsing

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder en de vervanger van de relatiebeheerder die op de plaatsing is vastgelegd.

• Relatiebeheerder medewerker

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder die is vastgelegd op de medewerker.

• Relatiebeheerder en vervangers medewerker

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder en de vervanger van die relatiebeheerder die is vastgelegd op de medewerker.

• Relatiebeheerder klant

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder die is vastgelegd op de verkooprelatie. Je legt deze vast in Projecten / Flex / Plaatsing, tabblad Versie. Open de plaatsingsregel en selecteer de relatiebeheerder.

• Relatiebeheerder en vervangers klant

  Deze taakbestemming kijkt naar de relatiebeheerder en de vervanger van de relatiebeheerder die is vastgelegd op de verkooprelatie

Je kunt de relatiebeheerders massaal wijzigen. Je moet daarvoor o.a. de pagina Aanpassen relatiebeheerder (ESS) toevoegen in InSite. Via deze pagina kun je de relatiebeheerder klant, relatiebeheerder medewerker en de relatiebeheerder plaatsing wijzigen.