Elaboration d'un ordinogramme pour un workflow
Avant de créer un workflow, vous devez d'abord réfléchir attentivement à la manière dont le processus se déroule dans votre entreprise et comment vous souhaitez le configurer. C'est pourquoi nous vous conseillons de commencer par élaborer un ordinogramme.
Attention:
N'incluez pas dans l'ordinogramme les tâches qui peuvent être accomplies mais qui seront déléguées ou transférées à un utilisateur spécifique (via Déléguer à ou Transférer à). Les possibilités de déléguer et transférer correspondent à des paramètres de la tâche du workflow.
Si vous déléguez une tâche, celle-ci continue de figurer sous mes tâches. Si vous transférez une tâche, le dossier ne retourne pas chez l'employé originel.
Exemple : Questions pour le service de la gestion d'applications
- Si des employés ont des questions ou des problèmes, ils s'adressent au service de gestion d'applications.
- La question est d'abord évaluée par le chef du service de gestion d'applications. Le chef de service décide d'abord si la demande est justifiée et si elle contient assez d'informations (le chef de service peut éventuellement traiter directement la question).
- Si le chef de service est d'accord, la question est transmise aux employés du service de gestion d'applications. L'employé peut traiter la question, demander plus informations, l'annuler ou la transférer.
- Au moment où la question est traitée ou annulée, elle est renvoyée chez l'expéditeur. L'expéditeur peut ensuite être d'accord ou en désaccord. Si l'expéditeur n'est pas d'accord, il explique la raison de son désaccord, si bien que la demande peut être rouverte.
- En cas de demandes d'informations supplémentaires, l'expéditeur doit les rajouter, pour que la question puisse être adressée correctement.
Créer un croquis :
- Nommez toutes les tâches en vous basant sur le processus.
- Un workflow se compose de tâches qui sont traitées.
- Nommez les moments de décision tant des tâches que des actions.
- Déterminez la personne de l'organisation qui doit accomplir les tâches.
- Etablissez ensuite comment piloter la pièce de dossier dans le workflow.
Voici à quoi ressemble le processus ci-dessus dans un croquis :
