Import de mouvements

Importer des saisies financières vous permet de gagner beaucoup de temps. Il peut s'agir de mouvements issus d'un autre logiciel ou d'un autre environnement de Profit.. Par l'intermédiaire de Comptabilité / Gestion / Import grand livre / Saisies financières, vous pouvez aussi bien importer la balance d'ouverture que d'autres saisies.

Cette section rassemble les aspects les plus importants de l'import de saisies financières. Si vous ne maîtrisez pas la fonctionnalité d'import, lisez d'abord l'explication générale.

Plusieurs administrations

Lorsque vous avez plus d'une administration, vous pouvez importer simultanément des saisies financières pour plusieurs administrations à partir d'un seul fichier. A cet effet, l'import de saisies financières contient le champ Administration permettant de lire le code d'administration. Si ce champ Administration contient Valeur standard (valeur par défaut de l'import) au niveau de la définition de l'import, celui-ci est destiné à l'administration actuelle.

Mouvements de vente / factures de vente

Lorsque vous importez des saisies financières, il n'existe aucune facture sur le plan technique. Rien n'est donc visible au niveau de la relation de vente sur l'onglet Factures. En effet, la facture a été créée dans un autre progiciel. Les saisies financières importées peuvent servir à effectuer le traitement financier dans Profit. Les saisies financières importées apparaissent uniquement au niveau de la relation de vente, sur l'onglet Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).

Attention:

Les factures issues des modules d'intégration de Profit étant créées sur la base des pièces (articles, articles d'abonnement, types de travail, coûts, etc.), vous ne pouvez pas importer de factures. Techniquement parlant, la création et l'entretien d'un import dans ce but sont très contraignants du fait qu'une facture est présente à différents niveaux (En-tête, détail et démarrage). Si vous voulez néanmoins importer des lignes de facture, vous pouvez utiliser le Profit Connector (via le connecteur 'FbSales' ou 'PtLinesToBeInvoiced' [spécifique pour les projets]). Mais cela signifie que vous devez encore journaliser les factures dans Profit vers Profit Comptabilité.

Ordre d'import

Vous importez les saisies dans le bon ordre :

• Saisies de balance d'ouverture
• Saisies dans un journal des achats
• Saisies dans un journal des ventes
• Saisies dans un journal de banque
• Autres

  Attention:

  Vous importez donc d'abord les saisies des journaux des achats et des ventes, puis celles des journaux de banque. Cela évite que les postes impayés (sur la base de saisies dans les journaux des achats et des ventes) ne le restent à tort.

Utilisez un fichier d'import séparé pour chaque journal.

Lignes par écriture comptable

Le fichier d'import contient la plupart du temps plusieurs écritures comptables. C'est pourquoi Profit doit pouvoir déterminer quelles lignes correspondent à une écriture comptable spécifique. Les lignes de saisie d'un poste de journal doivent se superposer directement. Profit évalue les lignes à importer sur la base des données suivantes :

• Journal
• Date de saisie
• Numéro d'écriture comptable
• Numéro de pièce comptable

Lorsqu'une des données mentionnées ci-dessus change, Profit considère qu'il s'agit du début d'une nouvelle écriture comptable. En triant correctement les lignes, vous évitez que Profit ne rejette des lignes lors de l'import.

Utilisez le tri suivant :

• Ecritures comptables d'achat et de vente

  Triez-les par numéro d'écriture comptable/numéro d'ordre d'écriture comptable.

  Vous pouvez utiliser ce tri, par exemple, pour importer des saisies financières depuis un autre environnement de Profit Comptabilité. Si ces champs ne sont pas présents dans le fichier d'import, appliquez l'ordre suivant pour les factures :

  • 1ère ligne : Client ou fournisseur, avec le montant total de la facture
  • 2e ligne : compte de produits ou de charges, avec le montant du CA ou des coûts
  • 3e ligne : Montant de la TVA

  Attention: 

  Profit part du principe qu'une facture commence toujours par le client ou le fournisseur. Il est donc très important de respecter l'ordre mentionné ci-dessus pour les factures.

• Autres écritures comptables

  Triez-les par numéro d'écriture comptable. Si aucun numéro d'écriture comptable n'est présent dans le fichier d'import, effectuez un tri par date ou numéro de pièce comptable.

  Attention: 

  Le compteur éventuel qui est lié au journal en question n'utilise pas d'import. Par conséquent, n'oubliez pas que lors de l'import dans un journal dans lequel vous avez également effectué des saisies manuelles, Profit n'incrémente pas ce compteur suite à un import.

Ecriture comptable avec TVA sur deux lignes

L'écriture comptable se présente, par exemple, comme suit :

Sélectionnez l'option d'import Montant TVA dans la même ligne.

Ecriture comptable sur une seule ligne

Chaque ligne contient une écriture comptable complète, par exemple :

Sélectionnez les options d'import suivantes :

• Montant TVA dans la même ligne
• Compte de contrepartie dans la même ligne

Vous pouvez également indiquer que le compte de contrepartie est de type Valeur fixe dans la définition de l'import. Profit contrepasse alors les écritures comptables sur ce compte. Cela peut, par exemple, s'avérer pratique pour la lecture des mouvements de balance d'ouverture.

Numéros de client, de fournisseur et de compte

Dans un fichier d'import comportant des saisies financières, les numéros de compte des comptes de grand livre, clients et fournisseurs peuvent être affichés sur une, deux ou trois colonnes. Vous définissez ce paramètre dans l'option d'import Traitement des comptes.

• Numéros de compte sur une seule colonne

  Si vous affichez les numéros de compte de comptes de grand livre, de clients et de fournisseurs dans une seule colonne, il convient de faire clairement apparaître que le numéro concerne un compte de grand livre, un client ou un fournisseur. Vous disposez pour cela de deux possibilités :

  • La caractéristique du compte figure dans une colonne séparée du fichier d'import. Voici les valeurs à utiliser :

    G = Compte de grand livre

    D = Client

    C = Fournisseur

  • Profit détermine automatiquement la caractéristique lorsque vous sélectionnez l'option d'import Rekeningkenmerk automatisch bepalen. Vous ne pouvez utiliser cette option que si vous appliquez des séries de numéros distinctes pour les comptes de grand livre, les clients et les fournisseurs. Celles-ci ne doivent pas se chevaucher.
• Numéros de compte sur deux colonnes

  Le fichier d'import contient une colonne pour les numéros des comptes de grand livre et une pour les codes des clients et fournisseurs. Pour les codes de clients et de fournisseurs, ajoutez une colonne avec les codes D ou C ou procédez à une détermination automatique de la caractéristique du compte.

• Numéros de compte sur trois colonnes

  Les numéros apparaissant dans des colonnes séparées, aucune spécification supplémentaire n'est nécessaire.

Montants au débit et au crédit

Les montants au débit et au crédit des mouvements peuvent apparaître sur une ou deux colonnes.

• Montants sur une seule colonne. Lorsque les montants sont affichés sur une seule colonne, indiquez s'il s'agit de montants au débit ou au crédit. Pour cela, les possibilités suivantes s'offrent à vous (sélectionnez la bonne valeur dans l'option d'import Traitement débit/crédit) :
  • Colonne des montants avec signe

    La colonne des montants contient un signe pour différencier les montants au débit et au crédit. Les montants au crédit sont indiqués par un signe moins (-). Ce signe moins peut être placé avant ou après le montant. Les montants au débit sont soit non précédés d'un signe, soit précédés d'un signe plus (+). Si les montants au débit sont indiqués par un signe plus, celui-ci doit précéder le montant.

  • Signe dans une colonne séparée

    Le fichier d'import contient une colonne de montants et une colonne séparée indiquant le débit ou le crédit. Sélectionnez Utilisation colonne contenant le signe dans l'option d'import Traitement débit/crédit. Précisez ensuite les signes que vous utilisez, par exemple, C et D.

• Montants sur deux colonnes. Le fichier d'import contenant une colonne débit et une colonne crédit séparées, il n'est pas nécessaire de spécifier davantage les montants.

Lignes rejetées pendant l'import

Il se peut que Profit ne parvienne pas à lire en une seule fois le fichier d'import. Si tel est le cas (Profit constate des erreurs, par exemple), ne réimportez pas l'ensemble du fichier. En effet, Profit importe seulement les lignes correctes. Les lignes rejetées figurent dans un fichier distinct. Indiquez l'emplacement de ce fichier dans la définition de l'import.

Attention:

Lorsque vous importez une écriture comptable de plusieurs lignes, celle-ci doit toujours être en équilibre. Si l'import indique une erreur sur une ligne, Profit n'importera l'écriture comptable complète du fait qu'elle n'est pas en équilibre.

Saisies de projet

Lorsque vous souhaitez lire des saisies de projet pendant l'import de saisies financières, vous devez utiliser le champ Projet de la saisie de projet.