Encodages financiers

Vous définissez vos saisies financières dans les journaux. Vous pouvez définir manuellement vos saisies, mais Profit peut également générer automatiquement un grand nombre de saisies. C'est le cas, par exemple, des factures de vente.

Lorsque vous terminez une saisie, Profit la traite automatiquement dans le grand livre. Le grand livre est ainsi toujours à jour.

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Description

Vous enregistrez vos saisies dans les journaux. Chaque journal de votre administration correspond à un type spécifique de saisies, comme des factures de vente ou des extraits de compte.

Pour certains types de saisies, il se peut que vous ayez plusieurs journaux, mais c'est à vous de définir ce paramètre dans la configuration :

N'utilisez qu'un seul journal pour chaque compte bancaire. Un journal de banque a en effet toujours un compte de contrepartie fixe : le compte de grand livre sur lequel toutes les recettes et dépenses du compte bancaire correspondant sont saisies.
Utilisez des journaux de vente séparés pour les ventes nationales et étrangères. Il en va de même pour les achats.

Les factures dans Profit

Profit distingue les factures et les saisies financières. Vous créez les factures dans les modules d'intégration (Projets / Abonnements / Gescom et Administration des cours). Lorsque vous les journalisez, les saisies financières apparaissent avec les numéros de factures correspondants dans Profit Comptabilité. Il s'agit de postes impayés directement, sur lesquels vous pouvez créez des rappels de paiement (ceux-ci vont donc de pair avec les saisies financières). Sur le plan technique, nous faisons donc une distinction entre les "factures réelles" et les saisies financières. Dans la base de données, un lien est créé entre cette facture et la saisie financière, de sorte que le numéro de facture est et doit être unique.

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Saisie manuelle de mouvements

Utilisez le programme de saisie pour ajouter les saisies manuellement. Plusieurs personnes peuvent définir simultanément des saisies. Lors de la saisie, les mouvements sont sauvegardés dans une table temporaire. Dès que vous terminez une saisie, Profit traite automatiquement les saisies dans le grand livre.

Vous ne pouvez effectuer des saisies que dans un exercice qui est défini dans la table de périodes.

Les saisies peuvent être effectuées manuellement à partir de la rubrique 'Dagboekmutaties'. Chaque journal a son propre écran de mouvement : le layout du journal. Vous pouvez adapter ces lay-out de saisie pour des saisies de journal. Vous pouvez déterminer vous-même les champs qui doivent être affichés dans un lay-out de saisie déterminé. Vous pouvez également définir les valeurs par défaut d'un champ, sauter un champ, récupérer la valeur d'un champ depuis un autre champ, etc. En combinant les paramètres du journal et le lay-out de saisie, vous pouvez adapter de manière optimale le processus de saisie à votre organisation.

Exemple :

Dans les paramètres du livre de caisse, vous avez indiqué que Profit doit contrôler l'apparition d'un solde de caisse négatif. Vous évitez ainsi qu'un solde de caisse négatif n'apparaisse dans votre administration (le Fisc contrôle ce point). Dans le lay-out du journal du livre de caisse, placez les champs de saisie dans un ordre optimal pour vous. Supprimez du lay-out du journal les champs facultatifs que vous n'utilisez pas.

Saisie automatique de mouvements

Déterminez d'abord les saisies que vous pouvez définir automatiquement. L'administration financière de Profit vous offre les possibilités suivantes :

Génération d'écritures comptables fixes
Il s'agit d'écritures comptables qui doivent être réenregistrées pour chaque période. Prenez, par exemple, les mouvements d'amortissement ou les montants qui sont automatiquement débités sans facture (tels que l'acompte mensuel sur le compte énergie).
Génération de postes transitoires
Un poste transitoire vous permet de répartir rapidement les dépenses et recettes sur les périodes auxquelles elles se rapportent réellement.
Introduire automatiquement les extraits bancaires
Paiement automatique de factures d'achat

Parallèlement, vous pouvez générer des saisies depuis d'autres rubriques de Profit :

Journalisation de factures d'achat, factures de vente et mouvements de stock depuis Profit Gescom.
Journalisation de factures d'abonnement depuis Profit Abonnements.
Génération d'écritures comptables de salaire depuis Profit Payroll.
Journalisation de mouvements de projet depuis Profit Projets.
Journalisation de mouvements d'amortissement depuis l'administration des actifs.

Vous ne définissez manuellement que les saisies que vous ne pouvez pas saisir à l'aide des méthodes mentionnées ci-dessus.