Numéro de pièce comptable, numéro de facture, date de saisie et date de la pièce comptable

Le numéro de pièce comptable d'une saisie est toujours le numéro interne. La plupart des mouvements sont justifiés par une pièce comptable (papier) sur laquelle ce numéro est indiqué.

Un exemple concerne le numéro d'ordre sur votre extrait de compte : vous l'enregistrez comme numéro de pièce comptable lors de la saisie de l'extrait de compte.

Le numéro de facture est un numéro externe. Vous faites toujours figurer un numéro de facture sur les factures de vente, numéro que le client utilise comme référence de paiement.

Numéros de pièce comptable doubles dans le journal

Dans le tableau ci-dessus, vous constatez que dans le cas de saisies dans un journal 'memoriaal' (et de saisies dans un journal de caisse/banque), le 'Boekstuknummer' est le numéro interne dans l'administration, tandis qu'avec les factures de vente, le numéro interne correspond au champ 'Factuurnummer'. Il existe donc une différence de type de journal dans lequel vous effectuez les saisies. Vous pouvez contrôler le type de journal via le Menu de démarrage (F4). Comptabilité / Grand livre / Journal / Propriétés journal / Onglet 'Algemeen'.

Des numéros de pièce comptable peuvent apparaître en double dans un journal du fait que vous pouvez indiquez plusieurs fois le même numéro de pièce comptable, notamment dans le cadre des saisies de type 'memoriaal'. Cela est dû au fait que certaines écritures comptables peuvent être créées plusieurs fois en appliquant le même numéro de pièce comptable.

Par exemple, le numéro interne des factures d'achat est le numéro de facture dans l'administration. Celui-ci doit être unique et vous recevez un message si vous utilisez le même numéro de facture d'achat. Lors de la saisie des factures d'achat, vous indiquez également le numéro de pièce comptable (il s'agit du numéro que votre fournisseur fait figurer sur la facture). Celui-ci peut également apparaître plusieurs fois du fait que 2 fournisseurs peuvent utiliser le même numéro. En cas de saisie double d'un numéro de pièce comptable dans les factures d'achat d'une même administration, Profit affiche un avertissement indiquant que le numéro est déjà utilisé dans une autre saisie. Profit ne donne cet avertissement qu'en cas de saisie dans la même année. Vous pouvez cependant poursuivre après le message, car il se peut que la facture émane d'un autre fournisseur. Profit applique ce contrôle de double saisie du numéro de pièce comptable au sein d'une seule administration. Si vous avez plusieurs administrations et que le numéro de pièce comptable est saisi dans une autre administration, Profit ne le contrôle pas. Consultez également les informations sur les numéros de pièce comptable/numéros de facture dans la saisie de factures d'achat.

Le tableau ci-dessus présente les compteurs vous pouvez paramétrer. Vous ne pouvez pas paramétrer de compteur pour le journal Inkoop afin de déterminer automatiquement le dernier numéro de pièce comptable, mais vous pouvez en revanche instaurer un compteur pour le numéro de facture interne.

Vous pouvez également paramétrer un compteur pour le journal Memoriaal afin de déterminer automatiquement le dernier numéro de pièce comptable. Liez ce compteur au journal Memoriaal via Comptabilité / Saisir / Journal, dans l'onglet Généralités. Le compteur est lié par administration.

Vous pouvez également modifier le lay-out de saisie, dans lequel vous donnez au champ N° pièce comptable la valeur Pas modifiable grâce au Menu Démarrer (F4) : Général / Gestion / Lay-out de saisie. Ouvrez le lay-out de saisie dans lequel vous effectuez la saisie, allez dans l'onglet Ligne champs, sélectionnez le champ N° pièce comptable et donnez-lui la valeur Pas modifiable.

Attention: 

L'importation des saisies n'utilise pas ce paramètre du lay-out de saisie.

Quelle est la différence entre la date de saisie et la date de pièce comptable ?

Attention: 

Dans tous les journaux, à l'exception du journal d'achat, du journal de vente et de la balance d'ouverture, la date de la pièce comptable est identique à la date de saisie. Par conséquent, un seul champ de date est affiché dans le lay-out de saisie standard fourni par AFAS Software.

Si vous ajoutez donc un champ de date dans un journal d'un autre type que le journal d'achat, le journal de vente ou la balance d'ouverture et que vous souhaitez y saisir une date différente, Profit la calque sur la date de saisie lorsque vous cliquez sur Terminer.