Saisie d'une facture d'achat

Vous saisissez le montant total de la facture dans un journal d'achat, sur un seul compte de contrepartie (par exemple, un compte de charges ou un compte de stock).

Saisie d'une facture d'achat

Vous spécifiez le montant brut de la facture (TVA incluse), le montant net (hors TVA) et le code TVA. Le code TVA comprend le pourcentage de TVA dont se sert Profit pour calculer la TVA. Grâce au code TVA, le montant est automatiquement intégré dans Déclaration TVA.

Lorsque vous avez rempli la première ligne de saisie, Profit calcule directement le montant de la TVA. Si la somme du montant net de la ligne et du montant de la TVA équivaut au montant brut de la facture, cela signifie que vous avez saisi toutes les données. Profit ajoute alors directement une ligne de saisie pour la TVA et vous pouvez terminer la saisie. Si vous avez indiqué un autre montant, vous ne pouvez pas encore terminer la saisie et vous devez ventiler le montant des coûts.

Pour les achats, vous utilisez un numéro de facture et un numéro de pièce comptable :

• Numéro de pièce comptable

  Le numéro original de la facture, mentionné par le fournisseur sur la facture d’achat. Profit sauvegarde ce numéro de facture original comme référence de paiement dans le fichier de paiement lors du paiement automatique des fournisseurs. Le numéro peut apparaître plusieurs fois. Il est donc possible que vous receviez plusieurs fois le numéro de facture 2015003 au début de l'année par exemple.

• Numéro de facture

  Votre propre numéro d'ordre pour les factures reçues. Il s'agit d'un numéro unique, qui ne peut donc apparaître qu'une seule fois dans l'administration. Profit peut déterminer ce numéro automatiquement sur la base du compteur de factures (qui est lié au journal). Le cas échéant, vous pouvez encore modifier le numéro de facture généré.

Saisie d'une facture d'achat :

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Journal.
2. Vérifiez Exercice et Période. Il s'agit de l'exercice et de la période dans lesquels vous définissez la saisie.
3. Sélectionnez le journal des achats.
4. Cliquez sur : Terminer.

   Vous voyez à présent le lay-out de saisie du journal.

5. Utilisez toujours la date à laquelle la saisie se rapporte (dans la période sélectionnée) comme Date écriture.

   

   Vous pouvez modifier la date de facture via le champDate pièce comptable ou via l'actionDate facture.

   Vous pouvez la modifier grâce à lʹaction Date facture, mais si la date se situe en dehors de la période, Profit affiche le message suivant :  

   

6. Spécifiez tout ou partie du nom de recherche du fournisseur dans Aide pour la recherche ou sélectionnez le fournisseur dans Compte.

   Si le nom de recherche (partiellement) saisi est unique, Profit propose automatiquement le fournisseur. Si plusieurs fournisseurs correspondent au nom de recherche saisi, Profit affiche une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner le fournisseur.

   Si le nom de recherche n'apparaît pas dans Profit, vous pouvez rechercher vous-même le fournisseur dans la colonne Compte. Attention : Dans le journal des achats, ce champ réagit également au numéro de compte bancaire du client saisi.

   Si le fournisseur n'a pas encore été fixé, ajoutez-le directement à l'aide de l'action Nouvelle relation d'achat. Cela n’est pas possible lorsque le champ Compte possède déjà une valeur.

7. Saisissez le numéro de facture d'achat original dans le champ N° pièce comptable (et Factnr. Crediteur).

   Ce numéro est inséré par Profit libellé dans l'ordre de paiement lors du paiement automatique de la facture.

8. Remplissez uniquement la référence de paiement de la facture d'achat sousRéférence paiement si ce champ figure dans la ligne de saisie, s'il ne contient aucune lettre et si vous voulez que Profit reprenne ce champ comme référence de paiement avec le paiement dans l'ordre de paiement. En Belgique, cela s'appelle la communication structurée.

   Il y a un contrôle sur le champ Référence paiement dans la ligne de saisie. Aux Pays-Bas, cette référence de paiement doit comporter au maximum 16 caractères. En Belgique, la valeur doit satisfaire au contrôle dit du modulo 97. Si la référence de paiement ne satisfait pas au contrôle néerlandais/belge, vous pouvez éventuellement l'utiliser comme N° pièce comptable. Une valeur comme ''2A0323" n'est par exemple pas reprise comme référence de paiement dans le XML de l'ordre de paiement SEPA, parce qu'il ne s'agit pas d'une référence de paiement valide.

   Si vous utilisez le numéro de facture, il n'est pas nécessaire d'indiquer une référence de paiement séparée.

   Le numéro de facture interne est automatiquement affiché dans la colonne N° facture. Les numéros de facture internes sont uniques et utilisés aussi bien pour les fournisseurs que pour les clients. Si aucun numéro de facture n'apparaît, cela signifie que le compteur relatif aux numéros de facture internes n'est pas présent ou pas lié au journal des achats.

9. Saisissez le montant total de la facture (TVA incluse) dans Montant crédit. Si vous voulez saisir une note de crédit, vous pouvez indiquer le montant du crédit dans la colonne 'Bedrag Debet'.
10. La date d'échéance déterminée par Profit figure déjà dans la ligne de saisie, mais vous pouvez la modifier.

    Si vous modifiez la date de facture avec l'action Date facture, Profit recalcule automatiquement la date d'échéance.

11. Appuyez sur : Enter ou Tab.

    Profit ajoute la ligne de coûts.

12. Lorsque le fournisseur a un compte de contrepartie fixe, Profit le copie dans la ligne de saisie. Si tel n'est pas le cas, choisissez le compte de contrepartie.
13. Le montant de facture net apparaît automatiquement dans la ligne de saisie. Le code TVA du compte de contrepartie est défini.

    Si vous ne pouvez pas saisir de TVA dans le compte de charges, cela signifie que la case Autoriser TVA n'est pas sélectionnée dans les propriétés du compte.

14. Appuyez sur : Enter. si vous voulez saisir l'intégralité du montant sur le compte de contrepartie.

    Profit ajoute une ligne de saisie supplémentaire pour le montant de la TVA.

15. Contrôler les données.
16. Cliquez sur : Terminer.

    Profit enregistre la saisie. Si une nouvelle ligne de saisie (vide) est apparue pendant la saisie, Profit la supprime automatiquement.

17. Cliquez sur : Oui., lorsque Profit demande si les saisies peuvent être traitées.
18. Vous revenez à la fenêtre contenant les journaux.
19. Cliquez sur : Annuler.

Saisie plus rapide d'une facture d'achat avec compte de contrepartie par défaut

Le processus de saisie est plus rapide lorsque vous liez un Cpt ctr pref au fournisseur. Le compte de contrepartie apparaît automatiquement dans la ligne des coûts, après que vous ayez saisi la ligne de facture du fournisseur. Par exemple, si le fournisseur vous procure habituellement de l'énergie, liez un compte relatif à l'énergie, comme Cpt ctr pref.

Exemple :

Vous avez reçu une facture d'Eneco Energie Services B.V. pour la livraison de gaz et d'électricité. Les informations suivantes figurent sur la facture :

• Montant : € 100,00
• TVA : € 21,00
• Montant total de la facture : € 121,00

  Le compte de contrepartie préférentiel pour le fournisseur Eneco Energie Services B.V. est Gas, water en elektra (4250).

  Le compte de charges Gas, water en elektra (4250) présente le code TVA par défaut Btw te vorderen (hoog) (5).

  Saisissez les données suivantes dans le journal des achats :

• Compte : sélectionnez le fournisseur ENECO Energie Services B.V .
• Montant du crédit : indiquez le montant total de la facture, soit 121,00 €.

  Profit génère la ligne des coûts et la ligne de TVA.

Une fois le compte de contrepartie spécifié, Profit copie automatiquement le code TVA de ce compte sur la ligne de saisie. Lorsque le compte de contrepartie ne comporte pas de code TVA fixe, vous devez sélectionner un code TVA sur la ligne de saisie. Profit calcule le montant de la TVA à partir du code TVA et détermine le compte de grand livre sur lequel le montant de TVA doit être saisi. Là encore, vous pouvez gagner du temps en liant un code TVA par défaut au compte de grand livre.

Saisie plus rapide d'une facture d'achat avec un compte de contrepartie par défaut :

1. Spécifiez tout ou partie du nom de recherche du fournisseur dans le champ Aide pour la recherche ou sélectionnez le fournisseur dans Compte.
2. Saisissez le numéro de facture d'achat original dans le champ Factnr. Crediteur (et Bkst.nr.).

   Dans la colonne N° facture, Profitgénère automatiquement le numéro de facture interne.

3. Saisissez le montant de facture total dans Montant crédit.
4. Appuyez sur : Enter.

   Profit ajoute la ligne de coûts.

   Le fournisseur ayant un compte de contrepartie fixe, Profit copie automatiquement le numéro de ce compte sur la ligne de saisie.

5. Le montant net de la facture apparaît automatiquement dans la ligne de saisie. Le code TVA du compte de contrepartie est défini.
6. Appuyez sur : Enter. Vous saisissez le montant total sur le compte de contrepartie.

   Profit ajoute une ligne de saisie supplémentaire pour le montant de la TVA. Appuyez plusieurs fois sur Enter jusqu'à ce que la ligne de saisie soit parcourue et que le curseur apparaisse sur une nouvelle ligne.

7. Cliquez sur : Terminer.

Voir aussi :

• Saisie d’une facture d’achat avec différents types de coûts et taux de TVA
• Saisie de mouvements par centre de coûts
• Paiements automatiques
• Transfert de factures d’achat et de saisies de coûts de Profit Comptabilité vers Profit Projet
• Saisie d'amendes pour infraction routière dans Profit Comptabilité avec saisie du salaire d’un employé dans Profit Payroll
• Rapprochement d’une réception de marchandises par le biais d’une facture d’achat à partir de Comptabilité