Secrétariat social

Vous fournissez les données aux secrétariats sociaux Acerta, Group S et SD Worx avec Profit.

Description

Les secrétariats sociaux reçoivent périodiquement les données de leurs entreprises affiliées sous la forme d'un fichier électronique. Dans Profit, vous générez facilement les fichiers pour le Secrétariat social.

Group S

Les fichiers suivants peuvent être générés dans Profit pour Group S :

• Un fichier quotidien avec les données des employés. Ce fichier contient les données des employés que vous modifiez après la dernière livraison.
• Un fichier qui donne l'ordre de paiement d'avances sur salaire.
• Un fichier qui donne l'ordre de paiement des salaires.

SD Worx

Il est possible de lier avec eBlox de SD Worx. Le lien avec Payroll de SD Worx n’est pas possible.

Les fichiers suivants peuvent être générés dans Profit pour SD Worx :

• Un fichier quotidien avec les données des employés. Ce fichier contient les données des employés que vous modifiez après la dernière livraison.
• Un fichier mensuel avec les données des voitures en leasing.
• Dans le cadre du fichier journalier, Profit envoie chaque mois les composants salariaux avec des formules de calcul dans le fichier. Les salaires sont calculés sur cette base. La rémunération est lancée dès réception du fichier par SD Worx.

Acerta

Les fichiers suivants peuvent être générés dans Profit pour Acerta :

• Un fichier quotidien avec les données WKA et KPV des employés. Ce fichier contient les données des employés que vous modifiez après la dernière livraison et celles sur la répartition des centres de coûts des employés. Vous envoyez les données deux fois par jour.
• Un fichier mensuel avec les données de salaire, de transport et de calendrier (données LOM, VER, WER, KLX, et SAL). Acerta calcule les salaires sur la base de ces données.
• Si la répartition de formation est configurée au niveau de l’employé, Profit génère le fichier KPV.

Chez Acerta, il est possible d'avoir plusieurs lignes de période dans payroll avec des codes de traitement distincts, par exemple pour l’indemnité de congés payés ou les avances. Il est également possible d'établir une distinction entre les groupes de pilotage. Cela permet de créer une nouvelle ligne de période par employeur, par code de traitement et par groupe de pilotage.

Vous pouvez aussi laisser Acerta faire un calcul de test. Sélectionnez les employés pour lesquels un calcul de test doit être effectué et traitez-les. Si un calcul de test brut net est demandé, Acerta le traitera pendant la journée et les données calculées seront également dans Profit le même jour. Dans le calcul final, le traitement des salaires s'effectue la nuit, ainsi que le retour des données calculées vers Profit. Celles-ci peuvent être consultées le lendemain dans Profit.

Attention :

Lorsque vous demandez un calcul de test du mois x (mois courant), les corrections du mois x-1 (mois précédent) sont déclenchées et transmises.

Répartition de formation

Dans tous les secrétariats sociaux, vous pouvez faire usage de la répartition de formation. Il peut y avoir de petites différences dans le mode de configuration de chaque secrétariat social.

Chez Group S, vous définissez la répartition de formation au niveau de l’employé, mais indiquez à l'organisation de l'employé sur quoi vous souhaitez ventiler.

Coût réel

Lorsque vous saisissez les lignes de coût réel, Profit les prend à part dans le fichier pour le secrétariat social. Profit ne les ajoute pas dans les saisies de salaire fixes.

Si vous saisissez plusieurs paramètres dans le coût réel sur une seule ligne, Profit les réunit sur une seule ligne dans le fichier.

Fiches de paie

Vous pouvez faire inclure la fiche de paie (bulletin de salaire) dans le dossier des employés à partir des données fournies par le secrétariat social. L’employé peut alors consulter ses données via ESS.

Cette possibilité existe pour Group S et Acerta, mais non pour SD Worx. Ceci doit être configuré.

Salaires calculés

Il est possible de lire les fichiers de retour des secrétariats sociaux dans Profit. Ces fichiers de retour contiennent les résultats du calcul du salaire. Vous pouvez ainsi créer des documents, rapports et/ou tableaux de bord sur la base de ces données.

Il est également possible de demander à Acerta ces salaires calculés comme un calcul de test déjà approuvé pour la période.

Plusieurs contrats de travail SD-Worx

Chez SD-Worx, il est possible d'utiliser plusieurs contrats de travail pour un employé. Cela permet à un employé d'avoir plusieurs contrats de travail simultanés que Profit envoie à SD-worx.

La fonctionnalité n’est disponible que par une activation. Pour l’activation, vous prenez contact avec votre conseiller. Le conseiller peut déterminer pour vous si l'activation est appropriée.

Jours fériés pour la livraison Acerta, Group S et SDWORX

Dans la livraison à Acerta, Group S et SDWORX, les jours fériés sont pris en compte pour les heures du type crédit-temps. Pour un jour férié avec ces heures, une répartition des heures dans la livraison est faite sur la base de la présence.

Préparation

• Configuration

Préparer un fichier d'avance

Vous préparez le fichier d'avance dans le Cockpit de traitement des salaires. Le fichier d’avance contient l'ordre de paiement d'avances sur salaire.

Préparer un fichier d'avance :

1. Allez vers : RH / Payroll / Cockpit traitement salaires.
2. Sélectionnez la ligne de période.
3. Cliquez sur l'action : Préparer fichier acomptes.

   

4. Cliquez sur Oui à l'apparition du message.

   Profit génère le fichier et l’enregistre à l'endroit indiqué sous l'autorité de l'employeur. Ou vous l’envoyez par le biais du profil de communication.

Vous envoyez ce fichier tout comme le fichier de données, par le biais du profil de communication.

Créer un fichier de données

Vous pouvez facilement générer automatiquement le fichier quotidien contenant les données des employés pour le Secrétariat social Profit en utilisant le planificateur de tâches ou la ligne de commande. Ce fichier contient les données des employés qui ont changé après la dernière livraison. S'il n'y a pas de changement, aucun fichier ne sera créé.

Planifier une tâche :

Vous envoyez le fichier automatiquement en utilisant le planificateur de tâches.

1. Allez vers : Généralités / Gestion / Tâche planifiée.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Sélectionnez Créer le fichier quotidien [Secrétariat] pour Type de tâche.
4. Cliquez sur : Suivant.
5. Sélectionnez l'employeur.
6. Vous cochez Tâche répétitive. Cochez les jours souhaités et spécifiez l'heure. La tâche sera planifiée dès le jour suivant où elle doit être exécutée.

   Vous pouvez effectuer la tâche une fois par jour.

7. Cliquez sur : Terminer.

   

Le fichier peut également être remis manuellement.

Créer un fichier de données :

1. Allez vers : RH / Payroll / Messages numériques / Secrétariat social.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Sélectionnez l'employeur.
4. Cliquez sur : Terminer.

   Profit crée le fichier.

Envoyer un message de communication :

L'envoi des fichiers se fait à partir du service de communication.

1. Allez vers : Généralités / Service de communication / Message.
2. Sélectionnez le message que vous souhaitez envoyer.
3. Cliquez sur l'action : Envoi messages.

   

Processus par le biais de la file d'attente

Les processus suivants pour Acerta, GroupS et SD-Worx ont lieu en passant par la fonctionnalité de file d'attente :

• Création de fichier quotidien (lancé manuellement)
• Traitement du plan de traitement de salaire
• Traitement du fichier de salaires calculés
• Traitement du fichier de fiches de paie

Configuration de la file d'attente

Le traitement et l’approbation d'un plan de traitement de salaire ont lieu en passant par la file d'attente. Vous activez la fonctionnalité correspondante. Vous la trouverez via Général / Environnement / Propriétés. Dans l'onglet Activation, vous cochez le Traitement par lots (placer les processus dans la file d'attente). Si cette fonctionnalité est activée, vous pouvez faire effectuer le traitement du salaire en passant par la file d'attente. Vous pouvez alors continuer à travailler sans soucis dans Profit pendant le traitement.

Cockpit de traitement des salaires

En cliquant sur le bouton d'action Traiter ou Approuver dans le plan de traitement de salaire, Profit envoie le message suivant indiquant que le traitement aura lieu par la file d'attente.

Une fois cette tâche terminée avec succès, vous recevrez un message en bas à droite de votre écran.

Vous pouvez toujours vérifier l'état de la tâche dans la file d'attente, via Généralités / Gestion / File d'attente. Si cette tâche a été traitée avec des erreurs, vous pouvez utiliser l'action Informations d'erreur pour récupérer les informations concernant cette erreur.
L'approbation d'un traitement de salaire peut également être faite via la file d'attente.

Vous trouverez plus d'informations sur la liste d'attente ici.

Payroll Acerta

Dans Profit, vous avez la possibilité d’envoyer la rémunération à Acerta. Vous devrez alors effectuer moins d'opérations manuelles et avoir moins de contacts avec le gestionnaire du dossier d'Acerta.

Au départ de Profit, vous donnez des ordres au moteur salarial d’Acerta pour :

• Traitement général
• Prime de fin d’année
• Avances
• Calcul de la prime
• Calcul de l'indemnité de congés payés

Comment se déroule le processus

Vous établissez d’abord le planning. Par groupe de pilotage, vous ajoutez d'abord une ligne 'Période de traitement général'. Ensuite, il est possible d'accorder par exemple une période d'avance.

Le processus commence après l’ajout des lignes. Dans le Cockpit de traitement des salaires, vous sélectionnez une ligne et cliquez sur "4-Traiter". Après le message indiquant que la demande est traitée en dehors de la file d'attente, il vous est demandé si vous souhaitez lancer un "Calcul de test". Vous cochez ce champ pour qu'Acerta reçoive l'ordre de fournir un "Test brut-net" pour l'ensemble du groupe pilote. Si vous ne cochez pas ce champ, vous ne faites qu’envoyer le salaire à Acerta sans qu'ils en fassent quoi que ce soit.

Vous pouvez répéter le processus de calcul des tests plusieurs fois, jusqu'à ce que vous soyez sûr que tout est correct pour la rémunération. Vous donnez ensuite l'ordre définitif pour le traitement.

Le traitement standard est toujours le dernier plan à être traité et approuvé.

Si tout est correctement configuré, cliquez sur 'Approuver’ pour lancer le traitement des salaires. Profit fera alors suivre tout ce qui a encore été modifié, y compris un ordre pour terminer les salaires du groupe de pilotage en question. La période est également approuvée simultanément, ce qui vous permet de passer à la période suivante.

Attention :

L’action 'Approuver' ne peut être effectuée qu'une seule fois par période et est irréversible. Vous devez vraiment vous assurer que tout est correct avant de cliquer sur l'action.

Codes de traitement

Il est possible chez Acerta d'avoir plusieurs lignes de périodes avec des codes de traitement distincts.

Cinq codes de traitement sont disponibles :

• 4 'Période d'indemnité de congés payés'
• 3 'Période de prime'
• 2 'Période d'avances'
• 1 'Période de prime de fin d'année'
• 0 'Période de traitement général'

Ordre chronologique de traitement de plusieurs plans en une seule période

Pour le traitement de plusieurs plans au cours d'une même période, il est important d'utiliser l’ordre chronologique suivant :

1. Indemnité de congés payés
2. Prime
3. Avance
4. Prime de fin d’année
5. Traitement général

Si vous avez à la fois des avances et des primes de fin d'année dans une période, le processus est le suivant :

• Vous traitez et approuvez d'abord les avances
• Vous traitez et approuvez ensuite les primes de fin d'année
• En dernier lieu, vous traitez et approuvez le traitement général

Importation de traitements des salaires

Si vous voulez importer à la fois des avances et des traitements généraux, par exemple, vous devez faire attention au code de traitement, au numéro d’ordre et au champ de période de correction.

Vous importez ces plans par le biais du même fichier et mettez les plans préalables en haut. Le code de traitement des avances est -2, celui des plans de traitement de salaire généraux est 0. Les avances étant traitées avant le traitement général, on leur attribue une valeur de 0 tant pour le numéro d'ordre que pour la période de correction. Le traitement général reçoit alors la valeur 1. Une importation se présente comme suit :

Groupes de pilotage

Lors de l’ajout d'un plan de traitement de salaire, vous pouvez faire une distinction dans les groupes de pilotage. Cela permet de créer une nouvelle ligne de période par employeur, par code de traitement et par groupe de pilotage.

Pour chaque groupe de pilotage, vous devez d'abord créer une ligne de période avec le code de traitement 0 'Période de traitement général'. Il est ensuite possible de créer une ligne de période avec un code de traitement différent, comme pour les avances.

Ajouter un groupe de pilotage pour l’employé :

1. Allez à : RH / Employé / Employé.
2. Ouvrez les propriétés de l'employé.
3. Accédez à l'onglet : Contrat.
4. Ouvrir les propriétés du contrat
5. Accédez à l'onglet : Acerta.
6. Complétez le champ Clé de groupe de pilotage. Il y a derrière un tableau libre dans lequel vous pouvez choisir des groupes de pilotage. Vous pouvez les entretenir vous-même via Généralités / Configuration / Table libre.
7. Cliquez sur : OK.

Calcul de test

Vous pouvez aussi laisser Acerta faire un calcul de test. Lorsque vous traitez la ligne de période, vous avez le choix suivant. Vous pouvez également choisir de faire exécuter le calcul de test pour un ou plusieurs employés.

Le calcul de test est affiché comme les salaires calculés. Vous pouvez opter plusieurs fois pour ce calcul de test jusqu'à ce que vous approuviez la période. N'approuvez la période que lorsque vous êtes certain(e) que tout est en ordre.

Si un calcul de test brut net est demandé, Acerta le traitera pendant la journée et les données calculées seront également dans Profit le même jour.

Il est également possible de demander le test brut-net pour un ou plusieurs employés. Pour ce faire, vous devez ouvrir le plan de traitement de salaire et sélectionner les employés. Si vous les traitez après la sélection, vous pouvez cocher le champ pour effectuer le traitement et indiquer que vous souhaitez recevoir un 'Test brut-net’.