Processus de Payroll via la file d’attente
Vous effectuez des tâches via la file d'attente, telles que le traitement ou l'approbation des salaires.
Certaines tâches sont automatiquement placées dans la file d'attente et exécutées en arrière-plan. Une fois que vous avez lancé une tâche, elle est placée dans la file d'attente et, pendant ce temps, vous pouvez continuer à travailler dans Profit. Vous n'avez pas besoin d'attendre que la tâche soit terminée.
La file d’attente est toujours active. Vous devez autoriser vous-même les fonctions pour consulter et surveiller la file d'attente.
Si une tâche a démarré dans la file d'attente, vous ne pouvez pas l'arrêter ni la supprimer. Vous ne pouvez arrêter une tâche que si l'état de la tâche est En attente de traitement ou Initialisation du Process de batch.
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Contenu |
Préparation
- Configuration de la file d'attente (installation locale uniquement)
- Autorisation des options de menu de la file d'attente (AFAS Online et installation locale)
- Configuration du traitement des salaires par groupe
Placer une tâche dans la file d’attente
Profit place automatiquement les tâches en file d'attente si les conditions sont remplies. S'il n'est pas possible de placer la tâche dans la file d'attente, Profit le signale. Certaines conditions s'appliquent également à l'exécution des tâches dans la file d'attente. Vous pouvez demander le statut d'une tâche dans la file d'attente.
Nous vous conseillons de ne pas mettre les tâches de traitement/d’approbation du traitement des salaires et de vérification/préparation de déclaration salariale dans la file d'attente immédiatement l’une après l'autre. Si vous les placez dans la file d'attente immédiatement l’une après l'autre, elles risquent de se chevaucher et des messages d'erreur peuvent apparaître.
Effectuer une action |
Placer une tâche dans la file attente |
Effectuer une tâche dans la file attente |
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Attribution périodique |
Profit attribue automatiquement de nouveaux échelons aux employés.
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Profit attribue automatiquement de nouveaux échelons aux employés si les employés y ont droit. |
Traiter une période |
Profit vérifie si la période précédente a déjà été approuvée ou est dans la file d'attente pour approbation. Si ce n’est pas le cas, Profit ne peut pas placer la tâche dans la file d’attente. |
Profit effectue les contrôles standard qui s'appliquent au traitement d'une période (ce qui ne diffère pas du traitement sans file d'attente). Lorsque la file d'attente commence le traitement, la période dans le Cockpit traitement salaires reçoit le statut Provisoirement traité. Vous ne voyez pas encore tous les employés dans une période traitée par la file d’attente. |
Approuver une période |
La période sélectionnée a été traitée ou est en attente de traitement dans la file d’attente. |
Profit n'exécute la tâche que si la période a été traitée avec succès. Profit génère également des fichiers de paiement et des fichiers PLO/OLP, si cela a été spécifié dans les paramètres. Ces fichiers sont placés sur le serveur. Vous pouvez récupérer chez fichiers via la file d’attente. |
Générer des fiches de paie |
Profit place - en fonction du statut de la période - une tâche pour les fiches de paie provisoires ou définitives dans la file d'attente. Vous ne pouvez pas spécifier une autre imprimante, mais vous pouvez le faire lors de l'impression à partir de la file d'attente. L’ordre est important ici. Si vous choisissez successivement Traiter, Fiche de paie et Approuver, Profit génère des fiches de paie provisoires. Si vous choisissez successivement Traiter, Approuver et Fiche de paie, Profit génère des fiches de paie définitives. Si la période n'a pas été traitée et n'est pas en attente de traitement dans la file d’attente, Profit ne place pas de tâche dans la file d'attente. |
Si le traitement ou l'approbation a échoué, Profit n'exécute pas la tâche. Profit ajoute directement les fiches de paie au dossier de l'employé lorsque vous placez les fiches de paie dans le dossier de l'employé. Profit crée un fichier d'impression des fiches de paie si vous avez préalablement paramétré les fiches de paie pour impression. Vous pouvez imprimer les fiches de paie plus tard. Par conséquent, les fiches de paie ne sont pas envoyées directement à l’imprimante. |
Générer des jeux de rapports |
Profit place automatiquement dans la file d'attente les jeux de rapports liés dans le plan de traitement des salaires, si vous exécutez l'action Traiter ou Approuver, ou si vous générez manuellement un jeu de rapports avec l'action Ensemble des rapports dans le Cockpit traitement salaires. Vous ne pouvez pas spécifier une autre imprimante pour les fiches de paie, mais vous pouvez le faire lors de l'impression à partir de la file d'attente. Si la période n'a pas été traitée et n'est pas en attente de traitement dans la file d’attente, Profit ne peut pas placer la tâche (pour le jeu de rapports provisoire) dans la file d'attente. Il en va de même pour les jeux de rapports finaux pour les lignes approuvées. L’action Output vous permet de ne pas placer des jeux de rapports dans la file d’attente. L'autorisation de filtrage peut s'appliquer aux rapports dans les jeux de rapports. Lors de l'impression de jeux de rapports via la file d'attente, celui-ci est ignoré. Cela peut amener un utilisateur à imprimer des données pour lesquelles il n'est pas autorisé. |
Si le traitement ou l'approbation a échoué, Profit n'exécute pas la tâche. Profit crée un fichier d'impression du jeu de rapports, que vous pouvez imprimer plus tard. Par conséquent, le jeu de rapports n’est pas envoyé automatiquement à l’imprimante. Si vous souhaitez envoyer le jeu de rapports par e-mail, cela se fera sans autre traitement. Vous voyez bien la tâche en question dans la file d'attente, mais vous n'avez pas besoin de la traiter par la suite. |
Contrôle de la déclaration salariale |
Profit vérifie si la ligne de période a été approuvée. |
Profit effectue le contrôle. |
Préparation de la déclaration salariale |
Profit place la tâche dans la file d’attente si la période a été approuvée. |
Profit exécute la tâche si la période a été contrôlée et ne contient aucune erreur. |
Placer une tâche dans la file d’attente
Le placement d'une tâche dans la file d'attente ne diffère pas de l'utilisation de Profit sans file d'attente. Vous allez à Cockpit traitement salaires ou Cockpit déclaration, vous sélectionnez la période et vous cliquez sur l'action (par exemple Traiter).
Profit génère une tâche distincte pour chaque période. Par exemple, si vous sélectionnez trois lignes de période provenant d'employeurs différents et que vous les traitez, trois tâches sont créées. Si Profit est configuré pour imprimer automatiquement les jeux de rapports, des tâches distinctes sont également créées pour cela. En conséquence, la file d'attente contiendra six tâches.
Traitement et approbation
Si vous effectuez les actions Traiter et Approuver qui s’appliquent à une période immédiatement l’une après l'autre, Profit place les tâches dans la file d'attente. Cela signifie qu’il n’y aura pas de contrôle après le traitement de la période. En effet, la tâche Traiter suit automatiquement la tâche Approuver. Nous vous recommandons de gérer cette option avec prudence, même si cela vous fera gagner beaucoup de temps. Lorsque vous approuvez une période, celle-ci devient définitive. Si elle contient des erreurs, vous devrez les corriger avec une période de correction.
Employeurs principaux et sous-employeurs
Si vous travaillez avec des employeurs principaux et des sous-employeurs, les conditions suivantes s'appliquent : approuvez d’abord les sous-employeurs et ensuite seulement l'employeur principal. Profit ne contient aucun contrôle pour imposer cette méthode (lors de l'utilisation de la file d'attente).
Gestion de la file d’attente / consulter les erreurs dans la file d’attente
Vous pouvez consulter la file d'attente de l'environnement actuel. Profit indique quelles tâches ont été exécutées et si cela s'est bien passé.
Si une tâche a démarré dans la file d'attente, vous ne pouvez pas l'arrêter ni la supprimer. Vous ne pouvez arrêter une tâche que si l'état de la tâche est En attente de traitement ou Initialisation du Process de batch.
Gestion de la file d’attente :
- Allez vers : RH / Payroll / Cockpit traitement salaires.
- Cliquez sur l'action : File d'attente.
Vous voyez toutes les tâches que vous avez lancées en tant qu’utilisateur. Si nécessaire, utilisez un filtre pour avoir une meilleure vue d'ensemble des tâches souhaitées.
Vous pouvez également consulter la file d’attente via Généralités / Gestion / File d'attente. Cette vue vous permet également de voir les tâches lancées par les autres utilisateurs.
- Cliquez sur l'action : Information de faute, si le statut indique que Profit n'a pas pu terminer la tâche.
Vous ouvrez un rapport d’erreur. Sans la file d'attente, ces notifications se produiront pendant le traitement dans Profit, mais ici vous les demandez avec cette action.
Les tâches sont liées entre elles, car il existe généralement des interdépendances. Si une tâche particulière n'est pas terminée en raison d'erreurs, Profit n'exécutera pas les tâches liées.
Attention:
Si Profit signale que le traitement a été terminé avec des avertissements, alors Profit affiche les avertissements dans la période traitée.
- Cliquez sur l'action : Information de tâche.
Vous voyez les informations de la tâche terminée. Sous la tâche d’attribution d'augmentations périodiques, vous verrez un aperçu des augmentations périodiques attribuées.
- Vous pouvez supprimer une tâche de la liste d’attente. Dans ce cas, il faut tenir compte de ce qui suit :
- D'autres tâches peuvent dépendre de la tâche que vous supprimez. En conséquence, la file d'attente forme une chaîne de tâches, de sorte que, par exemple, le traitement et les approbations sont effectués dans le bon ordre. Si vous supprimez une tâche, les tâches suivantes ne peuvent plus être exécutées.
- Les documents et fichiers peuvent être liés à une tâche (fiches de paie, jeux de rapports, fichiers de paiement et fichiers OLP/PLO). Si vous supprimez une tâche, ces documents et fichiers seront supprimés du serveur. Ces documents et fichiers ne sont alors plus disponibles, vous devrez les générer à nouveau.
Voir aussi
- Traitement : imprimer les documents et récupérer les fichiers
- Autoriser les actions de la file d’attente
Imprimer les documents et récupérer les fichiers dans la file d'attente
Pour certaines tâches, la file d'attente prépare les fichiers. Par exemple, les fiches de paie ne sont pas imprimées directement, mais stockées dans un fichier d’impression.
Vous pouvez récupérer chez fichiers via la file d’attente. Il s’agit des éléments suivants :
- Fiches de paie
- Jeux de rapports
- Fichiers de paiement
- Fichiers PLO/OLP
Si vous souhaitez envoyer un jeu de rapports ou une fiche de paie par e-mail, cela se fera sans autre traitement. La tâche en question est bien dans la file d'attente, mais vous n'avez pas besoin de la traiter par la suite.
Une ligne de la file d'attente peut contenir plusieurs fichiers, en fonction des paramètres. Par exemple, lors de l'approbation, des jeux de rapports (comprenant éventuellement des fiches de paie), des fichiers PLO/OLP et des fichiers de paiement peuvent être créés automatiquement. En traitant les lignes de la file d'attente, Profit transférera les fichiers vers votre poste de travail. Les fichiers de paiement et les fichiers OLP/PLO sont enregistrés au bon endroit et les jeux de rapports et les fiches de paie sont imprimés.
Traiter les fichiers :
- Allez vers : RH / Payroll / Cockpit traitement salaires.
- Cliquez sur l'action : File d'attente.
- Ouvrir l'affichage : File d'attente.
Vous pouvez voir toutes les tâches avec un statut. Si nécessaire, utilisez un filtre pour avoir une meilleure vue d'ensemble des tâches souhaitées.
- Faites une sélection :
- Si vous souhaitez traiter tous les fichiers d’une seule ligne, sélectionnez la ligne souhaitée.
- Si vous souhaitez traiter tous les fichiers de plusieurs lignes, sélectionnez les lignes souhaitées.
- Si vous souhaitez traiter un fichier particulier, ouvrez d'abord la ligne souhaitée.
Vous voyez tous les fichiers générés qui sont prêts sur le serveur. Sélectionnez le fichier souhaité.
- Cliquez sur l'action : Traiter.
Profit récupère les fichiers.
- Saisissez les données le cas échéant.
- Vous pouvez sélectionner une imprimante pour un jeu de rapports et éventuellement une autre imprimante pour les fiches de paie du jeu de rapports. Si vous téléchargez des fichiers de paiement ou des fichiers OLP/PLO alors que l'emplacement (dossier) n'existe pas, spécifiez ce dossier.
- Pour les fichiers à imprimer, une fenêtre contextuelle apparaît pour demander un aperçu avant impression. Lorsque l'aperçu avant impression est affiché à l'écran, vous pouvez également l'enregistrer en tant que document PDF.